Quyết định số 161/QĐ-KBNN ngày 19/02/2013 Về một số quy trình nghiệp vụ kế toán nhà nước trong điều kiện áp dụng TABMIS do Tổng giám đốc Kho bạc Nhà nước ban hành

BỘ TÀI CHÍNH KHO BẠC NHÀ NƯỚC --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 161/QĐ-KBNN	Hà Nội, ngày 19 tháng 02 năm 2013

 

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH MỘT SỐ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN NHÀ NƯỚC TRONG ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG TABMIS

TỔNG GIÁM ĐỐC KHO BẠC NHÀ NƯỚC

Căn cứ Quyết định số 108/2009/QĐ-TTg ngày 26/08/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Kho bạc Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS);

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế toán Nhà nước,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Một số quy trình nghiệp vụ kế toán nhà nước trong điều kiện áp dụng TABMIS”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013.

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc KBNN, Giám đốc KBNN tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Giám đốc KBNN quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Lãnh đạo KBNN; - KBNN các tỉnh, TP trực thuộc TW; - Các đơn vị thuộc KBNN; - Lưu: VT, KTNN.

KT. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Nguyễn Đại Trí

 

MỘT SỐ QUY TRÌNH

NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN NHÀ NƯỚC TRONG ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG TABMIS
(Ban hành kèm theo Quyết định số 161/QĐ-KBNN ngày 19 /02/2013 của Tổng Giám đốc KBNN)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

I. Mục đích của quy trình

1. Thống nhất một số quy trình kiểm soát các nghiệp vụ kế toán nhà nước trong hệ thống Kho bạc Nhà nước (KBNN).

2. Đảm bảo các nghiệp vụ kế toán nhà nước được thực hiện theo đúng chế độ từ khâu tiếp nhận, phân loại, xử lý và kiểm soát chứng từ kế toán.

3. Làm căn cứ để kế toán viên, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị KBNN kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán và thanh toán cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân (gọi chung là đơn vị).

4. Tạo điều kiện thuận lợi các đơn vị trong quá trình thanh toán, giao dịch tại các đơn vị KBNN.

II. Đối tượng áp dụng

1. Các đơn vị thuộc cơ quan KBNN, gồm: Vụ Kế toán nhà nước (KTNN), Vụ Kiểm soát chi ngân sách nhà nước (KSC NSNN), Sở Giao dịch KBNN, Thanh tra KBNN.

2. Phòng KTNN, Phòng KSC NSNN, phòng Thanh tra thuộc KBNN các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (KBNN tỉnh).

3. Phòng (bộ phận) KTNN, KSC NSNN thuộc KBNN quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, phòng Giao dịch trực thuộc KBNN tỉnh.

III. Phạm vi điều chỉnh

Phạm vi điều chỉnh của Quy trình này gồm một số phần hành nghiệp vụ kế toán tại các đơn vị KBNN đã triển khai Chế độ kế toán nhà nước theo Thông tư số 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS) và các văn bản hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung của Bộ Tài chính, KBNN.

IV. Nguyên tắc kiểm soát chứng từ kế toán

Các đơn vị, tổ chức, cá nhân (gọi chung là đơn vị) mở tài khoản kế toán và giao dịch với các đơn vị KBNN phải lập và gửi hồ sơ, chứng từ thanh toán đến KBNN. Tuỳ từng trường hợp cụ thể, hồ sơ, chứng từ thanh toán của đơn vị gồm các tài liệu kế toán khác nhau, trong đó chứng từ kế toán là một trong các tài liệu cần được kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, cụ thể như sau:

1. Mẫu chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán sử dụng trong hệ thống KBNN bao gồm chứng từ giấy và chứng từ điện tử.

1.1. Đối với chứng từ giấy: việc sử dụng chứng từ kế toán phải theo đúng mẫu quy định tại Danh mục chứng từ kèm theo Thông tư số 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013 của Bộ Tài chính và một số chứng từ quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật khác.

Mẫu chứng từ kế toán gồm 02 loại:

- Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc bao gồm: séc, biên lai thu tiền, vé thu phí, lệ phí, trái phiếu, tín phiếu, công trái, các loại hoá đơn bán hàng và mẫu chứng từ bắt buộc khác do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính ủy quyền in và phát hành.

- Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn là mẫu chứng từ kế toán do Bộ trưởng Bộ Tài chính (hoặc Tổng Giám đốc KBNN được Bộ trưởng Bộ Tài chính ủy quyền) quy định về biểu mẫu và nội dung ghi chép; đơn vị được phép lập chứng từ kế toán hướng dẫn trên máy vi tính nhưng phải đảm bảo đúng mẫu quy định.

1.2. Đối với chứng từ điện tử: chứng từ điện tử được dùng làm chứng từ kế toán khi có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và đã được mã hóa đảm bảo an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ. Chứng từ điện tử được chứa trong các vật mang tin (băng từ, đĩa từ, các thiết bị lưu trữ điện tử, các loại thẻ thanh toán) được bảo quản, quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản và phải có đủ thiết bị để sử dụng khi cần thiết, bao gồm chứng từ điện tử của KBNN, chứng từ điện tử do ngân hàng và các cơ quan liên quan chuyển đến để thực hiện thanh toán và hạch toán kế toán theo các quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính.

2. Lập chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán có thể được lập trên máy tính hoặc lập thủ công, cụ thể như sau:

- Chứng từ kế toán được lập và in từ máy tính (theo phần mềm kế toán) phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quy định tại Điều 17 - Luật Kế toán và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng từ kế toán theo quy định hiện hành.

- Chứng từ kế toán lập thủ công:

+ Tuỳ từng nội dung và nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đơn vị lập chứng từ kế toán theo đúng mẫu quy định;

+ Chứng từ kế toán chỉ được lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ và không thể lập 1 lần thì các nội dung, yếu tố phản ánh trên các liên chứng từ phải giống nhau;

+ Trên chứng từ phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các nội dung theo quy định;

+ Chữ viết trên chứng từ phải cùng một nét chữ, ghi rõ ràng, thể hiện đầy đủ, đúng nội dung phản ánh, không được tẩy xoá; khi viết phải dùng cùng một màu mực, loại mực không phai; không viết bằng mực đỏ;

+ Kế toán, kế toán trưởng các đơn vị KBNN không được ghi các yếu tố thuộc trách nhiệm ghi trên chứng từ của đơn vị.

3. Các yếu tố của chứng từ kế toán

3.1. Đối với các khoản chi do phòng (bộ phận) KTNN kiểm soát và thanh toán, KTV kiểm tra các nội dung sau:

- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán, ví dụ: Giấy rút dự toán ngân sách, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước, Giấy nộp trả kinh phí, Uỷ nhiệm chi, Giấy rút tiền mặt từ tài khoản tiền gửi, ...

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán: yếu tố ngày, tháng, năm của chứng từ phải viết bằng số; riêng các tờ séc thì ngày, tháng viết bằng chữ, năm viết bằng số.

- Tên, địa chỉ, mã hiệu (nếu có) của đơn vị lập chứng từ kế toán phải phù hợp với tên và dấu của đơn vị đã đăng ký tại KBNN.

- Mã tài khoản kế toán của đơn vị mở tại KBNN bao gồm mã tài khoản tự nhiên, mã cấp ngân sách (đối với tài khoản có theo dõi cấp ngân sách), mã đơn vị có quan hệ với ngân sách (mã ĐVQHNS với N = 1, 2, 3, 7, 8, 9), cụ thể như sau:

+ Trường hợp đơn vị rút dự toán chi thường xuyên: đơn vị ghi mã tài khoản “Tạm ứng/ứng trước/Chi ngân sách” theo mã cấp ngân sách (1, 2, 3, 4) tương ứng với mã tài khoản dự toán của đơn vị đã mở tại Kho bạc; Mã ĐVQHNS có giá trị N = 1, 2, 3; riêng các đơn vị thuộc Bộ Công an có mã ĐVQHNS chung là 1053629, các đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng có mã ĐVQHNS chung là 1053630.

+ Trường hợp đơn vị rút dự toán chi đầu tư XDCB: đơn vị ghi mã tài khoản “Tạm ứng/ứng trước/Chi ngân sách” theo mã cấp ngân sách (1, 2, 3, 4) tương ứng với mã tài khoản dự toán của đơn vị mở tại Kho bạc; Mã ĐVQHNS là mã dự án với N = 7, 8; riêng các đơn vị thuộc Bộ Công an có mã dự án chung là 7004692, các đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng có mã dự án chung là 7004686.

+ Trường hợp cơ quan tài chính rút dự toán chi chuyển giao giữa các cấp ngân sách: đơn vị ghi mã tài khoản “Ứng trước/Chi ngân sách” theo mã cấp ngân sách (1, 2, 3) tương ứng với mã tài khoản dự toán chi chuyển giao đã mở tại Kho bạc và mã tổ chức ngân sách của cơ quan tài chính cấp dưới (cấp ngân sách nhận số thu chuyển giao), trường hợp cơ quan tài chính cấp dưới là xã, đơn vị ghi mã ĐVQHNS của xã.

+ Trường hợp đơn vị thanh toán (rút tiền mặt, trích tài khoản tiền gửi, …) từ tài khoản tiền gửi, tài khoản có tính chất tiền gửi: đơn vị ghi mã tài khoản kế toán đã mở tại Kho bạc, mã cấp ngân sách (nếu có) và mã ĐVQHNS với N = 1, 2, 3, 9 hoặc 7, 8 (đối với một số dự án đầu tư chi từ TKTG thuộc nguồn quảng cáo truyền hình, bảo hiểm xã hội, phí đường bộ, ...).

+ Kiểm tra sự phù hợp giữa mã tài khoản kế toán và mã nguồn NSNN.

+ Mã chương trình mục tiêu (nếu có).

- Nơi đơn vị chuyển tiền mở tài khoản: ghi tên KBNN nơi đơn vị mở tài khoản.

- Tên, địa chỉ, mã hiệu (nếu có) của đơn vị nhận tiền:

+ Ghi rõ tên, địa chỉ của đơn vị nhận tiền; tên đơn vị nhận tiền phải phù hợp với hợp đồng kinh tế (trường hợp các khoản thanh toán theo quy định phải có hợp đồng).

+ Mã tài khoản kế toán của đơn vị nhận tiền; trường hợp đơn vị nhận tiền mở tài khoản tại KBNN cần lưu ý ghi rõ mã cấp ngân sách (nếu có), mã ĐVQHNS của đơn vị;

+ Tên KBNN hoặc tên Ngân hàng nơi đơn vị nhận tiền mở tài khoản;

+ Trường hợp đơn vị rút tiền mặt tại KBNN: kiểm tra họ, tên người lĩnh tiền, số chứng minh nhân dân (CMND), ngày, tháng cấp, nơi cấp phải phù hợp với các thông tin ghi trên CMND (còn giá trị sử dụng) của người đến lĩnh tiền mặt;

- Nội dung thanh toán (nội dung chi, nội dung các khoản nộp): ghi rõ nội dung thanh toán phù hợp với nội dung, tính chất tài khoản đã mở tại KBNN; nếu là chứng từ thu, chi NSNN thì nội dung thanh toán phải phù hợp với mục lục ngân sách nhà nước (MLNSNN), phù hợp với nội dung đã được kiểm soát chi (đối với các khoản chi NSNN do bộ phận Kế toán phải thực hiện kiểm soát chi).

- Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá (nếu có) và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán ghi bằng số và bằng chữ:

+ Số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bằng số; chữ cái đầu tiên phải viết hoa, những chữ còn lại không được viết bằng chữ in hoa; phải viết sát đầu dòng, chữ viết và chữ số phải viết liên tục không để cách quãng, ghi hết dòng mới xuống dòng khác, không viết chèn dòng, không viết đè lên chữ in sẵn; chỗ trống phải gạch chéo để không thể sửa chữa, thêm số hoặc thêm chữ; không thanh toán và ghi sổ kế toán đối với chứng từ bị tẩy xoá hoặc sửa chữa;

+ Tổng số tiền viết bằng số, bằng chữ phải khớp đúng với các dòng số tiền bằng số chi tiết cộng lại.

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán; dấu của các đơn vị có liên quan theo quy định đối với từng loại chứng từ:

+ KTV đối chiếu chữ ký của Kế toán trưởng/Phụ trách kế toán (hoặc người được ủy quyền), Thủ trưởng (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị: chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại KBNN; phải ký từng liên chứng từ, không ký lồng giấy than hoặc ký bằng mực đỏ, bút chì.

+ Dấu của đơn vị đóng trên chứng từ phải đúng vị trí đã quy định, phải rõ nét, không mờ, không nhoè, phải đóng vào từng liên chứng từ và phù hợp với mẫu dấu còn giá trị đã đăng ký tại KBNN. Việc đăng ký chữ ký chức danh Kế toán trưởng, Thủ trưởng và dấu của đơn vị được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 109/2011/TT-BTC ngày 01/08/2011 của Bộ Tài chính.

3.2. Đối với các khoản chi do phòng (bộ phận) KSC NSNN kiểm soát

- Chuyên viên phòng (bộ phận) KSC NSNN kiểm tra các yếu tố của chứng từ kế toán tương tự như Tiết 3.1, Điểm 3, Mục IV, Chương I (Quy trình này).

- KTV kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ; đối chiếu chữ ký của Kế toán trưởng/Phụ trách kế toán (hoặc người được ủy quyền), Thủ trưởng (hoặc người được ủy quyền) trên chứng từ theo quy định.

- Kiểm tra chữ ký kiểm soát của phòng (bộ phận) KSC NSNN: đảm bảo đủ các chữ ký theo quy định; kiểm tra yếu tố ghi “ngày..., tháng ...năm ...” kiểm soát chứng từ của phòng (bộ phận) KSC NSNN.

3.3. Đối với chứng từ thu NSNN và các chứng từ kế toán khác

KTV kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ tương tự như Tiết 3.1, Điểm 3, Mục IV, Chương I (Quy trình này).

3.4. Đối với các chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa, không đảm bảo yếu tố pháp lý theo quy định: KTV từ chối, không chấp nhận thanh toán và trả lại cho đơn vị hoặc phòng (bộ phận) KSC NSNN.

V. Quy định ký chứng từ kế toán, quản lý và sử dụng con dấu của KBNN

1. Ký chứng từ kế toán

1.1. Đăng ký mẫu chữ ký:

- Các đơn vị KBNN phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của KTV, cán bộ kiểm ngân, thủ quỹ, thủ kho, cán bộ KSC NSNN, lãnh đạo phòng (bộ phận) KSC NSNN, lãnh đạo phòng Kế toán nhà nước KBNN tỉnh, Kế toán trưởng và người được ủy quyền KTT KBNN quận, huyện (gọi chung là KTT), Giám đốc, phó Giám đốc KBNN.

- Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Giám đốc KBNN (hoặc uỷ quyền cho KTT) quản lý; mỗi người phải ký 02 chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

- Chữ ký của KTV trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký tại Sổ đăng ký mẫu chữ ký do Giám đốc (hoặc uỷ quyền cho KTT) quản lý.

(Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải được cập nhật, bổ sung đầy đủ các mẫu chữ ký theo thứ tự thời gian)

- KTT không được ký “thừa ủy quyền” Giám đốc KBNN; người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác.

1.2. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc KBNN quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý nhằm kiểm soát chặt chẽ, an toàn tiền và tài sản.

2. Quản lý và sử dụng con dấu của KBNN

2.1. Giám đốc các đơn vị KBNN phải có quy định bằng văn bản và mở sổ theo dõi giao việc quản lý con dấu và đóng dấu trên chứng từ kế toán cho nhân viên hành chính (đối với dấu “Kho bẠc Nhà nưỚc”), nhân viên kế toán (đối với dấu “kẾ toán”, dấu “PHÒNG GIAO DỊCH”), hoặc thủ quỹ (đối với dấu “ĐÃ THU TIỀN”, “ĐÃ CHI TIỀN”).

2.2. Người quản lý con dấu có trách nhiệm giữ và bảo quản con dấu an toàn, không để mất mát, hư hỏng, thất lạc hoặc lợi dụng con dấu. Trường hợp bị mất con dấu phải lập Biên bản xác định trách nhiệm đối với người để mất con dấu; đồng thời báo cáo ngay cơ quan công an địa phương và KBNN cấp trên.

