Quyết định số 36/QĐ-BNV ngày 12/01/2009 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng Bộ

QUYẾT ĐỊNH

QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG BỘ

BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ

Căn cứ Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Căn cứ Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ và Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, 

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Vị trí và chức năng

1. Văn phòng Bộ là tổ chức của Bộ Nội vụ có chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng tổng hợp thông tin quản lý phục vụ chỉ đạo điều hành, điều phối chương trình làm việc của Lãnh đạo Bộ, các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ theo chương trình, kế hoạch công tác và theo chỉ đạo của Bộ trưởng; quản lý, tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, văn thư, lưu trữ, cung cấp thông tin cho báo chí, ngân sách, tài chính, kế toán, tài sản quản trị công sở của cơ quan Bộ Nội vụ.

2. Văn phòng Bộ có tư cách pháp nhân, có con dấu để giao dịch, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn

1. Tham mưu giúp Bộ trưởng công tác điều hành các hoạt động của Bộ; điều hoà, tổ chức phối hợp công tác giữa các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ; là đầu mối liên hệ giao dịch với các Bộ, ngành và địa phương. Thực hiện, đôn đốc và kiểm tra các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện Quy chế làm việc của Bộ.

2. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị xây dựng chương trình công tác của Bộ trình Bộ trưởng ban hành; giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác của Bộ;

3. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị xây dựng các báo cáo định kỳ về công tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện kế hoạch công tác của Bộ; xây dựng và tham gia xây dựng, góp ý vào các đề án, văn bản theo phân công của Bộ trưởng;

4. Giúp Bộ trưởng thực hiện chế độ thông tin báo cáo và các nhiệm vụ khác của thành viên Chính phủ theo quy định của Luật tổ chức Chính phủ và Quy chế làm việc của Chính phủ;

5. Thực hiện các nhiệm vụ thư ký giúp việc cho lãnh đạo Bộ:

a) Xây dựng chương trình, lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần của lãnh đạo Bộ;

b) Kiểm tra, xử lý hồ sơ, văn bản trình Lãnh đạo Bộ; thực hiện chức trách theo Quy trình ISO đã được Bộ trưởng ban hành;

c) Phối hợp chuẩn bị nội dung, chương trình, ghi biên bản các cuộc họp, giao ban, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ;

d) Phối hợp chuẩn bị các bài viết, trả lời phỏng vấn của các báo, đài, tạp chí, trả lời chất vấn của Đại biểu Quốc hội, kiến nghị của cử tri về những vấn đề thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ theo chỉ đạo của Bộ trưởng;

đ) Đề xuất và báo cáo lãnh đạo Bộ những vấn đề cần xử lý qua phản ánh của báo chí, dư luận xã hội liên quan đến Bộ, ngành.

6. Chủ trì, phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ làm thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng của Bộ. Tham mưu cho Lãnh đạo Bộ và Hội đồng Thi đua – Khen thưởng để cụ thể hóa chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước. Xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung phát động các phong trào thi đua trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ, ngành. Giúp Bộ trưởng quản lý thống nhất công tác thi đua, khen thưởng của cơ quan Bộ, ngành. Xây dựng và quản lý quỹ Thi đua, Khen thưởng theo quy định của pháp luật.

7. Thực hiện các nhiệm vụ văn thư, lưu trữ:

a) Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, phân phối, xử lý và theo dõi việc xử lý văn bản đến; kiểm tra về mặt thể thức, thủ tục ban hành các văn bản đi của Bộ;

b) Chuyển các văn bản quy phạm pháp luật do Bộ ban hành đến các cơ quan liên quan và cơ quan Công báo.

c) Thống kê, phân loại về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật;

d) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ;

đ) Sao, chụp văn bản, tài liệu phục vụ công tác chung của Bộ; cung cấp báo, tạp chí, bản tin phục vụ công tác của lãnh đạo Bộ và các đơn vị cơ quan Bộ; chủ trì biên tập và phát hành danh bạ điện thoại của Bộ, ngành Nội vụ;

e) Quản lý, sử dụng con dấu của Bộ và của Văn phòng Bộ theo quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của Bộ;

g) Tổ chức thực hiện lưu trữ, bảo mật các hồ sơ, tài liệu, văn bản đi, văn bản đến; quản lý và bảo quản an toàn kho lưu trữ, phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ theo đúng quy định của pháp luật;

h) Tổ chức biên tập xuất bản hàng năm các văn bản do Bộ ban hành phục vụ quản lý điều hành của Bộ, ngành.

