Quyết định số 1352/2010/QĐ-UBND ngày 02/07/2010 Quy chế quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức đoàn thể trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC, CÁC TỔ CHỨC ĐOÀN THỂ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẮC KẠN

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC KẠN

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản QPPL của HĐND, UBND ngày 03/12/2004;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Xét đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 13/TTr-STT&TT ngày 21/6/2010,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức đoàn thể trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế quyết định số 939/2006/QĐ-UBND ngày 15 tháng 05 năm 2006 của UBND tỉnh Bắc Kạn về việc ban hành Quy chế về quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Bắc Kạn.

Điều 3. Các ông, bà: Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Thủ trưởng cơ quan Ban, ngành trong tỉnh, Chủ tịch UBND huyện, thị xã và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC, CÁC TỔ CHỨC ĐOÀN THỂ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẮC KẠN
(Kèm theo Quyết định số 1352/2010/QĐ-UBND ngày 02/7/2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định chi tiết về việc quản lý và sử dụng hệ thống Thư điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, các tổ chức đoàn thể tại tỉnh Bắc Kạn nhằm góp phần cải cách hành chính, giảm văn bản, giấy tờ, thực hiện tiết kiệm, hiệu quả trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước.

Điều 2. Đối tượng và phạm vi áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với tất cả các cơ quan, đơn vị Nhà nước, các tổ chức đoàn thể, cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Bắc Kạn tham gia khai thác, quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Bắc Kạn phục vụ mục đích công tác và giao dịch hành chính.

Điều 3. Hệ thống thư điện tử trong các cơ quan Nhà nước, các tổ chức đoàn thể tỉnh Bắc Kạn

Thư điện tử của cơ quan Nhà nước tỉnh Bắc Kạn, các tổ chức đoàn thể là phần mềm ứng dụng phục vụ cho công tác trao đổi thông tin trong cơ quan Nhà nước, các tổ chức đoàn thể nhằm giảm việc lưu hành các văn bản giấy tờ không cần thiết, mang lại hiệu quả cao trong công việc. Cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Bắc Kạn sử dụng hệ thống thư điện tử trong việc gửi, nhận thông tin dưới dạng thư tín qua mạng tin học, phục vụ công tác theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Các loại hộp thư điện tử:

- Hộp thư cá nhân: Là hộp thư dành cho cán bộ công chức, viên chức của các cơ quan đơn vị sở, ban, ngành, các tổ chức đoàn thể tỉnh Bắc Kạn.

- Hộp thư đơn vị: Là hộp thư sử dụng chung của các cơ quan đơn vị sở, ban, ngành, các tổ chức đoàn thể trong tỉnh Bắc Kạn.

- Danh bạ điện tử: Lưu trữ thông tin về tổ chức, cá nhân sử dụng hộp thư điện tử.

Chương II

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH BẮC KẠN

Điều 4. Thiết lập và vận hành hệ thống thư điện tử

1. Hệ thống thư điện tử được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của mạng tin học của tỉnh Bắc Kạn gồm Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông, mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng của tỉnh và mạng Internet. Hệ thống Thư điện tử tỉnh Bắc Kạn có địa chỉ tên miền là: http://mail.backan.gov.vn. Được sự đồng ‎ý của UBND tỉnh Bắc Kạn, riêng Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bắc Kạn được sử dụng hệ thống hộp thư điện tử theo hệ thống tên miền http://mail.backan.edu.vn.

Các địa chỉ truy nhập có dạng: tên-đăng-nhập @backan.gov.vn và được chia thành hai loại:

a) Hộp thư điện tử dành cho các cơ quan đơn vị sở, ban, ngành, các tổ chức đoàn thể tỉnh Bắc Kạn: là loại hộp thư đặc biệt dành cho cơ quan Nhà nước được lập ra nhằm trao đổi công tác giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương và tổ chức, cá nhân với nhau. Hộp thư điện tử dành cho cơ quan Nhà nước và các huyện, thị xã được đặt tên theo quy định: Các cơ quan, đơn vị sử dụng từ viết tắt để đặt tên: Các địa phương cấp huyện, thị xã sử dụng nguyên tên gọi (chi tiết kèm theo Phụ lục). Đối với hộp thư điện tử của các địa phương cấp xã phường, thị trấn thì được đặt tên theo quy định: <tên của địa phương viết liền>.<tên hộp thư của địa phương cấp huyện trực thuộc>. Ví dụ: xã Dương Quang thuộc thị xã Bắc Kạn có địa chỉ thư điện tử là duongquang.tx@backan.gov.vn.