2.3. Các đơn vị KBNN sử dụng dấu “KẾ TOÁN” để thực hiện các nghiệp vụ kế toán, thanh toán trong hệ thống KBNN và giao dịch với đơn vị; dấu được đóng vào vị trí chữ ký chức danh cao nhất trên chứng từ; các chứng từ thanh toán qua ngân hàng có chữ ký của Giám đốc KBNN với tư cách chủ tài khoản thì đóng dấu “KHO BẠC NHÀ NƯỚC”; dấu được đóng theo quy định sau:

- Dấu đóng phải đúng vị trí, rõ nét, không mờ, không nhoè, không làm biến dạng chữ ký trên chứng từ và phải đóng dấu trên từng liên chứng từ.

- Không được đóng dấu lên chứng từ chưa ghi nội dung hoặc nội dung ghi chưa đầy đủ, kể cả trong trường hợp đã có chữ ký.

2.4. Sau khi đã thu đủ tiền hoặc đã chi trả tiền cho đơn vị, thủ quỹ đóng dấu “ĐÃ THU TIỀN” hoặc “ĐÃ CHI TIỀN” lên từng liên chứng từ; không được đóng dấu lên chứng từ khi chưa thu tiền, chi tiền cho đơn vị.

2.5. Người ký chức danh “Giám đốc” hoặc “Kế toán trưởng” trên chứng từ kế toán không được giữ bất kỳ con dấu nào (trừ trường hợp đặc biệt do Tổng Giám đốc KBNN quy định riêng).

VI. Nhiệm vụ của Kế toán trưởng

1. Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ giấy và các bút toán hạch toán trên máy tính của các KTV; nếu phù hợp thì phê duyệt (chứng từ giấy và trên máy tính); nếu chưa phù hợp thì chuyển trả lại cho KTV hoặc từ chối phê duyệt trên máy tính.

2. Cuối ngày, sau khi các bút toán tại các phân hệ đã được KTV hạch toán đầy đủ và KTT đã phê duyệt trên hệ thống, KTT thực hiện chuyển dữ liệu từ các phân hệ phụ về phân hệ Sổ cái và thực hiện kết sổ.

3. Chạy báo cáo ngoại lệ cuối kỳ, kiểm tra các giao dịch dở dang trên phân hệ Quản lý chi (AP), đôn đốc KTV hoàn thiện (nếu có).

4. Kết sổ các bút toán thực, bút toán ngân sách và bút toán dự chi; kiểm tra trạng thái kết sổ có hoàn thành thông thường hay hoàn thành cảnh báo, nếu hoàn thành cảnh báo thì cần xác định rõ nguyên nhân để khắc phục.

5. Đối chiếu số liệu

- Hàng tháng (năm):

+ Đối chiếu số liệu trên Báo cáo thu, chi NSNN và các báo cáo liên quan đảm bảo khớp đúng với số liệu trên Bảng cân đối tài khoản.

+ Kiểm tra, đối chiếu, xác nhận số liệu trên tài khoản thanh toán vốn (giữa trung ương với tỉnh, giữa tỉnh với huyện) nhằm đảm bảo khớp đúng số dư đầu tháng, số phát sinh Nợ, phát sinh Có, số dư cuối tháng; nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.

+ Đối chiếu số liệu tài khoản thanh toán LKB đi, đến với Phòng Thanh toán điện tử (Vụ Kế toán nhà nước).

- Hàng ngày: kiểm soát việc đối chiếu số liệu trên TKTG Ngân hàng mở tại Kho bạc với số liệu trên TKTG của Kho bạc mở tại Ngân hàng (đối chiếu khớp đúng số dư đầu ngày, số phát sinh Nợ, phát sinh Có, số dư cuối ngày), nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.

6. KTT thực hiện chạy Chương trình “Tính toán cân đối thu chi cho năm ngân sách” theo từng cấp ngân sách để xác định số chênh lệch thực thu, thực chi NSNN tại các thời điểm sau:

- Sau ngày 31/12 hàng năm;

- Sau ngày 31/01 năm sau;

- Ngày cuối cùng của tháng (nếu trong tháng có điều chỉnh số liệu làm thay đổi số thực thu, thực chi NSNN năm trước);

- Khi quyết toán thu, chi NSNN đã được phê duyệt.

VII. Quy định về kiểm soát các khoản chi ngân sách nhà nước

1. Chi ngân sách nhà nước theo hình thức rút dự toán

1.1. Các khoản chi thường xuyên, chi sự nghiệp kinh tế, chi chương trình mục tiêu, chi kinh phí uỷ quyền và các khoản chi khác của NSNN

1.1.1. Điều kiện thanh toán các khoản chi NSNN

KTV kiểm soát và thanh toán cho đơn vị khi có đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 3, Chương I Thông tư số 161/2012//TT-BTC ngày 01/10/2012 của Bộ Tài chính quy định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước qua KBNN và các văn bản hướng dẫn thay thế, bổ sung (nếu có), cụ thể như sau:

a. Về dự toán ngân sách:

- Đã có trong dự toán chi NSNN được giao; đã được nhập, phân bổ và phê duyệt trên hệ thống TABMIS;

- Đầu năm ngân sách, khi dự toán ngân sách và phương án phân bổ dự toán NSNN chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định hoặc phải điều chỉnh dự toán ngân sách theo quy định:

+ Căn cứ Giấy đề nghị tạm cấp dự toán ngân sách của đơn vị sử dụng ngân sách, KBNN thực hiện tạm cấp kinh phí NSNN cho đơn vị.

+ Mức tạm cấp tối đa không vượt quá mức chi bình quân 1 tháng của năm trước.

(Riêng Bộ Quốc phòng, Bộ Công an được tạm cấp từ tháng 12 năm trước)

- Có văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép ứng trước dự toán ngân sách năm sau; đã được nhập, phân bổ và phê duyệt trên hệ thống TABMIS.

b. Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách nhà nước do cơ quan nhà nước có thẩm quyền qui định.

c. Đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước hoặc người được uỷ quyền quyết định chi.

d. Có đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán theo quy định tại Điều 7, Chương II Thông tư số 161/2012//TT-BTC ngày 01/10/2012 của Bộ Tài chính.

Lưu ý:

- Đối với kinh phí giao tự chủ của các cơ quan nhà nước thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 của Chính phủ và Thông tư Liên tịch số 03/2006/TTLT-BTC-BNV ngày 17/01/2006 của Bộ Tài chính và Bộ Nội vụ: Việc kiểm soát các khoản chi NSNN được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 18/2006/TT-BTC ngày 13/03/2006 của Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn thay thế, bổ sung (nếu có).

- Đối với kinh phí hoạt động thường xuyên của các đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện cơ chế tự chủ tài chính theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 của Chính phủ và Thông tư số 71/2006/TT-BTC ngày 13/03/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ-CP: Việc kiểm soát các khoản chi NSNN được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 81/2006/TT-BTC ngày 06/09/2006 của Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn thay thế, bổ sung (nếu có).

1.1.2. Hạch toán các khoản chi NSNN

- Các khoản chi NSNN được hạch toán chi tiết theo MLNSNN (Chương, Khoản, Tiểu mục); trường hợp tạm ứng ngân sách đã rõ nội dung chi, nếu xác định được chi tiết đến tiểu mục thì hạch toán theo tiểu mục; trường hợp chưa rõ nội dung, không thể xác định được tiểu mục thì hạch toán vào tiểu mục 7799 - Chi các khoản khác; khi thanh toán tạm ứng thực hiện hạch toán theo đúng các tiểu mục thực tế phát sinh.

- Đối với ngân sách xã: KTV hạch toán chi ngân sách xã theo phân đoạn mã Chương có giá trị là 800, không hạch toán chi tiết Chương cụ thể.

1.2. Các khoản chi đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB) và chi sự nghiệp có tính chất đầu tư

- Phòng (bộ phận) Kiểm soát chi NSNN thực hiện kiểm soát theo hướng dẫn tại Thông tư số 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn vốn NSNN và Quyết định số 282/QĐ-KBNN ngày 20/04/2012 của Tổng Giám đốc KBNN ban hành Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua hệ thống KBNN hoặc các văn bản hướng dẫn thay thế, bổ sung (nếu có).

- Căn cứ chứng từ hợp lệ, hợp pháp của đơn vị (Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư, nếu có) có chữ ký kiểm soát của phòng (bộ phận) Kiểm soát chi NSNN, KTV thực hiện thanh toán cho đơn vị.

1.3. Thanh toán tạm ứng, ứng trước

- Đối với các khoản chi NSNN do phòng (bộ phận) Kế toán nhà nước kiểm soát: căn cứ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước kèm hoá đơn, chứng từ, Bảng kê chứng từ thanh toán,… của đơn vị, KTV kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, nếu đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán chuyển từ tạm ứng sang chi NSNN hoặc từ ứng trước sang tạm ứng, …

- Đối với các khoản chi NSNN do phòng (bộ phận) Kiểm soát chi NSNN kiểm soát: căn cứ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước vốn đầu tư, Giấy đề nghị điều chỉnh các khoản chi đầu tư XDCB, …do phòng (bộ phận) Kiểm soát chi NSNN chuyển đến, KTV kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và hạch toán, gồm các trường hợp sau:

+ Chuyển các khoản từ tạm ứng sang chi NSNN.

+ Chuyển các khoản từ ứng trước bằng dự toán chưa đủ điều kiện thanh toán sang ứng trước bằng dự toán đã đủ điều kiện thanh toán.

+ Chuyển các khoản từ ứng trước bằng dự toán chưa đủ điều kiện thanh toán sang tạm ứng bằng dự toán.

+ Chuyển các khoản từ ứng trước bằng dự toán chưa đủ điều kiện thanh toán hoặc ứng trước bằng dự toán đã đủ điều kiện thanh toán sang chi NSNN.

2. Chi ngân sách nhà nước theo hình thức Lệnh chi tiền

2.1. Lệnh chi tiền do cơ quan tài chính nhập vào hệ thống

- Cơ quan tài chính có trách nhiệm nhập và phê duyệt trên hệ thống các Lệnh chi tiền, bao gồm: các khoản chi NSNN do cơ quan tài chính cấp phát trực tiếp cho đơn vị bằng hình thức Lệnh chi tiền hoặc tạm ứng cho đơn vị bằng Lệnh chi tiền, Lệnh chi tiền của cơ quan tài chính các cấp với nội dung bổ sung cân đối hoặc bổ sung có mục tiêu cho cơ quan tài chính cấp dưới (chi chuyển giao bằng Lệnh chi tiền), …

- Cơ quan tài chính chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát nội dung, tính chất của từng khoản chi, bảo đảm các điều kiện cấp phát NSNN theo qui định.

- KBNN kiểm tra và thực hiện chi trả, thanh toán cho đơn vị theo nội dung ghi trong Lệnh chi tiền của cơ quan tài chính:

+ Các thông tin mục lục ngân sách nhà nước (MLNSNN) phải phù hợp với nội dung chi; phù hợp với quy tắc kết hợp chéo giữa các phân đoạn.

+ Trường hợp chuyên viên CQTC chọn sai phương thức thanh toán, KTV KBNN có thể cập nhật lại phương thức thanh toán (Séc, Điện báo, Song phương, Bù trừ điện tử, …).

+ Kiểm tra mã tài khoản tiền gửi (TKTG) của đơn vị nhận tiền.

+ Kiểm tra mã ĐVQHNS của đơn vị nhận tiền (trường hợp đơn vị mở tài khoản tại KBNN) nhằm đảm bảo mã ĐVQHNS của đơn vị có giá trị N = 1, 2, 3, 9, ...

2.2. Lệnh chi tiền do KBNN nhập vào hệ thống

2.2.1. Lệnh chi tiền do KBNN nhập vào hệ thống bao gồm:

- Lệnh chi tiền của ngân sách xã do xã lập với nội dung:

+ Tạm ứng chi NSNN.

+ Bổ sung, hỗ trợ kinh phí cho đơn vị khác (trong trường hợp xã có vai trò là 1 cấp ngân sách).

- Lệnh chi tiền của cơ quan tài chính các cấp với nội dung hạch toán thu, chi chuyển nguồn giữa các năm ngân sách (trường hợp cơ quan tài chính không gửi văn bản mà lập Lệnh chi tiền), chi trả Gốc, Lãi các khoản vay (vay các đơn vị, tổ chức, vay tạm ứng tồn ngân Kho bạc, …).

- Lệnh chi tiền (kèm Lệnh ghi thu ngân sách nhà nước) hoặc Lệnh ghi thu, ghi chi ngân sách của cơ quan tài chính ghi nội dung hạch toán ghi thu, ghi chi NSNN.

2.2.2. Kiểm soát Lệnh chi tiền

- KBNN kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của Lệnh chi tiền, không thực hiện kiểm soát chi NSNN; trong đó lưu ý: kiểm soát mẫu dấu, chữ ký của đơn vị trên chứng từ phù hợp với mẫu đã đăng ký tại KBNN.

- Riêng đối với khoản tạm ứng chi ngân sách xã bằng Lệnh chi tiền được hạch toán theo mã Chương 800 và mục tạm chi chưa đưa vào cân đối ngân sách (hệ thống không kiểm soát số dư dự toán); ngoài việc kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, KTV phải kiểm soát các khoản chi nhằm đảm bảo không vượt quá tồn quỹ ngân sách xã tại thời điểm tạm ứng.

2.3. Thanh toán tạm ứng

Căn cứ Giấy điều chỉnh số liệu ngân sách của cơ quan tài chính đồng cấp, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước của Uỷ ban nhân dân xã kèm chứng từ, bảng kê chứng từ thanh toán: KTV kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và hạch toán vào các tài khoản liên quan.

(Trường hợp cơ quan tài chính gửi Công văn đề nghị điều chỉnh, KTV lập Giấy điều chỉnh số liệu ngân sách làm căn cứ hạch toán).

3. Chi từ tài khoản tiền gửi

Đối với tài khoản tiền gửi (TKTG) của đơn vị mở tại KBNN: đơn vị chỉ được quyền rút tiền chi tiêu trong phạm vi số dư tài khoản hiện còn của đơn vị; kế toán thực hiện kiểm soát số dư tài khoản tiền gửi của đơn vị và kiểm soát các khoản chi tuỳ theo quy định đối với từng loại TKTG trước khi thực hiện thanh toán cho đơn vị, cụ thể như sau:

3.1. TKTG dự toán của các đơn vị (trừ TKTG dự toán của các đơn vị thuộc lĩnh vực an ninh, quốc phòng): KTV kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.

3.2. TKTG dự toán của các đơn vị thuộc lĩnh vực an ninh, quốc phòng: KTV thực hiện kiểm soát chi theo quy định định tại Thông tư số 23/2004/TTLT-BTC-BQP ngày 26/3/2004 và Thông tư số 54/2004/TTLT-BTC-BCA ngày 10/6/2004 KBNN thực hiện thanh toán, chi trả cho đơn vị; đối với các khoản chi có độ bảo mật cao, KTV không thực hiện kiểm soát chi.

3.3. Tiền gửi thu phí, lệ phí và thu sự nghiệp khác:

- Căn cứ dự toán thu, chi của đơn vị, hồ sơ chứng từ có liên quan đến các khoản chi (quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc quyết định chỉ định thầu, trường hợp các khoản thanh toán theo hợp đồng phải gửi hợp đồng, thanh toán theo dự toán phải gửi dự toán chi phí được duyệt, …), chấp hành đúng quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, đúng tiêu chuẩn, định mức chế độ quy định.

- Tiền gửi thu phí, lệ phí được để lại cho đơn vị sử dụng (theo tỷ lệ hoặc 100% theo chế độ quy định): kế toán kiểm soát chi theo quy định tại Thông tư số 63/2002/TT-BTC ngày 24/07/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện các quy định pháp luật về phí và lệ phí, Thông tư số 45/2006/TT-BTC ngày 25/5/2006 sửa đổi, bổ sung Thông tư số 63/2002/TT-BTC và Thông tư số 60/2007/TT-BTC ngày 14/6/2007 hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và hướng dẫn thi hành Nghị định số 85/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế các văn bản trên (nếu có).

3.4. TKTG có mục đích:

Căn cứ nội dung, tính chất của từng TKTG, KTV thực hiện kiểm soát theo chế độ hiện hành phù hợp với quy định của từng loại tiền gửi có mục đích:

- TKTG có mục đích có nội dung chi đầu tư XDCB (chi đầu tư từ tài khoản tiền gửi) được kiểm soát theo quy định hiện hành đối với chi đầu tư XDCB: căn cứ chứng từ (Uỷ nhiệm chi, Giấy rút tiền mặt từ tài khoản tiền gửi) của đơn vị có chữ ký của phòng (bộ phận) KSC NSNN, KTV kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.