8. Thực hiện công tác kế toán, tài vụ của cơ quan Bộ; đơn vị dự toán cấp III của Bộ:

a) Hướng dẫn các đơn vị trong cơ quan Bộ xây dựng dự toán thu chi các nhiệm vụ đặc thù, các dự án, đề án, chương trình mục tiêu, đoàn ra, đoàn vào, … của cơ quan Bộ theo quy định hiện hành;

b) Lập dự toán và tổng hợp dự toán thu chi ngân sách hàng năm của cơ quan Bộ; quản lý thu, chi các nguồn kinh phí thường xuyên, không thường xuyên theo quy định hiện hành của nhà nước và của Bộ;

c) Quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa, cải tạo trụ sở cơ quan Bộ được Bộ trưởng giao theo quy định của pháp luật;

d) Thực hiện quản lý chung trụ sở và tài sản của cơ quan Bộ. Giám sát, kiểm tra việc: mua sắm, tiếp nhận, cải tạo, duy tu, bảo dưỡng, mua mới, thay thế, sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên tài sản, phương tiện, trang thiết bị phục vụ hoạt động của cơ quan Bộ;

 đ) Tổ chức thực hiện việc kiểm kê tài sản theo định kỳ hàng năm, lập báo cáo kiểm kê theo quy định, gửi các cơ quan có liên quan. Tổ chức việc thanh lý, nhượng bán, điều chuyển tài sản, dụng cụ theo quy định của Nhà nước và của Bộ;

e) Tổ chức công tác kế toán theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn của Nhà nước;

g) Lập báo cáo quyết toán quý, năm theo chế độ quy định của Nhà nước gửi các cơ quan có liên quan.

h) Điều chỉnh sổ sách kế toán kịp thời sau khi có quyết định phê duyệt của Bộ trưởng;

i) Thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định của Pháp luật;

k) Bảo quản, lưu giữ hồ sơ tài liệu, báo cáo, sổ sách, chứng từ kế toán theo quy định hiện hành của Nhà nước.

9. Thực hiện chức trách chủ đầu tư theo quy định của pháp luật đối với những công trình được Bộ trưởng giao.

10. Thực hiện các nhiệm vụ quản trị công sở:

a) Trình lãnh đạo Bộ quyết định chủ trương, biện pháp hiện đại hoá công sở; tổ chức quản trị công sở, bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng; tổ chức cải tạo, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì trụ sở cơ quan Bộ;

b) Đảm bảo phương tiện đi công tác và các điều kiện làm việc của cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên trong cơ quan Bộ theo quy định của pháp luật;

c) Chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, lễ tân phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Bộ;

d) Thực hiện công tác y tế, vệ sinh, môi trường cơ quan;

đ) Phối hợp với Công đoàn cơ quan Bộ tổ chức ăn trưa cho cán bộ, công chức trong cơ quan Bộ theo Nghị quyết của Hội nghị cán bộ công chức, viên chức của Bộ;

e) Làm nhiệm vụ thường trực, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, thiên tai, bảo đảm trật tự, an toàn cơ quan.

11. Giúp Bộ trưởng trong việc tổ chức xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn phòng.

12. Chủ trì hoặc tham gia nghiên cứu khoa học và tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn về các lĩnh vực thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, của Bộ.

13. Quản lý công chức và người lao động của Văn phòng Bộ theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng.

14. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao.

Điều 3: Tổ chức và chế độ làm việc:

1. Lãnh đạo Văn phòng Bộ:

Văn phòng có Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng do Bộ trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo quy định của pháp luật.

a) Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được quy định tại Điều 2 và có các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau:

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về mọi mặt công tác của Văn phòng;

- Phân công nhiệm vụ, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của các Phó Chánh văn phòng, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và công chức trong Văn phòng;

- Quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể và quy chế làm việc của các Phòng thuộc Văn phòng Bộ; phối hợp quan hệ với hai Cơ quan đại diện của Bộ tại thành phố Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh để phục vụ lãnh đạo Bộ khi đi công tác và khi tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, tập huấn … của Bộ được tổ chức tại địa bàn các khu vực;

- Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ và Bộ trưởng; phối hợp với Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ duy trì, đôn đốc việc thực hiện Quy chế làm việc, Quy chế dân chủ và các Quy chế, quy định khác của Bộ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ;

- Giúp Bộ trưởng đôn đốc, tổng hợp việc phát ngôn, cung cấp thông tin cho báo chí theo Quy chế phát ngôn của Bộ và thực hiện việc phát ngôn khi Bộ trưởng giao;

- Là người phát ngôn thường xuyên của Bộ và Bộ trưởng, Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về độ chính xác của thông tin, tư liệu cung cấp cho các tổ chức, cá nhân và các phương tiện thông tin đại chúng;

- Yêu cầu các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ và ngành cung cấp các thông tin, số liệu, tài liệu phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ;