Các phòng, ban chức năng, đơn vị trực thuộc các cơ quan Nhà nước có nhu cầu sử dụng hộp thư điện tử thì được đặt tên theo quy định: <tên đơn vị viết tắt>.<tên hộp thư của cơ quan, đơn vị, địa phương>. Ví dụ: phòng Công nghệ thông tin thuộc Sở Thông tin và Truyền thông sẽ được đặt tên là: phongcn.tt@backan.gov.vn

b) Hộp thư điện tử dành cho cá nhân (dùng cho cán bộ, công chức, viên chức). Tùy vào yêu cầu công tác của cơ quan, đơn vị và địa phương, hộp thư điện tử danh cho cá nhân được đặt tên theo một trong hai cách:

- <Tên> + <viết tắt của họ và tên đệm>

- <Tên> + <viết tắt của họ và tên đệm>. <tên hộp thư của cơ quan, đơn vị, địa phương đang công tác.

Ví dụ: Nguyễn Văn Anh thuộc Sở Thông tin và Truyền thông sẽ được đặt tên là: anhnv.tt@backan.gov.vn

Trong trường hợp tên hộp thư điện tử cá nhân bị trùng thì sẽ do Sở Thông tin và Truyền thông thay đổi trên cơ sở đề nghị của thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương nhằm đảm bảo tính dễ nhớ, dễ hiểu của tên hộp thư điện tử cá nhân.

2. Hệ thống thư điện tử sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn: TCVN 6909:2001 (Unicode) để thể hiện các nội dung trao đổi trong hệ thống thư điện tử.

3. Tần suất kiểm tra, trả lời thư điện tử tại hộp thư điện tử cơ quan, hộp thư điện tử cá nhân tối thiểu 02 lần/ngày.

Điều 5. Trách nhiệm của đơn vị quản lý vận hành hệ thống thư điện tử

1. Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị quản lý hệ thống Thư điện tử có nhiệm vụ:

a) Là đơn vị đầu mối và chịu trách nhiệm quản lý, xây dựng, duy trì thông suốt trong quá trình quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử.

b) Thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước hệ thống thư điện tử hoạt động theo đúng quy định của nhà nước hiện hành.

c) Nghiên cứu và từng bước ứng dụng chữ ký điện tử và chứng thực chữ ký điện tử vào việc gửi nhận văn bản trên môi trường mạng thay cho văn bản giấy tờ thông thường.

d) Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị và địa phương của tỉnh Bắc Kạn khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử.

2. Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông - Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị trực tiếp vận hành hệ thống thư điện tử chịu trách nhiệm:

a) Thiết lập, quản lý, khai báo, cập nhật thay đổi danh bạ thư điện tử tỉnh Bắc Kạn; công bố danh bạ thư điện tử của các cơ quan, đơn vị, địa phương, cán bộ, công chức, viên chức trên cổng thông tin điện tử của tỉnh sau khi được thiết lập;

b) Thực hiện chức năng quản trị, bảo đảm các điều kiện kỹ thuật, kịp thời phát hiện, xử lý, khắc phục các sự cố để hệ thống thư điện tử vận hành thông suốt, liên tục;

c) Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư điện tử theo chế độ mật, quản lý quyền truy nhập của các cơ quan, đơn vị, địa phương, cán bộ, công chức, viên chức sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh;

d) Phòng chống virus tin học đối với hệ thống thư điện tử;

e) Thực hiện chế độ lưu trữ dự phòng dữ liệu hệ thống thư điện tử;

f) Trực tiếp thực hiện khai báo, cập nhật danh bạ thư điện tử;

g) Ban hành hướng dẫn kỹ thuật việc sử dụng thư điện tử;

h) Hỗ trợ kỹ thuật cho các tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng thư điện tử.