- TKTG có mục đích về đền bù, giải phóng mặt bằng:

TKTG có mục đích của các tổ chức làm nhiệm vụ bồi thường, giải phóng mặt bằng (Hội đồng bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; tổ chức phát triển quỹ đất) hoặc của chủ đầu tư, dự án (bao gồm cả TKTG đền bù giải phóng mặt bằng chủ đầu tư đã tạm ứng, nhưng vì lý do bất khả kháng chưa chi trả cho người thụ hưởng) mở tại Kho bạc để tiếp nhận và thanh toán kinh phí đền bù, giải phóng mặt bằng: căn cứ chứng từ có chữ ký của phòng (bộ phận) KSC NSNN, KTV kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ.

- TKTG có mục đích khác: KTV kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ.

3.5. TKTG ban quản lý dự án: căn cứ chứng từ kế toán có đủ chữ ký kiểm soát của phòng (bộ phận) KSC NSNN, KTV kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ.

3.6. TKTG các quỹ tài chính: KTV thực hiện kiểm soát trên cơ sở Luật NSNN, các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật, các cơ chế quy định đối với từng loại quỹ.

3.7. TKTG kinh phí uỷ quyền của các đơn vị: KTV kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.

3.8. TKTG của các tổ chức, cá nhân, TKTG khác: KTV kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.

3.9. TKTG Quỹ thi đua, khen thưởng của các đơn vị (theo Thông tư số 71/2011/TT-BTC ngày 24/05/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc trích lập, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo Nghị định số 42/2010/NĐ-CP ngày 15/4/2010 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thi đua, Khen thưởng): KTV kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.

3.10. Trường hợp các đơn vị trực tiếp thực hiện các chương trình, dự án, đề tài nghiên cứu thuộc lĩnh vực khoa học và công nghệ trọng điểm cấp nhà nước (gọi chung là đơn vị chủ trì thực hiện chương trình, dự án) mở TKTG tại KBNN để tiếp nhận kinh phí: KTV kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ; các đơn vị chủ trì thực hiện chương trình, dự án tự chịu trách nhiệm về quyết định chi tiêu của mình và chịu sự kiểm tra, kiểm soát của Văn phòng các Chương trình (đơn vị cấp kinh phí).

4. Chi từ tài khoản tạm thu, tạm giữ

- Đối với tài khoản tạm thu chờ nộp ngân sách: KTV kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.

- Đối với tài khoản tạm giữ (tạm giữ chờ xử lý): căn cứ Quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền và chứng từ kế toán của đơn vị, KTV kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và thanh toán cho đơn vị.

- Định kỳ (cuối quý, cuối năm), các đơn vị KBNN có trách nhiệm đôn đốc, phối hợp với đơn vị chủ tài khoản trong việc xử lý các khoản thu trên tài khoản tạm thu, tạm giữ.

(Các văn bản đôn đốc, phối hợp được lưu riêng, không đóng chung vào tập chứng từ).

VIII. Quy định về kiểm soát các khoản thu NSNN

1. Kiểm soát các khoản thu NSNN

Các khoản thu NSNN phải được kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo:

- Hạch toán đầy đủ, kịp thời vào NSNN theo đúng mục lục NSNN (mã Chương, mã Tiểu mục).

- Hạch toán theo đúng niên độ ngân sách: các khoản thu NSNN nộp vào NSNN năm nào được hạch toán vào thu NSNN năm đó; các khoản thu thuộc ngân sách năm trước nếu nộp vào năm sau, được hạch toán vào ngân sách năm sau.

- Hạch toán đúng phân hệ quy định (trường hợp hạch toán thủ công tại TABMIS) và phân chia chính xác, đầy đủ, kịp thời cho các cấp ngân sách được hưởng.

- Tuỳ từng trường hợp cụ thể, chứng từ kế toán dùng để hạch toán thu NSNN bao gồm: Giấy nộp tiền vào NSNN, Giấy rút dự toán ngân sách nhà nước, Giấy rút vốn đầu tư, Giấy báo Có từ ngân hàng chuyển về, Lệnh chuyển Có LKB đến, …; kế toán thu NSNN (gọi chung là KTV) kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán theo hướng dẫn tại Mục IV, Chương I (Quy trình này).

2. Hạch toán tại Chương trình ứng dụng thu theo dự án Hiện đại hóa thu NSNN của Bộ Tài chính

2.1. Các khoản thu NSNN do cơ quan thu trực tiếp quản lý được hạch toán chi tiết tại Chương trình trình ứng dụng thu theo dự án Hiện đại hóa thu NSNN của Bộ Tài chính (TCS) để giao diện sang TABMIS - GL.

2.2. Căn cứ Bảng kê nộp thuế (Mẫu số: 01/BKNT ban hành theo Thông tư số 85/2011/TT-BTC ngày 17/06/2011 của Bộ Tài chính), Giấy nộp tiền vào NSNN, Giấy rút dự toán ngân sách nhà nước, Giấy rút vốn đầu tư, Giấy báo Có từ ngân hàng chuyển về, Lệnh chuyển Có LKB đến, …, KTV kiểm tra các thông tin và xử lý:

- Đối với người nộp thuế (NNT) đến nộp lần đầu, hoặc trong trường hợp chưa có dữ liệu về số phải thu của cơ quan thu gửi sang hoặc cơ sở dữ liệu (CSDL) không đầy đủ: KTV hướng dẫn NNT ghi đầy đủ các nội dung trên Bảng kê nộp thuế; đối với các lần nộp thuế tiếp theo, KTV hướng dẫn NNT chỉ ghi tên người nộp và mã số thuế trên Bảng kê nộp thuế.

- Trường hợp NNT trích tài khoản tiền gửi (TKTG) mở tại Kho bạc, tài khoản tạm thu, tạm giữ hoặc rút dự toán ngân sách (dự toán chi thường xuyên, dự toán chi đầu tư, …), …: KTV kiểm tra số dư TKTG, tài khoản tạm thu, tạm giữ, số dự toán còn được sử dụng của NNT trước khi nhập vào Chương trình TCS (KTV thực hiện bút toán thứ nhất trên phân hệ Sổ cái, ghi: Nợ TK của đơn vị/Có TK trung gian).

- KTV nhập thông tin trên Bảng kê nộp thuế vào Chương trình TCS để truy nhập dữ liệu về NNT, kiểm tra các yếu tố trên chứng từ: mã số thuế, tên người nộp,... nếu hợp lệ thì nhập số tiền vào Chương trình TCS; nếu thông tin chưa đầy đủ, chưa chính xác thì xử lý như sau:

+ Trường hợp trong cơ sở dữ liệu (CSDL) không có mã số thuế và người nộp cũng không kê khai mã số thuế thì KTV truy xuất mã số thuế bằng cách tìm theo tên NNT trong CSDL; nếu trong CSDL không có mã số thuế thì KTV hạch toán theo mã số thuế tạm thời là 0000000017 (mã số thuế tạm này không hiển thị trên Giấy nộp tiền vào NSNN khi Kho bạc in ra để cấp cho NNT).

+ Trường hợp trong CSDL còn thiếu các thông tin về số tờ khai hải quan, ngày tờ khai hải quan, loại hình xuất nhập khẩu: KTV hạch toán theo số tờ khai tạm thời là 99999; ngày tờ khai là ngày làm việc hiện tại; loại hình xuất nhập khẩu là 99999 (số tờ khai tạm này không hiển thị trên Giấy nộp tiền vào NSNN khi cơ quan Kho bạc in Giấy nộp tiền vào NSNN cấp cho NNT).

(Lưu ý: mỗi tờ khai hải quan chỉ được lập trên một Bảng kê nộp thuế).

+ Nếu số tiền NNT kê khai không giống với số tiền hiển thị trên chương trình máy tính: KTV sửa lại số tiền theo NNT đã kê khai.

+ Nếu sai về mã số thuế, mã Chương (MLNSNN): KTV nhập dữ liệu theo thông tin cơ quan thu gửi sang.

+ Nếu sai mã Tiểu mục (MLNSNN): KTV nhập dữ liệu theo kê khai của NNT.

+ Nếu sai các thông tin khác như tên, địa chỉ,... thì lấy theo thông tin NNT kê khai trên Bảng kê nộp thuế, đồng thời hướng dẫn NNT đến cơ quan Thuế làm thủ tục bổ sung, thay đổi thông tin để lần sau được cập nhật.

(KTV ghi lại các thông tin này vào dòng Diễn giải của chứng từ thu trên Chương trình TCS và thông báo cho cơ quan thu biết để kiểm tra, đối chiếu, bổ sung kịp thời).

2.3. Trường hợp KBNN uỷ nhiệm thu cho ngân hàng thương mại (NHTM), căn cứ dữ liệu thu NSNN từ NHTM truyền về, KTV vào Chương trình TCS nhận số thu NSNN; đồng thời kiểm tra các yếu tố, nội dung các khoản thu và MLNSNN:

- Nếu phát hiện sai MLNSNN (trừ mã Chương), mã ĐBHC, mã cơ quan thu: KTV lập Thư tra soát gửi NHTM và huỷ bỏ bút toán sai và nhập bút toán mới theo thông tin đúng; hoặc sửa lại mã ĐBHC, mã cơ quan thu theo thông tin đúng; đồng thời đối chiếu khớp đúng với Bảng kê chứng từ nộp NS (Mẫu số 04/BK-CTNNS); trường hợp ngân hàng chưa trả lời Thư tra soát ngay trong ngày, KTV thực hiện theo quy định tại tiết 2.6 dưới đây.

- Nếu mã số thuế không có trong danh mục hoặc thiếu mã số thuế: KTV nhập theo mã số thuế tạm thời là 0000000017.

- Căn cứ Bảng kê giấy nộp tiền vào NSNN (Mẫu số C1-06/NS ban hành theo Thông tư số 85/2011/TT-BTC ngày 17/06/2011 của Bộ Tài chính) từ ngân hàng thương mại chuyển về, KTV đối chiếu số liệu với chứng từ đã hạch toán tại Chương trình TCS.

2.4. Khi phát hiện các khoản thu NSNN (ngân sách năm nay hoặc ngân sách năm trước) đã hạch toán sai tại Chương trình TCS, KTV phải lập Phiếu điều chỉnh và thực hiện điều chỉnh tại Chương trình TCS.

2.5. Việc hoàn trả các khoản thu NSNN được hạch toán tại Chương trình TCS.

2.6. Các khoản thu chưa đủ điều kiện hạch toán thu NSNN được phản ánh vào TK 3580 - Chờ xử lý các khoản thu chưa đủ thông tin hạch toán thu NSNN (chi tiết theo từng cơ quan thu); đồng thời lập Thư tra soát gửi cơ quan thu; phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc trả lời Thư tra soát để hạch toán đầy đủ, kịp thời vào Thu NSNN.

2.7. Cuối ngày làm việc, các đơn vị KBNN truyền đầy đủ số liệu thu NSNN theo từng mã số thuế, tên người nộp thuế, kỳ thuế, số tờ khai Hải quan, … cho cơ quan thu theo quy định hiện hành.

IX. Quy định về điều chỉnh số liệu

1. Mọi trường hợp điều chỉnh số liệu thu, chi NSNN và các nghiệp vụ kế toán nhà nước khác (kể cả các trường hợp huỷ, đảo trên phân hệ quản lý chi), KTV và các đơn vị liên quan đều phải lập Phiếu điều chỉnh và trình KTT, Giám đốc phê duyệt.

2. Việc điều chỉnh số liệu kế toán phải được thực hiện tại thời điểm phát hiện sai lầm, không hạch toán vào kỳ quá khứ, trừ trường hợp điều chỉnh số liệu thu, chi NSNN năm trước (năm trước nữa) được sự đồng ý của KBNN (Vụ Kế toán nhà nước).

3. Tuỳ từng trường hợp cụ thể, Phiếu điều chỉnh được lập đủ các liên để xử lý: 01 liên hạch toán và lưu; 01 liên gửi đơn vị có số liệu điều chỉnh; 01 liên gửi cơ quan tài chính, thuế, hải quan (nếu có).

Chương II

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

I. Quy trình nghiệp vụ chi ngân sách theo hình thức rút dự toán (Phụ lục số 01)

1. Bước 1- KTV phụ trách đơn vị

1.1. Kiểm soát hồ sơ, chứng từ kế toán của đơn vị

1.1.1. Đối với khoản chi do phòng (bộ phận) KTNN kiểm soát chi

- KTV có trách nhiệm kiểm soát các hồ sơ, chứng từ chi đã đủ điều kiện thanh toán theo quy định tại Điều 7, Chương 2, Thông tư số 161/2011/TT-BTC ngày 02/10/2012 của Bộ Tài chính Quy định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN (gồm các giấy tờ liên quan: hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ, hoá đơn thanh toán, bảng kê chứng từ thanh toán, …), các văn bản có liên quan và Mục IV, Chương I (Quy trình này):

+ Không thực hiện kiểm soát chi đối với các khoản chi có tính bảo mật của các đơn vị thuộc khối an ninh, quốc phòng.

+ Trường hợp đơn vị rút tiền mặt: KTV thực hiện kiểm soát các khoản chi bằng tiền mặt theo quy định tại Thông tư số 164/2011/TT-BTC ngày 17/11/2011 của Bộ Tài chính Quy định quản lý thu, chi bằng tiền mặt qua hệ thống KBNN.

- Trường hợp hồ sơ, chứng từ của đơn vị không đảm bảo yếu tố pháp lý theo quy định: KTV trả lại cho đơn vị.

1.1.2. Đối với khoản chi do phòng (bộ phận) KSC NSNN kiểm soát chi

Các khoản chi do phòng (bộ phận) KSC NSNN kiểm soát và chuyển đến phòng (bộ phận) KTNN theo đường nội bộ, KTV thực hiện kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và thanh toán cho đơn vị hoặc từ chối, không chấp nhận thanh toán theo quy định tại Tiết 3.2 và 3.4, Điểm 3, Mục IV, Chương I (Quy trình này).

1.2. Kiểm tra số dự toán còn được sử dụng của đơn vị

- KTV kiểm tra số dự toán còn được sử dụng của đơn vị, nếu đủ thì thực hiện thanh toán cho đơn vị.

- Trường hợp số dư dự toán của đơn vị không đủ thanh toán, KTV chuyển trả Hồ sơ và nêu rõ lý do cho đơn vị hoặc phòng (bộ phận) KSC NSNN (đối với các khoản chi ĐTXDCB, chi ĐTPT do bộ phận KSC NSNN kiểm soát).

1.3. Nhập chứng từ vào hệ thống

Trường hợp hồ sơ, chứng từ của đơn vị đủ điều kiện thanh toán và có đủ số dự toán để thanh toán:

- KTV xác định phân hệ hạch toán, ghi định khoản bút toán và hạch toán trên máy tính theo quy trình; đệ trình phê duyệt.

- Ghi số bút toán lên chứng từ giấy (góc trên cùng phía bên phải của chứng từ) để phục vụ đối chiếu, bao gồm: Số YCTT (AP), số bút toán (GL).

1.4. Trình Kế toán trưởng

KTV ký tên vào từng liên chứng từ và chuyển KTT (hoặc người ủy quyền) toàn bộ chứng từ giấy đã nhập và đệ trình phê duyệt trên hệ thống.

2. Bước 2- Kế toán trưởng

2.1. Kiểm soát hồ sơ, chứng từ kế toán của đơn vị

- Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp và các điều kiện thanh toán của hồ sơ chứng từ kế toán: tương tự như KTV đã kiểm soát.

- Kiểm tra chữ ký của KTV trên chứng từ: ký đủ các liên trên chứng từ, đảm bảo đúng mẫu chữ ký đã đăng ký với KTT.

- Kiểm tra các bút toán ghi trên chứng từ, phân hệ hạch toán.

2.2. Kiểm soát việc hạch toán trên hệ thống

- Trường hợp hồ sơ, chứng từ của đơn vị hợp lệ, hợp pháp, đủ điều kiện thanh toán; bút toán đã hạch toán trên máy tính khớp đúng với bút toán ghi trên chứng từ giấy; các thông tin khác (mã tài khoản của đơn vị hưởng, tên ngân hàng, nơi đơn vị hưởng mở tài khoản, …) khớp đúng với thông tin ghi trên chứng từ giấy của đơn vị:

+ KTT ký chứng từ giấy và phê duyệt trên hệ thống.

+ Sau đó chuyển trả Hồ sơ, chứng từ đã phê duyệt cho KTV.

- Trường hợp hồ sơ, chứng từ của đơn vị hợp lệ, hợp pháp, đủ điều kiện thanh toán; nhưng KTV nhập vào máy tính chưa đúng (nhập sai định khoản kế toán, sai mã tài khoản của đơn vị hưởng, tên ngân hàng, nơi đơn vị hưởng mở tài khoản, …): KTT chuyển trả lại Hồ sơ, chứng từ của đơn vị cho KTV và từ chối phê duyệt để KTV sửa lại các thông tin trên máy tính.

