Quyết định số 66/2009/QĐ-UBND ngày 18/09/2009 Về Quy định công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Bình Dương (Văn bản hết hiệu lực)

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 66/2009/QĐ-UBND	Thủ Dầu Một, ngày 18 tháng 9 năm 2009

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH DƯƠNG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Căn cứ Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 525/TTr-SNV ngày 03 tháng 9 năm 2009,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Bình Dương.

Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký./.

 

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC Lê Thanh Cung

 

QUY ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH DƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 66/2009/QĐ-UBND ngày 18 tháng 9 năm 2009 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Quy định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Bình Dương, được áp dụng đối với tất cả các cơ quan, tổ chức nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây được gọi chung là cơ quan, tổ chức).

2. Công tác văn thư là toàn bộ các công việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Điều 2. Trách nhiệm đối với công tác văn thư

1. Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ huyện, thị xã và xã, phường, thị trấn, có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp quy định việc quản lý nhà nước tập trung thống nhất đối với công tác văn thư và phân bổ biên chế, đảm bảo về số lượng và chất lượng của đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư để các cơ quan, tổ chức hoạt động tốt.

2. Giám đốc các sở, ban, ngành, doanh nghiệp Nhà nước, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và xã, phường, thị trấn trong phạm vi quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin vào công tác văn thư.

3. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về công tác văn thư.

Chương II

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 3. Hình thức văn bản

Các hình thức ban hành văn bản trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức như sau:

1. Văn bản quy phạm pháp luật

- Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân là văn bản do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục do pháp luật quy định, trong đó có chứa đựng quy tắc xử sự chung, có hiệu lực trong phạm vi toàn tỉnh và được Nhà nước bảo đảm thực hiện bằng các biện pháp theo quy định của pháp luật.

- Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân gồm:

a) Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp;

b) Quyết định và chỉ thị của Ủy ban nhân dân các cấp.

2. Văn bản hành chính

Quyết định và chỉ thị (cá biệt), thông báo, báo cáo, chương trình, tờ trình, công văn, công điện, hợp đồng, biên bản, kế hoạch, phương án, đề án, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy phép, giấy đi đường, biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển.

3. Văn bản chuyên ngành

Các hình thức văn bản chuyên ngành của cơ quan, tổ chức đóng trên địa bàn tỉnh thực hiện thống nhất theo quy định hướng dẫn của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

4. Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.

Điều 4. Thể thức văn bản

Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Thể thức của văn bản chuyên ngành và văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thực hiện theo hướng dẫn của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành hoặc người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.

Điều 5. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004.

2. Việc soạn thảo văn bản hành chính và các văn bản khác được quy định như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị cấp dưới hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.

- Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp nội dung văn bản có liên quan đến nhiều cơ quan, tổ chức và cá nhân thì đề xuất thủ trưởng cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo văn bản gửi văn bản tham khảo lấy ý kiến đóng góp nghiên cứu để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.

c) Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

Trong trường hợp cần thiết phải sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt thì phải trình người có thẩm quyền duyệt văn bản xem xét, quyết định.

Điều 6. Đánh máy, nhân bản

1. Đánh máy văn bản đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06/5/2005.

2. Nhân bản phải đúng số lượng và thời gian quy định.

3. Tuyệt đối giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

Điều 7. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm độ chính xác của nội dung văn bản.

2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân các cấp và Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức của cơ quan, tổ chức được giao trách nhiệm giúp cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư, phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thật trình bày văn bản, thủ tục ban hành văn bản đúng theo quy định hiện hành.

Điều 8. Ký văn bản

1. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản ban hành của cơ quan, tổ chức và có thể giao cho cấp phó của mình ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực mà người đứng đầu cơ quan, tổ chức phân công phụ trách.

2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;

b) Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

3. Trường hợp đặc biệt người đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền một số văn bản thông thường. Việc giao ký thừa ủy quyền phải quy định bằng văn bản và thời gian cụ thể. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.

4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức hoặc trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức.

