QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH TẠM THỜI VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ TỈNH QUẢNG NINH.

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg ngày 25/7/2001 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001 - 2005;

Xét đề nghị của Văn phòng Uỷ ban Nhân dân tỉnh - Cơ quan Thường trực Ban Điều hành Đề án Tin học hoá quản lý hành chính nhà nước tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định tạm thời về quản lý, sử dụng Hệ thống thư tín điện tử tỉnh trên Hệ thống mạng của tỉnh Quảng Ninh".

Điều 2. Giao Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo Trung tâm Tin học thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cấp, các ngành thực hiện quyết định này.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.

Các ông (bà) Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH TẠM THỜI

VỀ VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ TỈNH TRONG HỆ THỐNG MẠNG CỦA TỈNH QUẢNG NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số: /2006/QÐ-UBND ngày /10 /2006 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Quy định này áp dụng cho các đơn vị hành chính và cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh Quảng Ninh khi được cấp có thẩm quyền cho phép tham gia quản lý và sử dụng Hệ thống thư tín điện tử.

Điều 2. Hệ thống thư tín điện tử tỉnh Quảng Ninh (gọi tắt là Hệ thống thư tín điện tử) là thành phần của Hệ thống thông tin điện tử của tỉnh Quảng Ninh; là thành phần cơ bản của Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh được xây dựng trong Chương trình tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước tỉnh Quảng Ninh giai đoạn 2001-2005 (Đề án 112 tỉnh) nhằm phục vụ các Sở, Ban, ngành, Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố trực thuộc (gọi tắt là các đơn vị hành chính), các cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh sử dụng trao đổi thông tin dưới dạng thư tín điện tử qua mạng tin học diện rộng của tỉnh được kết nối với mạng diện rộng của Chính phủ (CPNet) và mạng Internet, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Sử dụng Hệ thống thư tín điện tử tỉnh Quảng Ninh góp phần thay đổi quy trình, phương pháp và lề lối làm việc tác phong công nghiệp của cán bộ công chức trong toàn tỉnh góp phần nâng cao năng suất lao động, đáp ứng yêu cầu phát triển theo hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Không sử dụng Hệ thống thư tín điện tử này để gửi nhận các loại văn bản, thông tin dữ liệu được xác định từ cấp độ mật trở lên.

Điều 3. Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống thư tín điện tử; Trung tâm Tin học thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh (gọi tắt là Trung tâm Tin học) chịu trách nhiệm về quản lý kỹ thuật Hệ thống thư tín điện tử và các dịch vụ cơ bản của Hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.

Chương II

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 4. Hệ thống thư tín điện tử được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật tin học của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh gồm: Trung tâm tích hợp dữ liệu, mạng diện rộng tỉnh, hệ thống mạng cục bộ (LAN) của các Sở, Ban, ngành, Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã thành phố thuộc tỉnh.

Hệ thống thư tín điện tử được đặt tên trên Hệ thống mạng của tỉnh có dạng là xxxx@quangninh.gov.vn và được phân thành hai loại:

+ Hộp thư cá nhân : mỗi cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh có 1 hộp thư cá nhân.

+ Hộp thư của đơn vị hành chính: là hộp thư điện tử cấp cho mỗi một đơn vị hành chính trong tỉnh.

Mọi thông tin về các đơn vị, cá nhân khi đăng ký sử dụng Hệ thống thư tín điện tử được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại hệ thống của Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh - gọi là Danh bạ hộp thư điện tử tỉnh Quảng Ninh (gọi tắt là Danh bạ hộp thư điện tử).

Chương III

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỘP THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 5. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan đến Hệ thống thư tín điện tử.

5.1. Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm quản lý Hệ thống thư tín điện tử; cho phép đăng nhập, tạo mới, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư điện tử trong Danh bạ hộp thư điện tử. Cụ thể :

+ Chỉ đạo Trung tâm Tin học -Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện việc quản lý kỹ thuật, các tác nghiệp quản lý và thiết lập chế độ lưu trữ thông tin, hệ thống phòng chống Virus tin học, ngăn chặn các thư rác đối với Hệ thống thư tín điện tử đảm bảo hoạt động thông suốt liên tục (24/24), ổn định, an toàn bảo mật thông tin.