- Trường hợp Hồ sơ, chứng từ của đơn vị chưa hợp lệ hoặc định khoản, phân hệ hạch toán chưa đúng, …: KTT chuyển trả lại hồ sơ, chứng từ của đơn vị cho KTV và từ chối phê duyệt.

3. Bước 3- KTV phụ trách đơn vị

- Đối với các chứng từ kế toán theo quy định phải có chữ ký của Giám đốc: sau khi KTT ký kiểm soát trên chứng từ giấy và ký trên hệ thống, KTV trình Giám đốc (hoặc người ủy quyền) ký duyệt.

- Đối với các khoản chi không cần chữ ký của Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền): KTV xếp riêng thành tập để xử lý tiếp.

- Đối với hồ sơ, chứng từ của đơn vị bị KTT từ chối phê duyệt: KTV sửa lại các thông tin trên máy tính và đệ trình KTT phê duyệt hoặc chuyển trả cho đơn vị tuỳ từng trường hợp cụ thể.

4. Bước 4- Giám đốc KBNN

- Giám đốc (hoặc người ủy quyền) kiểm soát các yếu tố pháp lý của hồ sơ chứng từ, nếu đủ điều kiện và chứng từ đã có đủ chữ ký của KTV, KTT, Giám đốc thực hiện:

+ Ký vào các liên chứng từ theo quy định.

+ Ký trên hệ thống máy tính (nếu có).

- Trường hợp phát hiện các yếu tố không phù hợp: Giám đốc yêu cầu KTV, KTT giải thích hoặc cung cấp đầy đủ các chứng từ liên quan để chứng minh tính đúng đắn của hồ sơ, chứng từ thanh toán.

5. Bước 5- KTV phụ trách đơn vị

5.1. Đóng dấu và luân chuyển chứng từ

Sau khi chứng từ kế toán của đơn vị đã được hạch toán trên hệ thống và có đầy đủ các chữ ký của KTT, Giám đốc (nếu có) theo quy định, KTV phối hợp để đóng dấu “KẾ TOÁN” lên các chứng từ theo quy định; đồng thời thực hiện phân loại chứng từ thanh toán, cụ thể như sau:

(1) Đối với chứng từ hạch toán trên phân hệ Quản lý chi (AP), sau khi áp thanh toán trên phân hệ Quản lý chi (AP):

+ Chuyển chứng từ lĩnh tiền mặt cho Thủ quỹ theo đường nội bộ.

+ Chuyển chứng từ thanh toán qua ngân hàng cho KTV làm nhiệm vụ thanh toán với ngân hàng.

+ Chuyển chứng từ thanh toán qua Liên kho bạc cho KTV làm nhiệm vụ thanh toán LKB.

(2) Đối với chứng từ hạch toán trên phân hệ sổ cái (GL):

+ Chứng từ chuyển tiền trong nội bộ 01 đơn vị KBNN: KTV xếp vào tập riêng để xử lý cuối ngày.

+ Chuyển chứng từ thanh toán cho KTV làm nhiệm vụ thanh toán Liên kho bạc.

(3) KTV huỷ bỏ 02 liên chứng từ trong trường hợp thanh toán qua Liên kho bạc hoặc thanh toán điện tử với ngân hàng.

(4) Tuỳ từng trường hợp cụ thể, các chứng từ còn lại được KTV dùng để đối chiếu và tách chứng từ theo quy định tại tiết 5.2, 5.3 dưới đây.

5.2. Đối chiếu số liệu

Cuối ngày, sau khi nhận lại chứng từ từ các khâu thanh toán (chứng từ chi tiền mặt, thanh toán với ngân hàng, thanh toán điện tử), KTV thực hiện:

- In Bảng liệt kê chứng từ (Mẫu số S2-06/KB/TABMIS) của từng phân hệ theo mã nhân viên đã hạch toán trong ngày.

- Đối chiếu số liệu giữa chứng từ với Bảng liệt kê chứng từ đảm bảo đầy đủ, chính xác, trường hợp phát hiện sai sót phải điều chỉnh kịp thời.

5.3. Tách chứng từ kế toán

Sau khi đối chiếu số liệu khớp đúng với Bảng liệt kê chứng từ, KTV thực hiện tách các liên chứng từ kế toán:

5.3.1. Trường hợp rút dự toán kinh phí bằng tiền mặt

- Đối với chi thường xuyên (do bộ phận KTNN kiểm soát): 01 liên lưu kèm Bảng liệt kê chứng từ theo thứ tự hạch toán.

- Đối với chi đầu tư XDCD, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư, ... (do bộ phận KSC NSNN kiểm soát):

+ 01 liên lưu kèm Bảng liệt kê chứng từ theo thứ tự hạch toán.

+ 0 liên gửi bộ phận KSC NSNN.

5.3.2. Trường hợp rút dự toán kinh phí bằng chuyển khoản

(1) Trường hợp đơn vị sử dụng NSNN và đơn vị hưởng (đơn vị nhận tiền) có tài khoản tại 1 KBNN

- Đối với chi thường xuyên (do bộ phận KTNN kiểm soát):

+ 01 liên lưu kèm Bảng liệt kê chứng từ theo thứ tự hạch toán.

+ 01 liên báo Nợ cho đơn vị.

+ 01 liên báo Có cho đơn vị nhận tiền.

- Đối với chi đầu tư XDCD, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư, ... (do bộ phận KSC NSNN kiểm soát):

+ 01 liên lưu kèm Bảng liệt kê chứng từ theo thứ tự hạch toán.

+ 01 liên báo Có cho đơn vị nhận tiền.

+ 02 liên gửi bộ phận KSC NSNN (01 liên bộ phận KSC NSNN lưu, 01 liên báo Nợ cho đơn vị).

(2) Trường hợp đơn vị nhận tiền có tài khoản tại Ngân hàng hoặc KBNN khác

- Đối với chi thường xuyên (do bộ phận KTNN kiểm soát):

+ 01 liên lưu kèm Bảng liệt kê chứng từ theo thứ tự hạch toán.

+ 01 liên báo Nợ cho đơn vị.

- Đối với chi đầu tư XDCD, ĐTPT, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư, ... (do bộ phận Kiểm soát chi NSNN kiểm soát):

+ 01 liên lưu kèm Bảng liệt kê chứng từ theo thứ tự hạch toán.

+ 02 liên gửi bộ phận KSC NSNN (01 liên bộ phận KSC NSNN lưu, 01 liên báo Nợ cho đơn vị).

5.4. Chuyển Bảng liệt kê chứng từ kèm chứng từ kế toán cho KTV được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

(1) Sau khi tách chứng từ báo Nợ cho đơn vị hoặc gửi chứng từ cho phòng, bộ phận KSC NSNN (đối với khoản thanh toán do bộ phận KSC NSNN kiểm soát), KTV sắp xếp chứng từ kế toán đã đối chiếu khớp đúng với Bảng liệt kê chứng từ (từng phân hệ) theo thứ tự hạch toán.

- Các chứng từ kế toán được hạch toán tại hai (hoặc nhiều) phân hệ khác nhau: chứng từ kế toán được lưu theo phân hệ có bút toán mà tài khoản trung gian được ghi Có (phân hệ thứ nhất); đồng thời trên Bảng liệt kê chứng từ của phân hệ thứ hai, KTV ghi rõ phân hệ, nơi lưu chứng từ gốc phía trước số thứ tự bút toán (Quyết định số 68/QĐ-KBNN ngày 15/02/2012 của Tổng Giám đốc KBNN).

- Các khoản chi ngân sách năm trước (trong thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách): chứng từ kế toán được lưu tại kỳ hiện tại (ngày thực hiện hạch toán); KTV in Bảng liệt kê chứng từ theo ngày tạo giao dịch.

(2) KTV giao Bảng liệt kê chứng từ kèm chứng từ kế toán cho KTV được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán để đối chiếu và đưa vào lưu trữ.

6. Bước 6- KTV bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

KTV được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán (viết tắt là KTV BQTLKT) có trách nhiệm:

- Nhận Bảng liệt kê chứng từ kèm theo chứng từ của các KTV.

- Lập bảng Liệt kê danh sách mã nhân viên tham gia nhập chứng từ kế toán vào hệ thống (Mẫu số: 01/MNV-TAB Quyết định số 68/QĐ-KBNN ngày 15/02/2012 của KBNN) và trình KTT ký duyệt.

Khi điều kiện kỹ thuật cho phép, KTV BQTLKT in Liệt kê chứng từ của tất cả các mã nhân viên theo từng phân hệ để kiểm tra, đối chiếu đảm bảo tất cả chứng từ hạch toán đều được lưu vào tập chứng từ ngày.

- Đối chiếu lại các tập chứng từ kế toán với Bảng liệt kê chứng từ của từng KTV đã giao; trường hợp thiếu chứng từ, KTV BQLTTLKT phải báo cáo KTT để xác định nguyên nhân và xử lý trách nhiệm cá nhân theo quy định.

- Đóng chứng từ ngày theo quy định hiện hành.

II. Quy trình nghiệp vụ chi ngân sách nhà nước bằng hình thức Lệnh chi tiền (Phụ lục số 02)

1. Lệnh chi tiền do cơ quan tài chính nhập vào hệ thống

1.1. Bước 1 - Kế toán viên

1.1.1. Kiểm soát Lệnh chi tiền do cơ quan tài chính nhập trên hệ thống

- Kiểm tra việc nhập Lệnh chi tiền (LCT) theo đúng phân hệ quy định: tuỳ từng trường hợp cụ thể, có thể là phân hệ Quản lý chi (AP) hoặc phân hệ sổ cái (GL) theo quy định tại Tiết 2.1, Điểm 2, Mục VII, Chương I (Quy trình này).

1.1.2. Chấp nhận Lệnh chi tiền trên hệ thống

- Sau khi kiểm soát, nếu phù hợp, KTV thực hiện phê duyệt LCT trên hệ thống.

- Trường hợp phát hiện sai sót:

+ KTV từ chối chấp nhận và trả lại CQTC (ghi rõ nội dung từ chối).

+ Sau khi được CQTC chuẩn hóa lại chứng từ LCT và chuyển sang KBNN, KTV kiểm tra lại và chấp nhận LCT trên hệ thống.

1.1.3. In Lệnh chi tiền phục hồi

KTV thực hiện in LCT phục hồi (bằng giấy) từ hệ thống.

(Lưu ý: chỉ in đủ số liên theo quy định, không in thừa các liên LCT).

1.1.4. Trình Kế toán trưởng

KTV trình KTT ký LCT phục hồi (giấy) và phê duyệt LCT trên hệ thống.

1.2. Bước 2- Kế toán trưởng

- Phê duyệt LCT trên hệ thống và ký LCT phục hồi do KTV in từ Chương trình.

- Trường hợp phát hiện sai sót, KTT từ chối phê duyệt và trả lại chứng từ cho KTV.

1.3. Bước 3 - Kế toán viên

- Trả lại cơ quan tài chính hoặc cập nhật lại phương thức thanh toán, trường hợp KTT từ chối phê duyệt.

- Trình Giám đốc KBNN ký (đối với LCT phục hồi đã được KTT ký và phê duyệt).

1.4. Bước 4 - Giám đốc KBNN

Giám đốc kiểm soát và ký Lệnh chi tiền phục hồi (giấy).

1.5. Bước 5 - Kế toán viên

1.5.1. Luân chuyển chứng từ

Sau khi có đủ các chữ ký của KBNN trên LCT phục hồi (giấy) theo quy định, KTV phối hợp để đóng dấu “KẾ TOÁN” lên chứng từ theo quy định và tiến hành phân loại chứng từ thanh toán.

- Đối với LCT nhập trên phân hệ sổ cái (GL):

+ Trường hợp thanh toán LKB: chuyển chứng từ thanh toán cho KTV làm nhiệm vụ thanh toán Liên kho bạc.

+ Trường hợp mở TK tại KBNN đồng cấp: chuyển KTV giữ tài khoản tiền gửi của đơn vị 01 liên LCT phục hồi (để báo Có cho đơn vị hưởng).

- Đối với LCT nhập trên phân hệ quản lý chi (AP), KTV thực hiện áp thanh toán vào ngày hiện tại và xử lý:

+ Trường hợp đơn vị rút tiền mặt tại Kho bạc: chuyển chứng từ giấy sang phòng (bộ phận) Kho quỹ để chi tiền.

+ Trường hợp chuyển đi ngân hàng: chuyển chứng từ cho KTV làm nhiệm vụ thanh toán với ngân hàng.

+ Trường hợp LKB chuyển tiếp đi ngân hàng tại KB B: chuyển chứng từ cho KTV làm nhiệm vụ thanh toán Liên kho bạc.

1.5.2. Đối chiếu số liệu hạch toán

Cuối ngày, sau khi nhận lại chứng từ từ các khâu thanh toán, KTV thực hiện:

- In Bảng liệt kê chứng từ (Mẫu số S2-06/KB/TABMIS) của từng phân hệ đã hạch toán trong ngày.

- Đối chiếu số liệu giữa chứng từ và Bảng liệt kê đảm bảo chính xác, trường hợp phát hiện sai lầm phải kịp thời điều chỉnh.

1.5.3. Chuyển Bảng liệt kê chứng từ kèm chứng từ kế toán (Lệnh chi tiền phục hồi) cho KTV được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

1.6. Bước 6- KTV BQTLKT

Thực hiện tương tự như Điểm 6, Mục I, Chương II (Quy trình này).

2. Lệnh chi tiền do Kho bạc nhập vào hệ thống

2.1. Bước 1- KTV phụ trách đơn vị

2.1.1. Kiểm soát Lệnh chi tiền

- Căn cứ Lệnh chi tiền (bản giấy) của cơ quan tài chính, KTV kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp (nội dung chi phù hợp với MLNSNN, kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, ...) của Lệnh chi tiền.

- Trường hợp Lệnh chi tiền (bản giấy) của cơ quan tài chính không đảm bảo yếu tố pháp lý theo quy định: KTV trả lại cơ quan tài chính.

2.1.2. Kiểm tra số dư dự toán

- KTV kiểm tra số dư dự toán bằng Lệnh chi tiền (đối với khoản chi NSNN bằng Lệnh chi tiền có dự toán), nếu đủ thì thực hiện thanh toán.

(Các khoản chi NSNN từ tài khoản tạm ứng, chi NSNN không kiểm soát dự toán hoặc chi NSNN theo hình thức ghi thu, ghi chi thì KTV không phải kiểm tra số dư dự toán).

- Trường hợp số dư dự toán không đủ thanh toán, KTV chuyển trả Lệnh chi tiền cho cơ quan tài chính.

2.1.3. Nhập chứng từ vào hệ thống

Trường hợp Lệnh chi tiền hợp lệ, hợp pháp và có đủ số dự toán để thanh toán:

- KTV xác định phân hệ hạch toán, ghi định khoản bút toán và hạch toán trên máy tính theo quy trình; đệ trình phê duyệt.

- Ghi số bút toán lên chứng từ giấy để phục vụ đối chiếu, bao gồm: số YCTT (AP), số bút toán (GL).

2.1.4. Trình Kế toán trưởng

KTV ký tên vào từng liên chứng từ và chuyển KTT (hoặc người ủy quyền) toàn bộ chứng từ giấy đã nhập và đệ trình phê duyệt trên hệ thống.

2.2. Bước 2- Kế toán trưởng

Thực hiện tương tự như Điểm 2, Mục I, Chương II (Quy trình này).

2.3. Bước 3- KTV phụ trách đơn vị

Thực hiện tương tự như Điểm 3, Mục I, Chương II (Quy trình này).

2.4. Bước 4- Giám đốc KBNN

Thực hiện tương tự như Điểm 4, Mục I, Chương II (Quy trình này).

2.5. Bước 5- KTV phụ trách đơn vị

Thực hiện tương tự như Điểm 5, Mục I, Chương II (Quy trình này).

2.6. Bước 6- KTV bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Thực hiện tương tự như Điểm 6, Mục I, Chương II (Quy trình này).

III. Quy trình nghiệp vụ chi từ tài khoản tiền gửi, tài khoản tạm thu, tạm giữ của đơn vị (Phụ lục số 01)

- Quy trình kiểm soát nghiệp vụ chi từ tài khoản tiền gửi, tài khoản tạm thu, tạm giữ của đơn vị được thực hiện tương tự như Mục I. Quy trình các nghiệp vụ chi theo hình thức rút dự toán, Chương II (Quy trình này).

- Một số lưu ý:

+ Việc kiểm soát chi trên các tài khoản này được thực hiện theo hướng dẫn tại Điểm 3 và 4, Mục V, Chương I (Quy trình này).