5. Khi ký văn bản không được ký bằng bút chì, mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai.

Điều 9. Bản sao văn bản

1. Hình thức sao văn bản gồm 3 loại: Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.

2. Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức bản sao: Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số và ký hiệu của bản sao; địa danh ngày, tháng, năm sao văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận văn bản được thực hiện đúng theo khoản 3 mục III Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005.

3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện đúng theo quy định của Điều này thì có giá trị pháp lý như bản chính.

4. Văn bản sao chụp cả dấu và chữ ký nhưng không thực hiện đúng quy định theo thể thức sao văn bản tại khoản 2 Điều này thì chỉ có giá trị tham khảo thông tin.

Chương III

QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ DẤU VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Mục 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 10. Tiếp nhận, quản lý văn bản đến

1. Văn bản đến, kể cả đơn, thư khiếu nại, tố cáo (sau đây gọi chung là văn bản đến) của cơ quan, tổ chức và cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức thì phải được văn thư tiếp nhận, đăng ký vào sổ sách hoặc nhập máy vi tính để lưu và quản lý thông tin.

2. Văn bản tiếp nhận từ các nguồn khác đều chuyển đến tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục bóc bì, vào sổ hoặc nhập máy vi tính, đóng dấu đến, đăng ký số cho văn bản đến. Văn bản đến không đăng ký tại văn thư, các cơ quan, tổ chức và cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

Điều 11. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn thư trình, chuyển văn bản đến cho Thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức hoặc cán bộ có thẩm quyền được phân công giải quyết.

2. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc sau khi đăng ký vào sổ phải trình và chuyển ngay cho người có thẩm quyền giải quyết.

Đối với văn bản có dấu chỉ độ mật, tối mật, tuyệt mật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản mật.

3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo tính chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.

Điều 12. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy nhiệm cho cấp phó của mình giải quyết những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cá nhân được chuyển giao văn bản đến căn cứ nội dung văn bản có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết theo thời gian được pháp luật quy định hoặc theo quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo với người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản quan trọng, khẩn, mật...;

b) Căn cứ vào nội dung văn bản đến phân bổ cho các đơn vị, cá nhân phụ trách giải quyết;

c) Theo dõi và đôn đốc giải quyết kịp thời văn bản đến.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 13. Trình tự quản lý văn bản đi

Văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi Quốc hiệu nước “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, số và ký hiệu văn bản, địa danh, ngày, tháng, năm, tên loại và trích yếu nội dung văn bản, thẩm quyền, chức vụ và chữ ký người có thẩm quyền ban hành văn bản, nơi nhận văn bản.

2. Văn thư có trách nhiệm vào sổ hoặc nhập máy vi tính đăng ký văn bản đi.

3. Văn thư đóng dấu cơ quan, tổ chức theo thẩm quyền người ký văn bản ban hành và đóng dấu khẩn, mật... nếu có.

4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Điều 14. Chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi phải chuyển phát nhanh trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày hôm sau. Việc chuyển phát văn bản phải thực hiện ký nhận giữa bên giao và bên nhận văn bản.

2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.

Điều 15. Lưu văn bản đi

1. Văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính, một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ.

2. Bản lưu văn bản đi tại cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự theo số đăng ký tại văn thư.

3. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải sử dụng mực in và loại giấy tốt.

Điều 16. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến

Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Mục 3. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Điều 17. Lập hồ sơ hiện hành

1. Nội dung lập hồ sơ hiện hành:

a) Mở hồ sơ;

b) Thu thập, cập nhật tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;

c) Kết thúc hồ sơ và biên mục hồ sơ.

2. Yêu cầu mỗi hồ sơ được lập:

a) Hồ sơ được lập phản ảnh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức;

b) Các tài liệu thu thập được đưa vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ nhau, phản ánh nội dung diễn biến của sự vụ, sự việc đúng trình tự vấn đề;

c) Tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều 18. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức

a) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức hàng năm phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này;

b) Trường hợp đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải báo cáo thủ trưởng cơ quan, tổ chức nếu được chấp thuận thì lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời gian giữ lại không quá hai năm;

c) Cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho lưu trữ cơ quan, tổ chức hoặc người kế nhiệm.