+ Chỉ đạo Trung tâm Tin học tổ chức hướng dẫn các đơn vị hành chính, các cán bộ, công chức, viên chức khai thác, sử dụng Hệ thống thư tín điện tử đúng quy trình, đúng mục đích. Xây dựng và thực hiện kế hoạch tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức của các đơn vị hành chính để khai thác, sử dụng Hệ thống thư tín điện tử.

+ Chỉ đạo Trung tâm Tin học hàng năm lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, bảo trì và phát triển hệ thống thư tín điện tử trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt và tổ chức thực hiện.

5.2. Sở Nội vụ.

Sở Nội vụ có trách nhiệm cung cấp các văn bản liên quan đến việc thay đổi tổ chức bộ máy của các đơn vị hành chính (các văn bản thành lập mới, sát nhập, giải thể tổ chức, đơn vị, tuyển dụng, thuyên chuyển cán bộ, công chức, viên chức) cho Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh để phục vụ công tác quản lý Hệ thống thư tín điện tử.

5.3. Các Sở, Ban, ngành, Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố..

Khi có sự bổ sung, loại bỏ, thay đổi thông tin liên quan công tác tổ chức, cá nhân tham gia Hệ thống thư tín điện tử thì các đơn vị hành chính phải có thông báo bằng văn bản cho Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh để phục vụ công tác quản lý Hệ thống thư tín điện tử. Cụ thể áp dụng tại các trường hợp sau:

- Trường hợp thành lập mới, chia tách, sát nhập và giải thể tổ chức: Sau khi có văn bản quyết định của cấp có thẩm quyền về việc thành lập mới, chia tách, sát nhập và giải thể tổ chức tại các đơn vị hành chính.

- Trường hợp tuyển mới, thay đổi vị trí công tác, hoặc đình chỉ công tác đối với cán bộ, công chức, viên chức: Sau khi có văn bản của cấp có thẩm quyền về việc cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị được tuyển mới, thay đổi vị trí công tác, hoặc đình chỉ công tác.

- Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác ra ngoài bộ máy quản lý về tổ chức cán bộ của tỉnh, hoặc nghỉ hưu, hoặc mất,...: Sau khi có văn bản của cấp có thẩm quyền về việc cán bộ, công chức, viên chức chuyển ra ngoài bộ máy quản lý, nghỉ hưu, hoặc mất...

Điều 6. Trung tâm Tin học.

Trung tâm tin học - Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như sau:

6.1. Quản trị Danh bạ hộp thư điện tử.

6.2. Cấp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức của các đơn vị hành chính một hộp thư điện tử và mật khẩu sử dụng theo yêu cầu của Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

6.3. Quản lý kỹ thuật Hệ thống thư tín điện tử, kiểm soát, bảo đảm Hệ thống thư tín điện tử hoạt động thông suốt, liên tục 24 giờ trong ngày.

6.4. Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư tín điện tử theo chế độ Mật, quản lý và kiểm soát quyền truy cập đối với Danh bạ hộp thư điện tử.

6.5. Lập kế hoạch và tổ chức tập huấn hướng dẫn các đơn vị hành chính, cán bộ, công chức, viên chức khai thác, sử dụng và xóa bỏ thư rác trên Hệ thống thư tín điện tử.

6.6. Lập kế hoạch xây dựng hệ thống phòng chống Virus tin học cho Hệ thống thư tín điện tử.

6.7. Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin cho Danh bạ hộp thư điện tử.

6.8. Xây dựng kế hoạch và dự toán kinh phí hàng năm cho việc quản lý, vận hành, nâng cấp và phát triển Hệ thống thư tín điện tử, báo cáo Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

Điều 7. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử cá nhân.

Các cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh được cấp hộp thư điện tử có trách nhiệm:

7.1. Quản lý và lưu trữ các thông tin trên hộp thư điện tử của mình.

7.2. Chịu trách nhiệm trước cấp trên và pháp luật về nội dung thông tin từ hộp thư điện tử cá nhân của mình gửi trên mạng.

7.3. Sử dụng Hệ thống thư tín điện tử đúng mục đích; nghiêm cấm sử dụng Hệ thống thư tín điện tử này để gửi, nhận các nội dung thông tin trái với mục đích được quy định tại Điều 2 quy định này.