+ Đối với khoản thanh toán từ tài khoản Phải trả về tiền, tài sản tạm giữ chờ xử lý: chứng từ kế toán của đơn vị phải lưu kèm Quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền.

+ Đối với khoản thanh toán chi đầu tư XDCB từ tài khoản tiền gửi: KTV căn cứ Uỷ nhiệm chi, Giấy rút tiền mặt từ tài khoản tiền gửi có chữ ký kiểm soát của phòng (bộ phận) KSC NSNN.

IV. Quy trình kế toán - thanh toán với ngân hàng

1. Thanh toán thủ công với ngân hàng (Phụ lục số 03)

Thanh toán thủ công với ngân hàng, bao gồm:

- Thanh toán song phương thủ công (Thanh toán thủ công qua tài khoản tiền gửi tại ngân hàng).

- Thanh toán bù trừ thủ công.

1.1. Thanh toán song phương thủ công

1.1.1. Hạch toán kế toán chứng từ đi

(1) Bước 1- KTV phụ trách đơn vị

- KTV thực hiện tương tự như Điểm 1, Mục I, Chương II (Quy trình này).

- Lưu ý: đối với chứng từ thanh toán LKB đến chuyển tiếp đi ngân hàng, KTV in chứng từ phục hồi, ký tên và phối hợp đóng dấu theo quy định; đồng thời xác định loại thanh toán (thanh toán qua tài khoản tiền gửi ngân hàng) và chấp nhận Uỷ nhiệm chi (chuyển trong thanh toán chuyển tiếp).

- Trình KTT kiểm soát.

(2) Bước 2- Kế toán trưởng

Kế toán trưởng thực hiện tương tự như hướng dẫn tại Điểm 2, Mục I, Chương II (Quy trình này); trong đó lưu ý, chứng từ kế toán của đơn vị phải được nhập trên phân hệ Quản lý chi (AP).

(3) Bước 3- KTV phụ trách đơn vị

- Các tài liệu, chứng từ của đơn vị không được KTT phê duyệt, tuỳ từng trường hợp cụ thể, KTV trả lại đơn vị để bổ sung, hoàn thiện hoặc sửa lại trên hệ thống và trình lại KTT phê duyệt.

- Các chứng từ kế toán đã được KTT ký kiểm soát và ký trên hệ thống, KTV trình Giám đốc (hoặc người ủy quyền) ký duyệt.

(4) Bước 4- Giám đốc KBNN

Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) kiểm tra các thông tin về tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ (kiểm soát chi theo quy định) và thực hiện ký kiểm soát trên chứng từ giấy.

(5) Bước 5- KTV phụ trách đơn vị

- Nhận các chứng từ kế toán sau khi có chữ ký của Giám đốc KBNN.

- KTV thực hiện áp thanh toán (TABMIS - AP).

- Chuyển KTV làm nhiệm vụ thanh toán với ngân hàng (gọi tắt là KTV TTNH).

1.1.2. Kế toán thanh toán

(6) Bước 6- Kế toán viên TTNH

- Sau khi KTV phụ trách đơn vị đã nhập chứng từ vào hệ thống và trình KTT, Giám đốc (nếu có) ký, phê duyệt trên hệ thống: KTV TTNH in 02 liên Bảng kê chứng từ thanh toán qua tài khoản tiền gửi (TKTG) tại Ngân hàng (BK1-03/TABMIS).

- Kiểm tra số liệu nhằm đảm bảo khớp đúng giữa từng chứng từ giấy với số liệu trên Bảng kê chứng từ thanh toán qua TKTG tại Ngân hàng; sau đó ký xác nhận trên Bảng kê chứng từ thanh toán qua TKTG tại Ngân hàng.

- Trình KTT các Bảng kê chứng từ thanh toán qua TKTG tại Ngân hàng kèm chứng từ kế toán.

(7) Bước 7- Kế toán trưởng

- KTT kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa chứng từ và Bảng kê, nếu khớp đúng thì thực hiện ký trên Bảng kê chứng từ thanh toán qua TKTG tại Ngân hàng; nếu chưa phù hợp hoặc thiếu chứng từ kế toán thì chuyển trả cho KTV TTNH kiểm tra, bổ sung.

- Chuyển các chứng từ kèm Bảng kê chứng từ thanh toán qua TKTG tại Ngân hàng cho KTV TTNH.

(8) Bước 8- Kế toán viên TTNH

- Kiểm tra, bổ sung chứng từ kế toán (nếu thiếu) và trình KTT các Bảng kê chứng từ thanh toán qua TKTG tại Ngân hàng kèm chứng từ kế toán.

- Sau khi có chữ ký của KTT trên Bảng kê chứng từ thanh toán qua TKTG tại Ngân hàng, TTV trình Giám đốc KBNN ký duyệt trước khi chuyển chứng từ sang ngân hàng để thanh toán.

(9) Bước 9- Giám đốc KBNN

Giám đốc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa chứng từ kế toán và Bảng kê chứng từ thanh toán qua TKTG tại Ngân hàng:

- Nếu số liệu khớp đúng và đã có đủ chữ ký của TTV, KTT: Giám đốc thực hiện ký (chức danh Chủ tài khoản) trên Bảng kê chứng từ thanh toán qua TKTG.

- Nếu số liệu chưa khớp đúng, chưa đủ chữ ký của TTV, KTT hoặc nội dung thanh toán chưa phù hợp: Giám đốc chuyển lại KTV TTNH trình KTT xem xét, giải trình.

(10) Bước 10- Kế toán viên TTNH

- Chuyển văn thư đóng dấu “KHO BẠC NHÀ NƯỚC” lên Bảng kê chứng từ thanh toán qua TKTG tại Ngân hàng.

- Chuyển 02 liên chứng từ kế toán cùng Bảng kê chứng từ thanh toán qua TKTG tại Ngân hàng cho KTV được phân công giao dịch với ngân hàng để chuyển chứng từ sang ngân hàng (theo từng phiên giao dịch).

(02 liên Bảng kê chứng từ thanh toán qua TKTG kèm 02 liên chứng từ kế toán của đơn vị được chuyển sang Ngân hàng; Kho bạc lưu 01 liên Bảng kê chứng từ thanh toán qua TKTG sau khi có đủ chữ ký và dấu của ngân hàng, nơi Kho bạc mở tài khoản).

1.1.3. Hạch toán kế toán chứng từ về

(11) Bước 11- KTV TTNH

- Căn cứ chứng từ báo Nợ hoặc báo Có kèm Bảng kê chứng từ do ngân hàng gửi đến: KTV TTNH kiểm tra, đối chiếu từng chứng từ với số liệu trên Bảng kê chứng từ; nếu đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ, khớp đúng với Bảng kê chứng từ thanh toán:

+ Ghi định khoản bút toán, phân hệ hạch toán trên chứng từ giấy.

+ Nhập chứng từ trên hệ thống theo phân hệ phù hợp.

(Trường hợp KTT phân công KTV phụ trách đơn vị: sau khi đối chiếu khớp đúng với Bảng kê chứng từ, KTV TTNH chuyển chứng từ cho KTV phụ trách đơn vị hạch toán).

- Ký chứng từ và Bảng kê chứng từ thanh toán theo quy định.

- Trình KTT ký duyệt.

(12) Bước 12- Kế toán trưởng

KTT kiểm soát chứng từ giấy kèm Bảng kê chứng từ, đồng thời kiểm soát số liệu, mã tài khoản kế toán do KTV TTNH nhập trên hệ thống:

- Nếu phù hợp thì ký vào chứng từ giấy kèm Bảng kê chứng từ thanh toán và ký kiểm soát trên máy tính.

- Nếu chưa phù hợp thì chuyển lại cho KTV TTNH sửa lại định khoản hoặc nhập lại trên hệ thống.

(13) Bước 13- Kế toán viên TTNH

- Sửa lại định khoản hoặc nhập lại trên hệ thống và trình KTT phê duyệt đối với chứng từ KTT chuyển trả.

- Trình Giám đốc ký Bảng kê chứng từ (kèm chứng từ kế toán).

(14) Bước 14- Giám đốc KBNN

- Thực hiện kiểm soát các chứng từ giấy kèm Bảng kê chứng từ của ngân hàng.

- Ký vào các Bảng kê chứng từ của ngân hàng.

(15) Bước 15- Kế toán viên TTNH, KTV phụ trách đơn vị

a. Kế toán viên TTNH

- Nhận chứng từ giấy kèm Bảng kê chứng từ của ngân hàng từ Giám đốc KBNN.

- In Bảng liệt kê chứng từ (Mẫu số S2-06/KB/TABMIS) của từng phân hệ theo mã nhân viên đã hạch toán trong ngày; đối chiếu số liệu giữa chứng từ với Bảng liệt kê chứng từ, tách chứng từ kế toán, ... tương tự như Điểm 5, Mục I, Chương II (Quy trình này).

- Chuyển Bảng liệt kê chứng từ kèm chứng từ kế toán cho KTV được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán để đối chiếu và đưa vào lưu trữ.

b. KTV phụ trách đơn vị

Thực hiện tương tự như Điểm 5, Mục I, Chương II (Quy trình này).

(16) Bước 16- KTV bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Thực hiện tương tự như Điểm 6, Mục I, Chương II (Quy trình này).

1.1.4. Lưu ý

- Tuỳ điều kiện, khối lượng công việc cụ thể, KTT có thể giao nhiệm vụ nhập chứng từ báo Nợ, báo Có từ ngân hàng về cho KTV phụ trách đơn vị hoặc KTV TTNH, nhưng phải đảm bảo việc đối chiếu khớp đúng số liệu giữa chứng từ với các Bảng kê chứng từ của ngân hàng; đối với các chứng từ báo Nợ, báo Có từ ngân hàng chuyển về, sau khi dùng 01 liên chứng từ để hạch toán và lưu, 01 liên chứng từ còn lại KTV phụ trách đơn vị hoặc KTV TTNH xử lý:

+ Báo Nợ phí dịch vụ thanh toán TKTG của KBNN cho KBNN quận, huyện, Văn phòng KBNN tỉnh (ghi Nợ TK 7313 - Tiền gửi khác - Chi tiết KBNN) hoặc Phòng Giao dịch (ghi Nợ TK 1339 - Các khoản phải thu khác về hoạt động nghiệp vụ KBNN - Chi tiết phí dịch vụ thanh toán).

+ Báo Có cho đơn vị (trường hợp đơn vị hưởng mở tài khoản tại Kho bạc), làm căn cứ lập chứng từ chuyển tiếp về KBNN khác (nếu là chứng từ chuyển tiếp trong hệ thống).

- Trường hợp cuối ngày chưa in được Sổ chi tiết TKTG ngân hàng (S2-02/KB/TABMIS), chậm nhất sáng ngày làm việc hôm sau, KTV TTNH in 02 Sổ chi tiết TKTG ngân hàng và đối chiếu khớp đúng với Sổ chi tiết TKTG do ngân hàng chuyển đến; trình KTT và Giám đốc ký duyệt; nếu có chênh lệch phải thuyết minh, giải trình và tìm rõ nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời.

1.2. Thanh toán bù trừ thủ công

1.2.1. Hạch toán kế toán chứng từ đi

(1) Bước 1- KTV phụ trách đơn vị

Thực hiện tương tự như Bước 1, Điểm 1.1, Mục IV, Chương II (Quy trình này).

(2) Bước 2- Kế toán trưởng

Thực hiện tương tự như Bước 2, Điểm 1.1, Mục IV, Chương II (Quy trình này).

(3) Bước 3- KTV phụ trách đơn vị

Thực hiện tương tự như Bước 3, Điểm 1.1, Mục IV, Chương II (Quy trình này).

(4) Bước 4- Giám đốc KBNN

Thực hiện tương tự như Bước 4, Điểm 1.1, Mục IV, Chương II (Quy trình này).

(5) Bước 5- KTV phụ trách đơn vị

- Nhận các chứng từ kế toán sau khi có chữ ký của Giám đốc KBNN.

- KTV thực hiện áp thanh toán (TABMIS - AP).

- Chuyển KTV làm nhiệm vụ thanh toán bù trừ với ngân hàng (gọi tắt là KTV thanh toán bù trừ).

1.2.2. Kế toán thanh toán

(6) Bước 6- KTV thanh toán bù trừ

- Kế toán viên thanh toán bù trừ (KTV TTBT) gom các chứng từ thanh toán bù trừ từ các KTV phụ trách đơn vị và kết xuất Bảng kê thanh toán bù trừ số 01 (BK1-01/TABMIS) và 02 (BK1-02/TABMIS).

- Căn cứ các chứng từ thanh toán bù trừ, KTV TTBT sắp xếp, phân loại theo từng ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ.

- Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các Bảng kê TTBT số 01 với chứng từ gốc đã được phân loại theo từng thành viên, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ thanh toán với các thông tin:

+ Tên đơn vị trả tiền.

+ Số tài khoản đơn vị trả tiền.

+ Tên đơn vị nhận tiền.

+ Số tài khoản đơn vị nhận tiền.

+ Số tiền thanh toán.

+ Tên và mã ngân hàng thành viên.

- Kiểm tra tổng số tiền trên các Bảng kê TTBT số 01 với tổng tiền trên Bảng kê TTBT số 02 đảm bảo khớp đúng.

- Ký chức danh KTV TTBT trên Bảng kê TTBT số 01, 02.

- Trình Kiểm soát thanh toán (KTT hoặc người được uỷ quyền KTT) chứng từ TTBT đã phân loại theo từng thành viên kèm Bảng kê TTBT số 01 tương ứng và Bảng kê TTBT số 02 của phiên thanh toán.

(7) Bước 7- Kiểm soát thanh toán (KTT hoặc người được uỷ quyền KTT)

- Kiểm soát thanh toán (KSTT) thực hiện kiểm soát chứng từ TTBT với Bảng kê TTBT số 01, 02 nhằm đảm bảo sự khớp đúng giữa chứng từ và Bảng kê TTBT số 01, giữa Bảng kê TTBT số 01 và Bảng kê TTBT số 02.

- Ký chức danh Kiểm soát trên các Bảng kê TTBT số 01 và Bảng kê TTBT số 02.

(8) Bước 8- KTV thanh toán bù trừ

Trình Giám đốc ký chứng từ TTBT kèm Bảng kê TTBT số 01, 02.

(9) Bước 9- Giám đốc KBNN

Thực hiện kiểm soát các chứng từ giấy kèm Bảng kê TTBT số 01, 02, nếu khớp đúng giữa chi tiết chứng từ và Bảng kê TTBT số 01; giữa Bảng kê số 02 và Bảng kê số 01, 02 thì ký trên các Bảng kê TTBT số 01, 02.

(10) Bước 10- KTV thanh toán bù trừ

- Chuyển văn thư đóng dấu “KHO BẠC NHÀ NƯỚC” lên Bảng kê TTBT số 01, 02.

- KTV thanh toán bù trừ hoặc KTV được phân công nhiệm vụ giao nhận chứng từ với ngân hàng chuyển toàn bộ chứng từ kế toán cùng Bảng kê TTBT số 01, 02 sang ngân hàng thanh toán (theo từng phiên giao dịch).

(01 liên Bảng kê TTBT số 01, 02 kèm 02 liên chứng từ kế toán của đơn vị được chuyển sang Ngân hàng).

1.2.3. Hạch toán kế toán chứng từ về

(11) Bước 11- KTV thanh toán bù trừ

- Căn cứ Bảng kê TTBT số 01 kèm chứng từ gốc (báo Nợ hoặc báo Có) của các thành viên tham gia thanh toán bù trừ do ngân hàng nhà nước (ngân hàng chủ trì) gửi đến:

+ KTV TTBT kiểm tra, đối chiếu từng chứng từ với số liệu trên Bảng kê TTBT: nếu đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và khớp đúng, KTV TTBT định khoản kế toán và nhập chứng từ trên hệ thống theo phân hệ phù hợp.

+ Trường hợp KTT phân công KTV phụ trách đơn vị thực hiện hạch toán trên hệ thống: sau khi kiểm tra, đối chiếu theo các nội dung trên, KTV TTBT chuyển chứng từ giấy đến KTV phụ trách đơn vị để nhập chứng từ trên hệ thống.

- Căn cứ Bảng kê kết quả thanh toán bù trừ của Ngân hàng nhà nước gửi đến, KTV TTBT hạch toán số chênh lệch (phải thu hoặc phải trả) theo từng phiên giao dịch và tất toán tài khoản thanh toán bù trừ.

- Sau khi đã nhập chứng từ vào hệ thống và ký vào từng liên chứng từ: KTV TTBT hoặc KTV phụ trách đơn vị trình KTT ký duyệt.