Điều 6. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, các tổ chức Đoàn thể quản lý và sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh

1. Tổ chức đăng ký, quản lý và sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan và lập danh sách yêu cầu khởi tạo hộp thư của cán bộ, công chức, viên chức mới được tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm: hoặc yêu cầu hủy bỏ, thay đổi thông tin liên quan đến hộp thư điện tử cán bộ, công chức, viên chức thôi công tác hoặc chuyển công tác sang cơ quan, đơn vị, địa phương khác thuộc tỉnh Bắc Kạn gửi về đơn vị quản lý trực tiếp (UBND huyện, thị xã, các sở, ban, ngành, các tổ chức đoàn thể) để tổng hợp và gửi về Sở Thông tin và Truyền thông thiết lập, thay đổi, hủy bỏ, được cập nhật vào danh bạ thư điện tử của tỉnh theo quy định. Các đơn vị thông báo việc thay đổi của cá nhân trong đơn vị, địa phương thuộc quyền quản lý để đưa vào sử dụng trong giao dịch công tác chuyên môn.

2. Định kỳ 6 tháng một lần các đơn vị trực thuộc báo cáo kết quả với đơn vị quản lý trực tiếp như sau:

- Các xã, phường, thị trấn và các đơn vị trực thuộc huyện thị xã báo cáo UBND huyện thị xã,

- Các đơn vị trực thuộc các sở, ban, ngành, các tổ chức Đoàn thể báo cáo lãnh đạo sở, ban, ngành và tổ chức đoàn thể trực tiếp quản lý.

- Các sở ban ngành, các tổ chức đoàn thể, các huyện, thị xã tổng hợp và gửi báo cáo UBND tỉnh kết quả thực hiện Quy chế này (qua Sở Thông tin và Truyền thông).

Điều 7. Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử đơn vị

1. Hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị do thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho một hoặc một số người trong đơn vị sử dụng.

2. Hàng ngày, trong phạm vi nội bộ từng đơn vị, Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm xem xét, xử lý thông tin nhận được qua hộp thư điện tử đơn vị.

3. Khi thay đổi vị trí công tác, Thủ trưởng đơn vị cũ có trách nhiệm bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư điện tử đơn vị cho Thủ trưởng đơn vị mới.

4. Thủ trưởng các cơ quan đơn vị trên địa bàn tỉnh sử dụng hộp thư điện tử phải xây dựng quy chế và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư điện tử của đơn vị, phải coi đó là mệnh lệnh hành chính của cấp trên.

Điều 8. Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử cá nhân

Cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Bắc Kạn được cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm sau đây:

1. Không sử dụng các hộp thư điện tử cá nhân dạng khác để trao đổi công việc của cơ quan, đơn vị, địa phương trên môi trường mạng tin học.

2. Đổi mật khẩu ban đầu đã được Sở Thông tin và Truyền thông cung cấp nhằm bảo mật thông tin. Trường hợp quên mật khẩu phải báo ngay cho cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị, địa phương để được thay đổi mật khẩu.

3. Bảo vệ mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử của mình; không được cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu vào hệ thống thư điện tử cho người khác; quản lý, lưu trữ và chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử của mình gửi lên mạng.

4. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.

5. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác thông qua địa chỉ sử dụng của mình.

6. Trong trường hợp chuyển công tác sang cơ quan, đơn vị, địa phương khác thuộc tỉnh thì phải báo cáo cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị biết để thay đổi hộp thư điện tử cá nhân.

7. Khi gặp sự cố về hệ thống thư điện tử phải báo ngay cho cán bộ phụ trách về công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị, địa phương hoặc báo về Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông - Sở Thông tin và Truyền thông để kịp thời khắc phục, sửa chữa.

Điều 9. Quy định về việc gửi văn bản điện tử kèm theo văn bản giấy.

Cơ quan Nhà nước khi phát hành văn bản giấy gửi đến các cơ quan Nhà nước khác (trừ những văn bản mật) ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần “nơi nhận” và cung cấp địa chỉ có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử.

Điều 10. Thời gian ứng dụng hệ thống thư điện tử trong công việc.

Hệ thống thư điện tử của tỉnh Bắc Kạn được chính thức áp dụng trong công việc kể từ ngày 15/7/2010. Các cơ quan, cá nhân được cấp hộp thư điện tử trong Hệ thống thư điện tử của tỉnh phải sử dụng hộp thư điện tử này để gửi, nhận các loại văn bản được quy định tại Điều 9 của Quy chế này.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11. Tổ chức thực hiện

Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, các tổ chức Đoàn thể cấp tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức triển khai thực hiện; định kỳ 6 tháng báo cáo UBND tỉnh kết quả thực hiện.

Cán bộ, công chức, viên chức vi phạm Quy chế này phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.

Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có những vấn đề khó khăn vướng mắc, các đơn vị, địa phương phản ánh với Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, trình UBND tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./.