7.4. Không được để người khác sử dụng hộp thư điện tử cá nhân dưới bất kỳ lý do nào.

7.5. Không được dùng bất cứ hình thức nào để truy nhập bất hợp pháp vào hộp thư điện tử cá nhân của người khác trên Hệ thống thư tín điện tử.

7.6. Không được cung cấp mật khẩu cho người khác để truy cập vào Hệ thống thông tin điện tử của tỉnh dưới bất kỳ hình thức nào. Trường hợp bị lộ mật khẩu của hộp thư điện tử cá nhân thì phải thay đổi mật khẩu ngay; nếu bị mất quyền kiểm soát mật khẩu phải báo ngay cho Trung tâm Tin học để giải quyết.

7.7. Không được sử dụng các kỹ thuật tin học phát tán Virus tin học, phá hoại Hệ thống thư tín điện tử.

7.8. Khi gặp sự cố trên Hệ thống thư tín điện tử phải thông báo ngay cho Trung tâm Tin học để xử lý kịp thời.

Điều 8. Quản lý, sử dụng hộp thư của đơn vị hành chính.

Hộp thư của đơn vị hành chính là hộp thư dùng cho từng đơn vị hành chính trong tỉnh để trao đổi thông tin liên quan đến công tác hành chính của đơn vị;

Hộp thư của đơn vị hành chính do Thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền bằng văn bản cho một cá nhân trong đơn vị mình quản lý, sử dụng (theo chức năng nhiệm vụ thường là cán bộ văn thư của đơn vị). Các thông tin dữ liệu dạng chữ (Text) gửi qua hộp thư điện tử của các đơn vị thống nhất dùng phông chữ Unicode và bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001. Khi người được giao quản lý, sử dụng hộp thư điện tử của đơn vị phát hiện mật khẩu hộp thư điện tử của đơn vị mình bị lộ thì phải báo cáo ngay lãnh đạo đơn vị biết và thông báo ngay cho Trung tâm Tin học để giải quyết.

Khi có sự thay đổi lãnh đạo của đơn vị, thủ trưởng cũ phải bàn giao hộp thư điện tử của đơn vị cùng với mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư điện tử của đơn vị cho người thủ trưởng kế nhiệm.

Các thư gửi hoặc nhận từ hộp thư của đơn vị hành chính do thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) có trách nhiệm xử lý và thực hiện. Tất cả các thư đến, thư đi trong hộp thư đều phải được lưu trữ và bảo đảm tính nguyên vẹn của thông tin. Khi hòm thư đầy thì người quản trị hòm thư có thể sao lưu ra một thư mục trên máy và xoá thư trong hòm thư. Các thông tin dạng văn bản, báo cáo được thực hiện truyền, nhận tại hộp thư phải bảo đảm tính chính xác và có hiệu lực thi hành như bản chính của văn bản hành chính (có chữ ký, đóng dấu).

Thủ trưởng các đơn vị hành chính chỉ đạo ban hành quy định quản lý, sử dụng và chấp hành thông tin được truyền nhận trên hộp thư điện tử của đơn vị phù hợp với hoạt động của đơn vị và xem đó như một phương tiện để gửi nhận văn bản hành chính của đơn vị; bảo đảm việc xử lý thông tin trong hộp thư điện tử của đơn vị an toàn, kịp thời, chính xác. Khuyến khích các đơn vị trực thuộc trong phạm vi quản lý sử dụng hình thức trao đổi thông tin qua hộp thư điện tử của đơn vị. Việc gửi nhận văn bản hành chính bằng giấy tờ vẫn phải thực hiện đúng theo quy định hiện hành.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 9. Các đơn vị hành chính, các cán bộ công chức nên sử dụng Hệ thống thư tín điện tử quy định tại Quy chế này để trao đổi công việc hành chính để đảm bảo tính bảo mật, an toàn thông tin quốc gia.

Điều 10. Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Trung tâm Tin học và thủ trưởng các đơn vị hành chính tham gia vào Hệ thống thư tín điện tử có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện nghiêm quy định này.

Đơn vị, cá nhân nào vi phạm quy định này phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 11. Sở Tài chính căn cứ kế hoạch vốn được Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt hàng năm, phối hợp với Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí cho việc quản lý, sử dụng và vận hành phát triển Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

Điều 12. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, các đơn vị hành chính thông báo kịp thời về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Trung tâm Tin học) để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.