(12) Bước 12- Kế toán trưởng

KTT kiểm soát chứng từ giấy kèm Bảng kê TTBT số 01 của các thành viên tham gia thanh toán bù trừ, đồng thời kiểm soát số liệu do KTV TTBT hoặc KTV phụ trách đơn vị nhập trên hệ thống:

- Nếu phù hợp thì ký vào chứng từ giấy và ký kiểm soát trên máy tính.

- Nếu chưa phù hợp thì chuyển lại cho KTV TTBT hoặc KTV phụ trách đơn vị sửa lại định khoản hoặc nhập lại trên hệ thống.

(13) Bước 13- KTV thanh toán bù trừ

Trình Giám đốc ký Bảng kê số 01 và Bảng kê kết quả thanh toán bù trừ của Ngân hàng nhà nước.

(14) Bước 14- Giám đốc KBNN

- Thực hiện kiểm soát các chứng từ giấy kèm Bảng kê số 01 và Bảng kê kết quả thanh toán bù trừ của Ngân hàng nhà nước.

- Ký vào các Bảng kê số 01 và Bảng kê kết quả thanh toán bù trừ của Ngân hàng nhà nước.

(15) Bước 15- KTV thanh toán bù trừ, KTV phụ trách đơn vị

a. KTV thanh toán bù trừ

- In Bảng liệt kê chứng từ (S2-06/KB/TABMIS) của từng phân hệ theo mã nhân viên đã hạch toán trong ngày; đối chiếu số liệu giữa chứng từ với Bảng liệt kê chứng từ, ... tương tự như Điểm 5, Mục I, Chương II (Quy trình này).

- Chuyển Bảng liệt kê chứng từ kèm chứng từ kế toán cho KTV được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán để đối chiếu và đưa vào lưu trữ.

b. KTV phụ trách đơn vị

Thực hiện tương tự như Điểm 5, Mục I, Chương II (Quy trình này).

(16) Bước 16- KTV bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Thực hiện tương tự như Điểm 6, Mục I, Chương II (Quy trình này).

1.2.4. Lưu ý

- KTT có thể giao nhiệm vụ nhập chứng từ thanh toán bù trừ về cho KTV phụ trách đơn vị hoặc KTV TTBT, nhưng phải đảm bảo việc đối chiếu khớp đúng số liệu giữa chứng từ báo Nợ, báo Có với các Bảng kê TTBT số 01 của ngân hàng; đồng thời hạch toán số chênh lệch (phải thu hoặc phải trả) và tất toán tài khoản thanh toán bù trừ.

- Việc in và đối chiếu Sổ chi tiết TKTG ngân hàng (S2-02/KB/TABMIS) Sổ chi tiết TKTG do ngân hàng chuyển đến: thực hiện tương tự như Tiết 1.1.4, Điểm 1.1, Mục IV, Chương II (Quy trình này).

2. Thanh toán điện tử

Thanh toán điện tử với ngân hàng, bao gồm:

- Thanh toán song phương điện tử (Thanh toán điện tử qua tài khoản tiền gửi tại ngân hàng).

- Thanh toán bù trừ điện tử

- Thanh toán điện tử Liên ngân hàng

2.1. Thanh toán song phương điện tử

KBNN sẽ hướng dẫn quy trình cụ thể sau.

2.2. Thanh toán bù trừ điện tử (Phụ lục số 04)

2.2.1. Hạch toán kế toán chứng từ đi

Từ bước 1 đến bước 5: Kế toán viên thực hiện tương tự như hướng dẫn tại Tiết 1.2.1, Điểm 1, Mục IV, Chương II (Quy trình này).

2.2.2. Kế toán thanh toán

(6) Bước 6- KTV thanh toán bù trừ

- Thực hiện chạy giao diện TTBT điện tử đầu ra và nhận Lệnh thanh toán vào Chương trình TTBT điện tử.

- Hoàn thiện lại Lệnh thanh toán, kiểm tra, đối chiếu lại các thông tin trên chứng từ gốc (giấy) và thông tin trên Lệnh thanh toán, gồm các thông tin sau:

+ Đơn vị gửi lệnh;

+ Đơn vị nhận lệnh;

+ Số tiền;

+ Tên và địa chỉ, số chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu của người gửi lệnh (nếu có);

+ Tài khoản của người gửi;

+ Đơn vị phục vụ người phát lệnh;

+ Tài khoản của người nhận;

+ Đơn vị phục vụ người nhận lệnh;

Trường hợp chạy giao diện không thành công, KTV TTBT có trách nhiệm chuyển đổi tất cả các chứng từ thanh toán liên quan đến thanh toán bù trừ điện tử sang chứng từ điện tử dưới dạng Lệnh thanh toán; Lệnh thanh toán được lập riêng cho từng chứng từ thanh toán.

- Nhập các dữ liệu theo mẫu quy định được thể hiện trên màn hình:

+ Đơn vị gửi lệnh;

+ Đơn vị nhận lệnh;

+ Số tiền;

+ Tên và địa chỉ, số chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu của người gửi (nếu có);

+ Tài khoản của người gửi;

+ Đơn vị phục vụ người phát lệnh;

+ Tài khoản của người nhận;

+ Đơn vị phục vụ người nhận lệnh;

+ Nội dung chuyển tiền;

- Kiểm soát chặt chẽ tình trạng của chứng từ giao diện nhằm đảm bảo an toàn, tránh tình trạng một chứng từ kế toán được chuyển hóa thành chứng từ điện tử đi 2 lần, hoặc chưa chuyển hóa sang chứng từ điện tử.

- Trình KTT chứng từ giấy kèm Lệnh thanh toán.

(7) Bước 7- Kiểm soát thanh toán (KTT hoặc người được uỷ quyền)

- Căn cứ trên các chứng từ liên quan, KTT (hoặc người được uỷ quyền) kiểm soát chứng từ giấy phù hợp với Lệnh thanh toán tương ứng đã được lập trên Chương trình; đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ thanh toán và chứng từ điện tử được chuyển hóa từ chứng từ giấy.

- Thực hiện ký kiểm soát trên Chương trình TTBT điện tử.

(8) Bước 8- KTV thanh toán bù trừ

- Căn cứ các Lệnh thanh toán đã lập và chuyển đi Ngân hàng chủ trì trong phiên thanh toán bù trừ điện tử đã được kiểm soát, KTV TTBT điện tử kết xuất Bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi ngân hàng chủ trì trên Chương trình TTBT điện tử.

- Chuyển Kiểm soát thanh toán (KTT hoặc người được uỷ quyền).

(9) Bước 9- Kiểm soát thanh toán (KTT hoặc người được uỷ quyền)

- Thực hiện ký chữ ký điện tử kiểm soát Bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi ngân hàng chủ trì trên máy và ký theo chức danh quy định trên Bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi ngân hàng chủ trì.

- Chuyển KTV TTBT để trình Giám đốc.

(10) Bước 10- KTV thanh toán bù trừ

Trình Giám đốc phê duyệt.

(11) Bước 11- Giám đốc KBNN

- Kiểm tra sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ gốc và số liệu trên Lệnh thanh toán của chứng từ gốc đã được chuyển hóa trên Chương trình TTBT điện tử.

- Thực hiện ký chữ ký điện tử kiểm soát Bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi ngân hàng chủ trì trên máy tính; đồng thời ký theo chức danh quy định trên Bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi ngân hàng chủ trì.

(12) Bước 12- KTV thanh toán bù trừ

- Đến giờ giao dịch của phiên thanh toán bù trừ điện tử, KTV TTBT thực hiện truyền các lệnh thanh toán cùng với Bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi tới Ngân hàng chủ trì để tiến hành xử lý thanh toán bù trừ điện tử.

- Bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì được in ra giấy để đối chiếu (Bảng kê bù trừ vế Có in từ Chương trình TTBTĐT đối chiếu với Bảng kê số BK1-01/TABMIS và BK1-02/TABMIS in từ hệ thống TABMIS) và lưu trữ cùng chứng từ hàng ngày.

2.2.3. Hạch toán kế toán chứng từ về

(12) Bước 12- KTV thanh toán bù trừ

- KTV TTBT nhận file chứng từ thanh toán bù trừ về, cập nhật vào Chương trình TTBT điện tử và trình KTT phê duyệt.

(13) Bước 13- KTT hoặc người được uỷ quyền

- Khi nhận được các Lệnh thanh toán cùng Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử của Ngân hàng chủ trì gửi đến, KTT hoặc người được ủy quyền sử dụng mật mã của mình để kiểm tra, kiểm soát chữ ký điện tử và mã khoá bảo mật của Ngân hàng chủ trì: xác định tính đúng đắn, chính xác của Lệnh thanh toán và bảng Kết quả thanh toán bù trừ.

- Sau đó chuyển cho KTV TTBT xử lý tiếp.

(14) Bước 14- KTV thanh toán bù trừ

- KTV TTBT có trách nhiệm in các Lệnh thanh toán cùng bảng Kết quả thanh toán bù trừ điện tử ra giấy (2 liên) và thực hiện kiểm soát các yếu tố của Lệnh thanh toán và Bảng kết quả TTBT:

+ Các thông tin đơn vị hưởng: tên đơn vị, có mở tài khoản tại KBNN nhận lệnh, …

+ Kiểm tra tính hợp lệ và chính xác của các nội dung trên Lệnh thanh toán và Bảng kết quả TTBT.

+ Kiểm tra, đối chiếu giữa các yếu tố và tổng số Lệnh thanh toán nhận được với các yếu tố và tổng số Lệnh thanh toán được kê khai trên Bảng kết quả thanh toán bù trừ (số Lệnh, ngày lập Lệnh, ký hiệu chứng từ, mã Ngân hàng gửi Lệnh, mã Ngân hàng nhận Lệnh, mã chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ và số tiền) nếu có sai sót phải tiến hành xử lý theo quy định.

+ Kiểm tra, đối chiếu lại giữa Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì với các Lệnh thanh toán của KBNN đã gửi đi (gồm các Lệnh đã được xử lý và các Lệnh chưa được xử lý); nếu có sai sót phải tiến hành xử lý theo quy định.

+ Kiểm tra lại kết quả thanh toán bù trừ điện tử (sau khi đã kiểm tra các lệnh thanh toán nhận được và lệnh thanh toán chuyển đi).

- Sau khi kiểm soát, kế toán viên TTBT thực hiện:

+ In chứng từ phục hồi (01 liên Bảng kết quả TTBT, mỗi Lệnh thanh toán 02 liên) ra giấy và gửi bộ phận Kế toán giao dịch để tiếp tục xử lý.

+ Lập điện xác nhận kết quả thanh toán bù trừ trong phiên cũng như toàn bộ lệnh thanh toán bù trừ đã được xử lý bù trừ trong phiên cho Ngân hàng chủ trì.

- Trình KTT hoặc người được uỷ quyền.

(15) Bước 15- KTT hoặc người được uỷ quyền

- KTT hoặc người được uỷ quyền (Kiểm soát thanh toán) ký trên máy tính, trên Bảng kê kết quả TTBT (giấy) xác nhận kết quả thanh toán bù trừ trong phiên và các Lệnh thanh toán bù trừ đã được xử lý bù trừ trong phiên cho Ngân hàng chủ trì.

- Chuyển KTV thanh toán bù trừ.

(16) Bước 16- KTV thanh toán bù trừ

- Nhận Bảng kê kết quả TTBT (giấy) xác nhận kết quả thanh toán bù trừ trong phiên và các Lệnh thanh toán bù trừ có chữ ký của KTT.

- Trình Giám đốc KBNN.

(17) Bước 17- Giám đốc KBNN

Giám đốc ký trên máy tính, trên Bảng kê kết quả TTBT (giấy) xác nhận kết quả thanh toán bù trừ trong phiên và các Lệnh thanh toán bù trừ đã được xử lý bù trừ trong phiên cho Ngân hàng chủ trì.

- Chuyển KTV TTBT.

(18) Bước 18- KTV thanh toán bù trừ

- Sau khi KTT và Giám đốc ký xác nhận Bảng kê kết quả TTBT, KTV TTBT gửi điện xác nhận kết quả thanh toán bù trừ trong phiên và toàn bộ Lệnh thanh toán bù trừ đã được xử lý bù trừ trong phiên cho Ngân hàng chủ trì.

- Nhập chứng từ trên máy tính, thanh toán cho đơn vị theo quy trình hạch toán kế toán hoặc chuyển KTV phụ trách đơn vị (trường hợp KTT giao nhiệm vụ cho KTV nhập chứng từ trên máy tính).

- Hạch toán kết quả thanh toán bù trừ (phải thu hoặc phải trả) theo từng phiên giao dịch.

- In Bảng liệt kê chứng từ (S2-06/KB/TABMIS) của từng phân hệ theo mã nhân viên đã hạch toán trong ngày; đối chiếu số liệu giữa chứng từ với Bảng liệt kê chứng từ, ... tương tự như Điểm 5, Mục I, Chương II (Quy trình này).

- Chuyển Bảng liệt kê chứng từ kèm chứng từ kế toán cho KTV được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán để đối chiếu và đưa vào lưu trữ.

(19) Bước 19- KTV phụ trách đơn vị

- KTV (bộ phận kế toán giao dịch) đối chiếu và kiểm soát trước khi thực hiện hạch toán, thanh toán cho đơn vị theo quy trình hạch toán kế toán.

- Trình KTT ký phê duyệt (giấy và máy tính).

- In Bảng liệt kê chứng từ (S2-06/KB/TABMIS) của từng phân hệ theo mã nhân viên đã hạch toán trong ngày; đối chiếu số liệu giữa chứng từ với Bảng liệt kê chứng từ, ... tương tự như Điểm 5, Mục I, Chương II (Quy trình này).

- Chuyển Bảng liệt kê chứng từ kèm chứng từ kế toán cho KTV được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán để đối chiếu và đưa vào lưu trữ.

(20) Bước 20- KTV bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Thực hiện tương tự như Điểm 6, Mục I, Chương II (Quy trình này).

2.2.4. Lưu ý

- Nhằm đáp ứng yêu cầu và thời gian thanh toán với ngân hàng, tuỳ điều kiện, khối lượng công việc cụ thể, KTT có thể giao nhiệm vụ “hoàn thiện các thông tin” tại Chương trình TTBT điện tử hoặc nhập thủ công các Lệnh thanh toán cho từng chứng từ (trường hợp chạy giao diện không thành công) cho KTV phụ trách đơn vị hoặc KTV TTBT.

- KTV không phải in chứng từ phục hồi bù trừ đi; không phải lập Phiếu chuyển khoản để hạch toán kết quả thanh toán bù trừ.

2.3. Thanh toán điện tử Liên ngân hàng (Phụ lục số 05)

2.3.1. Hạch toán kế toán chứng từ đi

Các bước từ bước 1 đến bước 5: KTV kiểm soát và hạch toán tương tự như hướng dẫn tại Điểm 1, Mục IV, Chương II (Quy trình này).

(Lưu ý: khi lập yêu cầu thanh toán, KTV chọn phương thức “Thanh toán Liên ngân hàng”).

2.3.2. Kế toán thanh toán

(6) Bước 6- Thanh toán viên

- Đối với Lệnh thanh toán giá trị thấp:

+ TTV thực hiện chức năng nhận lệnh thanh toán, sau đó chuyển cho TTV thực hiện hoàn thiện lệnh thanh toán, đối chiếu kiểm soát trên hệ thống (nhập lại 4 yếu tố kiểm tra).

+ Trình Giám đốc ký duyệt trên chứng từ giấy; sau khi có chữ ký của Giám đốc, TTV trình KTT kiểm soát.

- Đối với lệnh thanh toán giá trị cao: TTV thực hiện chức năng nhận lệnh thanh toán đối chiếu với chứng từ gốc.

Lưu ý:

+ Nếu chứng từ điện tử trên hệ thống thanh toán sai hoặc thiếu thông tin của Lệnh thanh toán so với chứng từ gốc: chuyển trả lại chứng từ gốc cho KTV xử lý trên Hệ thống TABMIS theo quy định (KTT hủy thanh toán, KTV hủy YCTT), đồng thời người lập lệnh hủy chứng từ điện tử sai trên hệ thống thanh toán.

(TTV được phép sửa lại thông tin tên đơn vị trả tiền trên hệ thống thanh toán theo đúng tên đơn vị ghi trên chứng từ gốc của các đơn vị thuộc khối an ninh, quốc phòng).

+ Nếu chứng từ điện tử trên hệ thống thanh toán chính xác so với chứng từ gốc: TTV chuyển chứng từ điện tử và chứng từ giấy đến KTT để kiểm soát.

(7) Bước 7- Kế toán trưởng

- Đối với lệnh thanh toán giá trị thấp: kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ giấy và lệnh thanh toán giá trị thấp:

+ Nếu sai: chuyển lại cho TTV thực hiện chức năng hoàn thiện chứng từ để chuyển lại cho TTV thực hiện chức năng nhận chứng từ sửa lại các thông tin sai.