- Đề nghị lãnh đạo Bộ tạm hoãn hoặc điều chỉnh các cuộc họp của lãnh đạo Bộ nếu kiểm tra thấy việc chuẩn bị nội dung, tài liệu chưa đầy đủ, hoặc thành phần dự họp không đúng và đủ theo giấy triệu tập;

- Được phép trả lại văn bản của các cơ quan, đơn vị gửi đến Bộ khi kiểm tra thấy không đúng thủ tục hành chính; trả lại đơn vị chủ trì soạn thảo các văn bản không đúng thể thức kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản của Bộ;

- Theo uỷ quyền của Bộ trưởng được triệu tập và chủ trì cuộc họp, hội nghị với cơ quan, đơn vị liên quan để thống nhất ý giải quyết một số công việc trước khi báo cáo Bộ trưởng quyết định;

- Được tham gia góp ý kiến đối với dự thảo các đề án, văn bản do các cơ quan, đơn vị chủ trì xây dựng;

- Được uỷ quyền công bố, theo dõi, kiểm tra việc thi hành nội quy làm việc, các quy chế trong hoạt động của khối cơ quan Bộ;

- Hướng dẫn, theo dõi đôn đốc các cơ quan, đơn vị của Bộ, ngành thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin báo cáo và tổ chức khai thác thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Bộ trưởng;

- Ký thừa lệnh Bộ trưởng các báo cáo định kỳ hàng tháng gửi Văn phòng Chính phủ; ký các văn bản thông báo ý kiến chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ; được quyết định bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức và bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ thuộc Văn phòng Bộ theo phân cấp của Bộ trưởng;

- Ký hợp đồng theo quy định của pháp luật và chỉ đạo của Bộ trưởng. Riêng đối với các hợp đồng thực hiện trong các chương trình, đề án, đoàn ra, biên soạn chương trình, giáo trình… Chánh văn phòng chịu trách nhiệm về thủ tục thanh toán theo dự toán được phê duyệt; các đơn vị đề xuất ký hợp đồng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về nội dung, tổ chức nghiệm thu và kết quả công việc;

- Tổ chức thực hiện các quy chế của Bộ; quản lý công chức và tài sản được giao theo phân cấp của Bộ trưởng.

b) Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng và cán bộ, công chức Văn phòng Bộ được dự các hội nghị, các cuộc họp của Bộ và lãnh đạo Bộ theo quy chế làm việc của Bộ; các cuộc họp, hội nghị sơ kết, tổng kết của Vụ Tổ chức cán bộ các Bộ, ngành Trung ương và Sở Nội vụ các các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

c) Phó Chánh Văn phòng thực hiện nhiệm vụ chuyên môn và giúp Chánh Văn phòng phụ trách về một hoặc một số mặt công tác theo phân công của Chánh Văn phòng; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phân công;

d) Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng uỷ nhiệm quản lý, điều hành hoạt động của Văn phòng theo quy định.

2. Tổ chức của Văn phòng Bộ gồm:

- Phòng Tổng hợp - Thư ký;

- Phòng Thi đua - Khen thưởng;

- Phòng Hành chính - Văn thư - Lưu trữ; 

- Phòng Kế toán - Tài vụ;

- Phòng Quản trị;

- Phòng Bảo vệ;

- Đội xe.

Phòng, (phòng, đội gọi chung là phòng) có Trưởng phòng, một số Phó Trưởng phòng và các cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên. Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng do Bộ trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo quy định của pháp luật.

Trưởng phòng chịu trách nhiệm trực tiếp trước Chánh Văn phòng về tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Phòng và nhiệm vụ được Chánh Văn phòng giao. Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trực tiếp về lĩnh vực phụ trách và nhiệm vụ chuyên môn được phân công.

Công chức, viên chức, nhân viên thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn do Trưởng phòng hoặc Chánh Văn phòng phân công, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và Trưởng phòng về thực hiện những nhiệm vụ được phân công.

3. Chế độ làm việc của Văn phòng và Phòng:

a) Văn phòng tổ chức và hoạt động theo chế độ thủ trưởng. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về toàn bộ hoạt động của Văn phòng Bộ. Giúp việc cho Chánh Văn phòng, có các Phó Chánh Văn phòng;

b) Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phân công;

c) Trưởng phòng có trách nhiệm quản lý trực tiếp, điều hành về chuyên môn và hành chính đối với các công chức, viên chức, nhân viên trong phòng; Các văn bản của phòng phải có ý kiến của Trưởng phòng trước khi trình Lãnh đạo Văn phòng.

Điều 4. Hiệu lực và trách nhiệm thi hành

1. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 52/2003/QĐ-BNV ngày 26 tháng 8 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng Bộ.

2. Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Thủ trưởng và công chức có liên quan thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.