2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành

a) Tài liệu hành chính: sau 01 (một) năm, kể từ năm công việc liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì phải lập thủ tục giao nộp vào lưu trữ hiện hành;

b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau 01 (một) năm, kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

c) Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 3 (ba) tháng, kể từ khi công trình được quyết toán;

d) Tài liệu Phim điện ảnh, ảnh, mi-crô-phim; tài liệu băng ghi âm, ghi hình, tài liệu đĩa từ và tài liệu khác: sau 3 (ba) tháng, kể từ khi công việc kết thúc.

3. Thủ tục giao nộp

Cán bộ, công chức, viên chức hoặc đơn vị trong cơ quan, tổ chức khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành phải lập biên bản giao nhận tài liệu (kèm theo biên bản là mục lục hồ sơ hoặc mục lục tài liệu nộp lưu).

Điều 19. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.

2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn văn thư, cán bộ, công chức, viên chức và các đơn vị trực thuộc việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành cơ quan, tổ chức.

3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

4. Trong quá trình công tác cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ theo dõi, giải quyết công việc thì phải lập hồ sơ về công việc đó ghi nội dung cụ thể trên hồ sơ.

Điều 20. Nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 21. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư thực hiện theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 và bản Quy định này.

2. Con dấu của cơ quan, tổ chức do người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho công chức, viên chức văn thư giữ và đóng dấu tại phòng văn thư. Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm thực hiện các quy định sau:

a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;

c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

d) Không được đóng dấu khống chỉ.

3. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của Văn phòng hoặc của đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức được quy định như sau:

a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;

b) Văn bản do Văn phòng hoặc đơn vị trực thuộc ban hành thì trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu Văn phòng hay dấu của đơn vị trực thuộc đó.

Điều 22. Đóng dấu

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy định.

2. Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện như sau: dấu đóng lên trang đầu phụ lục và trùm lên tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của tiêu đề phụ lục.

4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý chuyên ngành.

Chương IV

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 23. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư

Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ các huyện, thị xã có trách nhiệm tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã ban hành các văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư theo quy định tại Điều 27, 28 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

Điều 24. Nhiệm vụ của văn thư cơ quan, tổ chức

1. Căn cứ vào khối lượng công việc của các cơ quan, tổ chức mà Thủ trưởng cơ quan, tổ chức thành lập phòng hay tổ văn thư hoặc bố trí người làm công tác văn thư.

2. Văn thư cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký văn bản đi, đến theo quy định tại Điều 10, 11, 13, 14 Quy định này.

3. Sắp xếp bảo quản và phục vụ việc nghiên cứu, sử dụng văn bản lưu tại cơ quan, tổ chức.

4. Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký văn bản đi, đến, làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức. Tiếp nhận dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét duyệt và ký ban hành.

Điều 25. Người được bố trí làm công tác văn thư phải đảm bảo đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch, bậc công chức, viên chức văn thư theo quy định pháp luật hiện hành.

Chương V

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

Điều 26. Khen thưởng

Cơ quan, tổ chức và cá nhân có thành tích trong công tác văn thư thì được khen thưởng theo quy định của pháp luật.

Điều 27. Xử lý vi phạm

Cơ quan, tổ chức và cá nhân vi phạm một trong các điều của Quy định này và các quy định khác về công tác văn thư thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 28. Giải quyết khiếu nại, tố cáo

1. Cơ quan, tổ chức và cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư;

2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo về công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 29. Trách nhiệm thi hành

1. Giám đốc Sở Nội vụ, Trưởng phòng Nội vụ các huyện, thị xã có trách nhiệm tổ chức, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư cho cơ quan, tổ chức thực hiện Quy định này.

2. Căn cứ Quy định này Giám đốc các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, Thủ trưởng các đơn vị trong tỉnh có trách nhiệm tổ chức thực hiện và xây dựng ban hành bản quy định công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức./.