+ Nếu đúng: sử dụng thẻ bảo mật do NHNN cung cấp, ký chữ ký điện tử, lệnh thanh toán được truyền đi.

- Đối với lệnh thanh toán giá trị cao: kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, đồng thời thực hiện chức năng hoàn thiện chứng từ, đối chiếu kiểm soát (nhập lại 4 yếu tố kiểm tra):

+ Nếu sai: Chuyển chứng từ giấy và chứng từ điện tử cho TTV nhận chứng từ sửa lại các thông tin sai.

+ Nếu đúng: chuyển chứng từ giấy và chứng từ điện tử cho Giám đốc.

(8) Bước 8- Thanh toán viên

Chuyển chứng từ giấy và chứng từ điện tử cho Giám đốc.

(9) Bước 9- Giám đốc KBNN

Giám đốc kiểm tra, kiểm soát lệnh thanh toán giá trị cao:

- Nếu sai: chuyển lại cho KTT để KTT chuyển lại cho Thanh toán viên nhận chứng từ sửa lại các yếu tố sai.

- Nếu đúng: sử dụng thẻ bảo mật do NHNN cung cấp, ký chữ ký điện tử, lệnh thanh toán được truyền đi.

2.1.3. Hạch toán kế toán chứng từ về

(10) Bước 10- Kế toán trưởng

KTT sử dụng thẻ bảo mật phê duyệt các lệnh thanh toán đến theo lô; hệ thống tự động đẩy dữ liệu vào Chương trình giao diện.

(11) Bước 11- Thanh toán viên

- Tại Chương trình thanh toán liên ngân hàng (TTLNH): TTV in 02 liên Lệnh thanh toán phục hồi, chuyển KTT làm căn cứ kiểm soát, lưu trữ và giao dịch với khách hàng.

- Tại chương trình giao diện: TTV kiểm tra thông tin Lệnh thanh toán và chọn 1 trong 2 trường hợp “Đúng” hoặc “Chờ xử lý” và chọn phân hệ giao diện.

(12) Bước 12- Kế toán trưởng

KTT thực hiện ký kiểm soát tại Chương trình giao diện: Căn cứ 02 liên Lệnh thanh toán giấy phục hồi và chứng từ điện tử, KTT kiểm tra thông tin lệnh thanh toán, bút toán hạch toán, lựa chọn phân hệ giao diện:

- Nếu sai: chuyển TTV hoàn thiện lại lệnh thanh toán.

- Nếu đúng: thực hiện ký kiểm soát lệnh thanh toán.

(13) Bước 13- Thanh toán viên, Kế toán viên,

- Nếu Lệnh thanh toán là khoản thu NSNN hoặc khoản tạm thu, tạm giữ của các cơ quan thu, hệ thống tự động đẩy Lệnh thanh toán vào Chương trình TCS (KTT thực hiện ký kiểm soát trên Chương trình TCS).

- Nếu Lệnh thanh toán không phải là khoản thanh toán chuyển tiền vào tài khoản thu NSNN hoặc tài khoản tạm thu, tạm giữ: TTV thực hiện chạy giao diện giữa hệ thống IBPS với TABMIS.

(14) Bước 14- Kế toán trưởng

Kiểm tra và phê duyệt (các khoản thu NSNN, tạm thu, tạm giữ của cơ quan quản lý thu: KTT thực hiện ký kiểm soát trên Chương trình TCS.

(15) Bước 15- Kế toán viên

- Chạy giao diện TCS-TABMIS.

- In Bảng liệt kê chứng từ (S2-06/KB/TABMIS) của từng phân hệ theo mã nhân viên đã hạch toán trong ngày; đối chiếu số liệu giữa chứng từ với Bảng liệt kê chứng từ, ... tương tự như Điểm 5, Mục I, Chương II (Quy trình này).

- Chuyển Bảng liệt kê chứng từ kèm chứng từ kế toán cho KTV được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán để đối chiếu và đưa vào lưu trữ.

(16) Bước 16- KTV bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Thực hiện tương tự như Điểm 6, Mục I, Chương II (Quy trình này).

V. Quy trình thanh toán điện tử Liên kho bạc (Phụ lục số 06)

1. Thanh toán LKB đi (Kho bạc gửi lệnh - KB A)

1.1. Hạch toán kế toán

(1) Bước 1- Kế toán viên (KTV) phụ trách đơn vị

Khi nhận hồ sơ, chứng từ thanh toán từ khách hàng gửi đến, KTV quản lý tài khoản khách hàng (KTV phụ trách đơn vị) thực hiện:

- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, chứng từ giao dịch thanh toán của khách hàng theo hướng dẫn tại Điểm 1.1, 1.2, Mục I, Chương II (Quy trình này); trong đó lưu ý: đối chiếu, kiểm tra số dư tài khoản (số dư tài khoản tiền gửi, số dư tài khoản dự toán) của đơn vị.

- Ghi định khoản bút toán, xác định phân hệ hạch toán phù hợp (GL, AP).

- Nhập chứng từ vào hệ thống, trình KTT kiểm soát: tương tự như hướng dẫn tại Điểm 1.3, 1.4, Mục I, Chương II (Quy trình này).

(2) Bước 2- Kế toán trưởng

- KTT thực hiện tương tự như hướng dẫn tại Điểm 2, Mục I, Chương II (Quy trình này).

- Trường hợp hồ sơ, chứng từ của đơn vị hợp lệ, hợp pháp, đủ điều kiện thanh toán; thông tin hạch toán trên chương trình kế toán khớp đúng với thông tin ghi trên chứng từ giấy (định khoản kế toán, tên đơn vị hưởng, số tài khoản của đơn vị hưởng, tên ngân hàng nơi đơn vị hưởng mở tài khoản, …):

+ KTT ký chứng từ giấy và phê duyệt giao dịch thanh toán trên hệ thống.

+ Chuyển trả hồ sơ, chứng từ đã phê duyệt cho KTV.

- Trường hợp hồ sơ, chứng từ của đơn vị chưa đủ điều kiện thanh toán; thông tin hạch toán trên chương trình kế toán không phù hợp với thông tin trên chứng từ giấy, KTT chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho KTV đồng thời loại bỏ bút toán hạch toán trên chương trình kế toán.

(3) Bước 3- KTV phụ trách đơn vị

- Trường hợp hồ sơ, chứng từ của đơn vị sai, chưa đủ thủ tục thanh toán bị KTT từ chối phê duyệt: KTV chuyển trả lại hồ sơ, chứng từ cho khách hàng, khách hàng hoàn thiện lại hồ sơ, chứng từ gửi lại Kho bạc.

- Trình Giám đốc (hoặc người ủy quyền) ký duyệt đối với chứng từ đã được KTT ký chứng từ giấy và phê duyệt trên hệ thống.

(4) Bước 4- Giám đốc KBNN

- Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) kiểm tra các thông tin về tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ (kiểm soát chi theo quy định) và thực hiện ký kiểm soát trên chứng từ giấy.

- Trường hợp đơn vị KBNN thực hiện theo quy định riêng của Tổng Giám đốc KBNN: Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) phê duyệt chứng từ giấy đồng thời phê duyệt giao dịch thanh toán trên chương trình kế toán.

(5) Bước 5- KTV phụ trách đơn vị

- Nhận các chứng từ giấy sau khi có chữ ký của Giám đốc KBNN.

- Chuyển chứng từ giấy đã được Giám đốc phê duyệt đến Thanh toán viên (TTV) đối với chứng từ hạch toán trên phân hệ quản lý sổ cái (GL).

- Đối với chứng từ hạch toán trên phân hệ quản lý chi: KTV thực hiện áp thanh toán (TABMIS - AP), sau đó chuyển chứng từ đến Thanh toán viên.

(6) Bước 6- Thanh toán viên

Thanh toán viên (TTV) đệ trình yêu cầu Chương trình giao diện thanh toán điện tử Liên kho bạc TABMIS đầu ra của từng phân hệ, kết xuất dữ liệu sang Chương trình thanh toán.

1.2. Tại Chương trình thanh toán

(6) Bước 6- Thanh toán viên

- Sau khi kết xuất dữ liệu sang Chương trình thanh toán, TTV vào Chương trình TTĐT nhận Lệnh thanh toán theo từng phân hệ.

- Trường hợp chạy giao diện TABMIS - TTĐT không thành công (do lỗi hệ thống): TTV căn cứ chứng từ giấy đã được KTV hạch toán và Giám đốc phê duyệt để thực hiện lập Lệnh thanh toán thủ công trên Chương trình TTĐT.

- TTV chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của các Lệnh thanh toán (LTT) so với chứng từ giấy; nếu LTT sai: TTV hủy LTT và trả lại chứng từ giấy cho KTV xử lý.

- Nếu LTT đúng, trình KTT phê duyệt.

Lưu ý:

- Trường hợp đơn vị trả tiền thuộc khối an ninh, quốc phòng (đối với tài khoản chi ngân sách), TTV sửa lại tên chi tiết đơn vị trả tiền đúng theo chứng từ gốc của đơn vị

- Trường hợp tài khoản người nhận tiền là tài khoản thu NSNN (TK 7111), TTV cung cấp thông tin về mã đối tượng nộp thuế, trường hợp không có mã đối tượng nộp thuế thì cung cấp mã đối tượng nộp thuế đặc biệt (0000000017).

- Trường hợp tài khoản người nhận tiền là tài khoản thu NSNN (TK 7111) và thông tin nội dung kinh tế là là nội dung thu cho Hải quan thì bắt buộc phải cung cấp thêm 4 thông tin:

+ Mã đối tượng nộp thuế;

+ Số tờ khai hải quan;

+ Ngày kê khai;

+ Loại hình xuất nhập khẩu.

(7) Bước 7- Kế toán trưởng

- KTT thực hiện kiểm soát LTT và xử lý:

+ Nếu sai, trả lại LTT cho TTV.

+ Nếu đúng, ký chữ ký điện tử: dữ liệu được chuyển tự động về Trung tâm thanh toán tỉnh.

- Đối với Lệnh chuyển Có (LCC) giá trị cao, sau khi KTT kiểm soát, Lệnh thanh toán ở trạng thái đợi Giám đốc kiểm soát thanh toán: chứng từ giấy được chuyển cho Giám đốc.

- Chuyển toàn bộ chứng từ giấy cho TTV.

Lưu ý:

- Các trường hợp phải hủy lệnh thanh toán, thanh toán viên in Bảng kê các lệnh thanh toán hủy trên Chương trình thanh toán và thông báo cho KTV lập Phiếu điều chỉnh cho bút toán hủy trên chương trình kế toán; KTT căn cứ Bảng kê lệnh thanh toán hủy và Phiếu điều chỉnh để kiểm soát.

- Cuối ngày, các Lệnh thanh toán đã được lập nhưng chưa được truyền đi sẽ được giữ nguyên trạng thái, chuyển sang ngày hôm sau xử lý tiếp. Cuối tháng, các Lệnh thanh toán đi chưa kịp truyền đi trong tháng sẽ phải hủy bỏ, không được chuyển sang tháng sau (tháng kế tiếp).

(8) Bước 8- Giám đốc (đối với các LCC giá trị cao)

Đối với LCC giá trị cao, Giám đốc phải thực hiện kiểm soát thanh toán và ký chữ ký điện tử:

- Nếu sai, trả lại chứng từ cho KTT (để chuyển trả cho TTV).

- Nếu đúng, thực hiện kiểm soát thanh toán, ký chữ ký điện tử: dữ liệu được chuyển tự động về Trung tâm thanh toán.

2. Thanh toán LKB đến (Kho bạc nhận lệnh - KB B)

(9) Bước 9- Thanh toán viên

- TTV nhận và hoàn thiện Lệnh thanh toán đến; sau đó, lựa chọn hạch toán ban đầu theo một trong hai phương án: hạch toán đúng hoặc hạch toán chờ xử lý (TTV phải ghi rõ lý do chờ xử lý).

- Chọn phân hệ giao diện để hệ thống TTĐT giao diện đến (Chương trình TABMIS hoặc Chương trình quản lý thu - TCS); tuỳ từng nghiệp vụ cụ thể, TTV chọn phân hệ sổ cái (GL), phân hệ quản lý chi (AP) hoặc Chương trình TCS theo quy định.

- Trường hợp chạy giao diện không thành công: căn cứ chứng từ phục hồi, TTV nhập thủ công chứng từ vào các Hệ thống liên quan (TABMIS, TCS) và xử lý như chứng từ khác theo quy định nghiệp vụ hạch toán các phân hệ.

- In 02 liên chứng từ phục hồi và chuyển cho KTT.

(10) Bước 10 - Kế toán trưởng

- KTT kiểm tra, kiểm soát các yếu tố của lệnh thanh toán, quyết định các trường hợp hạch toán ban đầu của TTV:

+ Nếu TTV chọn phương án hạch toán phù hợp: kiểm soát, ký duyệt Lệnh thanh toán.

+ Nếu TTV chọn phương án hạch toán chưa phù hợp: chuyển lại dữ liệu để TTV hoàn thiện hoặc lựa chọn lại phương án hạch toán.

Lưu ý:

- Đối với lệnh thanh toán đến chuyển tiếp đi ngân hàng, sau khi kiểm soát thanh toán đúng, trên cơ sở mã ngân hàng B được KB A hạch toán:

+ KTT sử dụng chức năng kiểm soát chứng từ chuyển tiếp đi ngân hàng để kiểm soát theo phương thức thanh toán (bù trừ, tiền gửi...) mà KB B đang áp dụng.

+ Sau khi KTT lựa chọn và kiểm soát phương thức thanh toán, TTV in Ủy nhiệm chi chuyển tiếp làm chứng từ thanh toán với ngân hàng; các bút toán hạch toán kế toán liên quan được sinh ra hoặc phải nhập thủ công tùy thuộc vào khả năng hỗ trợ của ứng dụng giao diện thanh toán và kế toán.

- Đối với lệnh thanh toán đến chưa đủ thông tin đã hạch toán chờ xử lý hoặc phát hiện sai lầm sau khi đã kiểm soát hạch toán đúng (nếu có), kế toán phải lập chứng từ để điều chỉnh hoặc nhập mới, tạo lệnh trả lại như các lệnh thanh toán đi khác; đồng thời phải ghi rõ lý do điều chỉnh hoặc trả lại, số và ngày lập của lệnh bị trả lại.

- Các lệnh thanh toán đến trong ngày phải xử lý hết trước khi thực hiện kết thúc ngày theo quy định.

(11) Bước 11- Thanh toán viên

- Thực hiện chạy chương trình giao diện LKB đầu vào TABMIS - GL và LKB đầu vào TABMIS - AP.

- Thực hiện đối chiếu cuối ngày: sau khi nhận được bảng kê đối chiếu, TTV thực hiện thao tác đối chiếu thông qua chức năng đối chiếu của Chương trình thanh toán điện tử:

+ Nếu kết quả đối chiếu khớp đúng, TTV xác nhận đối chiếu hoàn thành, gửi kết quả đối chiếu lên T4; hết ngày giao dịch, TTV thực hiện kết thúc ngày.

+ Nếu phát hiện sai sót, chênh lệch, các đơn vị phải chủ động hoặc phối hợp với trung tâm thanh toán toàn quốc để có biện pháp xử lý kịp thời trong ngày theo các trường hợp chênh lệch; trường hợp không thể xử lý kịp vì lý do kỹ thuật phải lập biên bản, báo cáo về Trung tâm thanh toán toàn quốc để xử lý vào ngày hôm sau.

(12) Bước 12- Kế toán viên

a. Kế toán viên (tương ứng với TTV chạy giao diện)

- Thực hiện đối chiếu số liệu các tài khoản thanh toán LKB đến hàng ngày, hàng tháng nhằm đảm bảo:

+ Tổng số tiền trên các Lệnh thanh toán nội tỉnh, ngoại tỉnh đến, chi tiết LCN, LCC trên các Bảng kê khớp đúng với phát sinh trên sổ chi tiết của các TK LKB đến nội tỉnh, ngoại tỉnh, chi tiết LCN, LCC tương ứng.

+ Trường hợp có chênh lệch giữa kế toán và thanh toán cần tìm nguyên nhân, xử lý kịp thời hoặc có thuyết minh cụ thể.

+ Trình KTT ký xác nhận trên các Bảng kê thanh toán, sổ chi tiết LKB và lưu vào tập chứng từ ngày theo quy định.

- In Bảng liệt kê chứng từ (S2-06/KB/TABMIS) của từng phân hệ theo mã nhân viên đã hạch toán trong ngày; đối chiếu số liệu giữa chứng từ với Bảng liệt kê chứng từ, ... tương tự như Điểm 5, Mục I, Chương II (Quy trình này).

- Chuyển Bảng liệt kê chứng từ kèm chứng từ kế toán cho KTV được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán để đối chiếu và đưa vào lưu trữ.

b. Kế toán viên phụ trách đơn vị

- In Bảng liệt kê chứng từ (S2-06/KB/TABMIS) của từng phân hệ theo mã nhân viên đã hạch toán trong ngày; đối chiếu số liệu giữa chứng từ với Bảng liệt kê chứng từ, ... tương tự như Điểm 5, Mục I, Chương II (Quy trình này).

- Chuyển Bảng liệt kê chứng từ kèm chứng từ kế toán cho KTV được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán để đối chiếu và đưa vào lưu trữ.

(13) Bước 13- KTV bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Thực hiện tương tự như Điểm 6, Mục I, Chương II (Quy trình này).

VI. Quy trình nghiệp vụ thu NSNN

1. Trường hợp thu trực tiếp tại KBNN (Phụ lục số 07)

1.1. Bước 1- Kế toán viên

1.1.1. Căn cứ Bảng kê nộp thuế (Mẫu số 01/BKNT ban hành theo Thông tư số 85/2011/TT-BTC ngày 17/06/2011 của Bộ Tài chính), Giấy nộp tiền vào NSNN, Giấy rút vốn đầu tư (trường hợp khấu trừ thuế giá trị gia tăng cho các công trình XDCB),... , KTV thực hiện:

- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của Bảng kê nộp thuế, chứng từ kế toán (tên đơn vị nộp, mã Chương, số tiền bằng số, số tiền bằng chữ, ...).

- Nhập thông tin trên Bảng kê nộp thuế, Giấy nộp tiền vào NSNN, Giấy rút vốn đầu tư, ... vào Chương trình TCS để truy nhập dữ liệu về người nộp thuế (NNT), kiểm tra các yếu tố trên chứng từ: mã số thuế, tên người nộp, ...

- In 02 liên Giấy nộp tiền vào NSNN; ký tên vào các liên chứng từ và xử lý:

+ Chuyển các liên chứng từ thu bằng tiền mặt cho Thủ quỹ để thu tiền (trường hợp NNT nộp tiền mặt).

+ Chuyển các liên chứng từ cho KTT ký (trường hợp NNT trích tài khoản tiền gửi, tài khoản tạm thu, tạm giữ hoặc rút dự toán ngân sách, …để nộp thu NSNN).

1.1.2. Nhận chứng từ báo Có từ ngân hàng chuyển về, KTV thực hiện:

- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và hạch toán tại Chương trình TCS theo quy định.

- Trình KTT ký trên chứng từ giấy và trên máy tính.

1.2. Bước 2- Thủ quỹ

- Kiểm tra các yếu tố số tiền bằng số, số tiền bằng chữ trên chứng từ, nếu khớp đúng thì yêu cầu NNT lập Bảng kê tiền nộp và thu tiền của NNT; ký tên và đóng dấu “ĐÃ THU TIỀN” lên các liên chứng từ.

- Trả NNT 01 liên Giấy nộp tiền vào NSNN.

- Chuyển 01 liên Giấy nộp tiền vào NSNN cho phòng (bộ phận) KTNN theo đường nội bộ.

(Trường hợp Thủ quỹ nhận Bảng kê nộp thuế từ người nộp: thủ quỹ thực hiện tương tự như KTV tại Tiết 1.1.1 nêu trên).

1.3. Bước 3- Kế toán viên

- Nhận các liên chứng từ do Thủ quỹ chuyển trả theo đường nội bộ.

- Trình KTT ký trên chứng từ giấy và trên máy tính.

Lưu ý:

Đối với chứng từ thu bằng tiền mặt, nếu NNT cần chữ ký của KTT trên chứng từ thì Thủ quỹ chuyển toàn bộ chứng từ cho KTV để trình KTT ký tên, phối hợp để đóng dấu “KẾ TOÁN” và trả lại 01 liên cho NNT.

1.4. Bước 4- Kế toán trưởng

- Căn cứ Bảng kê nộp thuế, Giấy rút vốn đầu tư, ... của NNT, đơn vị, khách hàng, KTT kiểm tra các yếu tố trên chứng từ và bút toán nhập trên máy tính, nếu chứng từ hợp lệ, hợp pháp và khớp đúng giữa chứng từ giấy và máy tính thì ký duyệt.

- Nếu không phù hợp thì chuyển trả KTV để huỷ bỏ, bổ sung hoặc sửa lại (tuỳ từng trường hợp cụ thể).

Lưu ý:

Các khoản thu NSNN bằng tiền mặt tại các điểm thu thuộc KBNN: KTT chỉ ký trên Bảng kê giấy nộp tiền vào NSNN, không phải ký trên Giấy nộp tiền vào NSNN.

1.5. Bước 5- Kế toán viên

- Nhận lại các liên chứng từ do KTT chuyển đến; tuỳ từng trường hợp cụ thể, KTV có thể huỷ bỏ và nhập mới hoặc sửa các thông tin đã nhập trên máy tính và trình lại KTT.

- In 01 liên Liệt kê chứng từ TCS-TT (Mẫu số S2-07/KB/TCS ban hành kèm theo Thông tư số 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013 của Bộ Tài chính) và đối chiếu khớp đúng với chứng từ kế toán.

- Chạy Chương trình TCS giao diện sang TABMIS - GL.

- Chuyển cho KTT kiểm soát Liệt kê chứng từ TCS-TT kèm các chứng từ liên quan.

1.6. Bước 6- Kế toán trưởng

- KTT kiểm tra, nếu phù hợp thì ký vào Liệt kê chứng từ TCS-TT.

- Sau khi khoá sổ cuối ngày, dữ liệu thu NSNN sẽ được truyền về cơ quan thu tương ứng.

(Trường hợp sử dụng chữ ký số, Bảng kê chứng từ nộp ngân sách sẽ được truyền sang cơ quan thu).

1.7. Bước 7- Kế toán viên

- In Bảng liệt kê chứng từ (S2-06/KB/TABMIS) của từng phân hệ theo mã nhân viên đã hạch toán trong ngày.

- Đối chiếu số liệu giữa Liệt kê chứng từ TCS-TT với Bảng liệt kê chứng từ đảm bảo đầy đủ, chính xác, trường hợp phát hiện sai sót phải điều chỉnh kịp thời.

- Tách 01 liên chứng từ báo Nợ gửi người nộp thuế (trường hợp nộp thu NSNN bằng chuyển khoản).

- Chuyển Bảng liệt kê chứng từ kèm chứng từ kế toán, Liệt kê chứng từ TCS-TT, ... cho KTV được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

1.8. Bước 8- KTV bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Thực hiện tương tự như Điểm 6, Mục I, Chương II (Quy trình này).

2. Trường hợp thu qua uỷ nhiệm thu NSNN với ngân hàng thương mại (Phụ lục số 08)

2.1. Bước 1- Kế toán viên

- Căn cứ dữ liệu thu NSNN từ NHTM truyền về, KTV vào Chương trình TCS nhận số thu NSNN; đồng thời kiểm tra các yếu tố, nội dung các khoản thu và MLNSNN và xử lý theo hướng dẫn tại Điểm 2, Mục VI, Chương I (Quy trình này).

- Căn cứ Bảng kê giấy nộp tiền vào NSNN (Mẫu số C1-06/NS ban hành kèm theo Thông tư 85) từ ngân hàng thương mại chuyển về, KTV đối chiếu số liệu với chứng từ đã hạch toán tại Chương trình TCS.

- Trình KTT ký duyệt.

2.2. Bước 2- Kế toán trưởng

- Kiểm tra, ký các bút toán và Bảng kê giấy nộp tiền vào NSNN.

- Trường hợp phát hiện KTV hạch toán chưa đúng thì chuyển trả KTV hoàn thiện lại.

2.3. Bước 3- Kế toán viên

- Nhận lại các liên chứng từ do KTT chuyển đến; hoàn thiện lại các chứng từ do KTT chuyển trả và trình KTT (nếu có).

- In 01 liên Liệt kê chứng từ TCS-TT (Mẫu số S2-07/KB/TCS ban hành kèm theo Thông tư số 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013 của Bộ Tài chính), kiểm tra và ký tên.

- Chạy Chương trình TCS giao diện sang TABMIS - GL.

- Chuyển cho KTT kiểm soát Liệt kê chứng từ TCS-TT kèm Bảng kê giấy nộp tiền vào NSNN.

2.4. Bước 4- Kế toán trưởng

- KTT kiểm tra, nếu phù hợp thì ký vào Liệt kê chứng từ TCS-TT.

- Sau khi khoá sổ cuối ngày, dữ liệu thu NSNN sẽ được truyền về cơ quan thu tương ứng.

2.5. Bước 5- Kế toán viên

- In Bảng liệt kê chứng từ (S2-06/KB/TABMIS) của từng phân hệ theo mã nhân viên đã hạch toán trong ngày.

- Đối chiếu số liệu giữa Liệt kê chứng từ TCS-TT với Bảng liệt kê chứng từ đảm bảo đầy đủ, chính xác, trường hợp phát hiện sai sót phải điều chỉnh kịp thời.

- Chuyển Bảng liệt kê chứng từ kèm chứng từ kế toán, Liệt kê chứng từ TCS-TT, ... cho KTV được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

2.6. Bước 6- KTV bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Thực hiện tương tự như Điểm 6, Mục I, Chương II (Quy trình này).

3. Trường hợp thu qua tài khoản chuyên thu tại ngân hàng thương mại (Phụ lục số 09)

3.1. Bước 1- Kế toán viên

- Căn cứ dữ liệu thu NSNN từ NHTM truyền về, KTV vào Chương trình TCS nhận số thu NSNN; đồng thời kiểm tra các yếu tố, nội dung các khoản thu và MLNSNN và xử lý theo hướng dẫn tại Điểm 2, Mục VI, Chương I (Quy trình này).

- Căn cứ Bảng kê giấy nộp tiền vào NSNN (Mẫu số 02 ban hành kèm theo Công văn số 2277/KBNN-THPC ngày 15/07/2012 của KBNN) từ ngân hàng thương mại chuyển về, KTV đối chiếu số liệu với chứng từ đã hạch toán tại Chương trình TCS.

- Trình KTT ký duyệt.

3.2. Bước 2- Kế toán trưởng

- Kiểm tra, ký các bút toán và Bảng kê giấy nộp tiền vào NSNN.

- Trường hợp phát hiện KTV hạch toán chưa đúng thì chuyển trả KTV hoàn thiện lại.

3.3. Bước 3- Kế toán viên

- Nhận lại các liên chứng từ do KTT chuyển đến (tuỳ từng trường hợp cụ thể, KTV có thể huỷ bỏ và nhập mới hoặc sửa các thông tin đã nhập trên máy tính và trình KTT).

- In 01 liên Liệt kê chứng từ TCS-TT (Mẫu số S2-07/KB/TCS ban hành kèm theo Thông tư số 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013 của Bộ Tài chính), kiểm tra và ký tên.

- Chạy Chương trình TCS giao diện sang TABMIS - GL.

- Chuyển cho KTT kiểm soát Liệt kê chứng từ TCS-TT kèm Bảng kê giấy nộp tiền vào NSNN.

- Cuối ngày, căn cứ Giấy báo Có của Ngân hàng nhà nước về số thu NSNN do Ngân hàng thương mại, nơi KBNN mở TKTG chuyên thu chuyển về, KTV hạch toán tại phân hệ Sổ cái (GL) theo quy định hiện hành (Nợ TK tiền gửi ngân hàng hoặc TK thanh toán bù trừ/Có TK tiền gửi chuyên thu), đồng thời chuyển chứng từ cho KTT phê duyệt.

Lưu ý:

Trường hợp NHTM đã lập chứng từ chuyển số thu NSNN về Ngân hàng nhà nước (NHNN), nhưng vì lý do bất khả kháng không thể truyền dữ liệu hoặc không truyền đủ dữ liệu thu NSNN sang KBNN, kế toán phản ánh vào bên Có TK 3999 - Phải trả khác (Chi tiết NHTM); đồng thời theo dõi, đối chiếu số liệu với NHTM nhằm đảm bảo số liệu thu của ngày hôm trước được truyền về Kho bạc vào ngày làm việc tiếp theo.

3.4. Bước 4- Kế toán trưởng

- KTT kiểm tra, nếu phù hợp thì ký vào chứng từ báo Có từ NHNN chuyển về; nếu chưa phù hợp thì chuyển KTV sửa lại.

- KTT kiểm tra, nếu phù hợp thì ký vào Liệt kê chứng từ TCS-TT.

- Sau khi khoá sổ cuối ngày, dữ liệu thu NSNN sẽ được truyền về cơ quan thu tương ứng.

3.5. Bước 5- Kế toán viên

- Huỷ bỏ và nhập mới hoặc sửa các thông tin đã nhập trên máy tính chứng từ báo Có từ NHNN chuyển về và trình KTT.

- In Bảng liệt kê chứng từ (S2-06/KB/TABMIS) của từng phân hệ theo mã nhân viên đã hạch toán trong ngày.

- Đối chiếu số liệu giữa Liệt kê chứng từ TCS-TT với Bảng liệt kê chứng từ đảm bảo đầy đủ, chính xác, trường hợp phát hiện sai sót phải điều chỉnh kịp thời.

- Chuyển Bảng liệt kê chứng từ kèm chứng từ kế toán, Liệt kê chứng từ TCS-TT, ... cho KTV được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

- Đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết TKTG chuyên thu của KBNN mở tại KBNN với số liệu trên sổ chi tiết TKTG do NHTM gửi đến theo hướng dẫn tại Điểm 3.1, Mục 3, Công văn số 1657/KBNN-KTNN ngày 09/09/2011 hướng dẫn mở và sử dụng TKTG chuyên thu tại các NHTM của KBNN.

- Chuyển Bảng liệt kê chứng từ kèm chứng từ kế toán, Bảng kê chứng từ nộp ngân sách, ... cho KTV được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

3.6. Bước 6- KTV bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Thực hiện tương tự như Điểm 6, Mục I, Chương II (Quy trình này).

4. Về việc lập Bảng kê chứng từ nộp ngân sách

4.1. Trường hợp chưa sử dụng chữ ký số

Cuối ngày, sau khoá sổ Chương trình TCS, KTV in 02 liên Bảng kê chứng từ nộp ngân sách (Mẫu số 04/BK-CTNNS ban hành kèm theo Thông tư số 85/2011/TT-BTC ngày 17/06/2011 của Bộ Tài chính), ký tên và trình KTT:

- KTT kiểm tra và ký vào 02 Bảng kê chứng từ nộp ngân sách.

- Phối hợp để đóng dấu “KẾ TOÁN” lên Bảng kê chứng từ nộp ngân sách và xử lý:

+ 01 liên gửi cơ quan thu trực tiếp quản lý NNT.

+ 01 liên lưu tại KBNN và đóng vào tập chứng từ hàng ngày.

4.2. Trường hợp đã sử dụng chữ ký số

- KTV không phải lập và gửi Bảng kê chứng từ nộp ngân sách cho cơ quan thu.

- Trường hợp cơ quan thu không nhận được Bảng kê chứng từ nộp ngân sách (kết quả truyền nhận không thành công, lỗi hệ thống, ...), KTV in 02 liên Bảng kê chứng từ nộp ngân sách và thực hiện tương tự như Tiết 4.1 nêu trên.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Giám đốc Sở Giao dịch - KBNN, Thủ trưởng các đơn vị KBNN có trách nhiệm tổ chức, quán triệt sự cần thiết, nội dung và các bước thực hiện của quy trình nghiệp vụ kế toán nhà nước trong điều kiện triển khai TABMIS; Chánh văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế toán Nhà nước có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức thực hiện, triển khai và tổ chức kiểm tra việc thực hiện Quy trình này.

2. Sở Giao dịch - KBNN, KBNN tỉnh, thành phố có trách nhiệm tổ chức thực hiện, tiến hành các biện pháp chấn chỉnh, xử lý kịp thời các sai sót phát hiện được trong quá trình thực hiện Quy trình; phản ánh kịp thời các khó khăn, vướng mắc về KBNN (Vụ KTNN) để nghiên cứu, sửa đổi và bổ sung.

3. Các văn bản của Bộ Tài chính và KBNN được trích dẫn hoặc có các nội dung liên quan được nêu tại Quyết định này, nếu được bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế bằng văn bản mới thì sẽ được thực hiện theo văn bản mới.

4. Việc sửa đổi, bổ sung các quy định trong Quy trình này do Tổng Giám đốc KBNN quyết định./.