Quyết định số 16/2003/QĐ-BCN ngày 03/03/2003 Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản của Cơ quan Bộ Công nghiệp ban hành bởi Bộ trưởng Bộ Công nghiệp (Văn bản hết hiệu lực)

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, BAN HÀNH VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN BỘ CÔNG NGHIỆP

BỘ TRƯỞNG BỘ CÔNG NGHIỆP

Căn cứ Nghị định số 74/ CP ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Chính phủ về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy Bộ Công nghiệp;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ, 

QUYẾT ĐỊNH: 

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản của cơ quan Bộ Công nghiệp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký. Các quy định trước đây trái với Quyết định này đều bãi bỏ.

Chánh Văn phòng Bộ, Chánh Thanh tra Bộ, các Vụ trưởng, Cục trưởng Cục Kiểm tra, giám sát kỹ thuật an toàn công nghiệp và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, BAN HÀNH VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN BỘ CÔNG NGHIỆP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 16/2003/QĐ-BCN ngày 03 tháng 3 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp) 

Chương 1:

TIẾP NHẬN VÀ CHUYỂN VĂN BẢN ĐẾN

Điều 1. Tất cả các loại công văn, tài liệu, đơn kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, thư công tác (sau đây gọi chung là văn bản) gửi đến Bộ Công nghiệp phải được tiếp nhận và làm thủ tục đăng ký văn bản tại bộ phận Văn thư thuộc phòng Hành chính, Văn phòng Bộ (sau đây gọi tắt là Văn thư Bộ) theo quy định chung của Nhà nước và quy định tại Quy chế này.

1. Văn thư Bộ không làm thủ tục đăng ký văn bản đến và gửi trả lại đối với những văn bản không đúng thể thức quy định của Nhà nước.

2. Văn thư Bộ được phép bóc bì các văn bản gửi đến Bộ Công nghiệp (trừ các văn bản được quy định ở khoản 3 Điều này) và làm thủ tục đăng ký văn bản.

a) Kiểm tra văn bản trong bì và thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều này;

b) Đóng dấu "công văn đến" vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống trên đầu văn bản. Nhập các thông tin của văn bản: số; ký hiệu; ngày ban hành; ngày nhận; tác giả; tên người ký; thời hạn trả lời ghi trong văn bản hoặc gán thời hạn theo quy chế của từng loại văn bản; trích yếu và phân loại văn bản theo các tiêu chí phục vụ cho việc quản lý và khai thác văn bản. Ghim phiếu xử lý văn bản và trình Lãnh đạo Văn phòng xử lý theo quy định.

c) Những văn bản do Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo và chuyên viên các đơn vị thuộc Cơ quan Bộ nhận trực tiếp đều phải chuyển lại Văn thư Bộ đăng ký văn bản đến theo quy định.

3. Văn thư Bộ không được bóc các loại bì sau đây:

a) Bì điện mật gửi đến Bộ (có quy định riêng về sổ theo dõi điện mật, người có trách nhiệm và thẩm quyền giải quyết điện mật theo đăng ký với Bộ Ngoại giao và Văn phòng Trung ương Đảng);

b) Bì văn bản có đóng dấu “Mật”, "Tối mật", "Tuyệt mật" và các bì có hàng chữ " Chỉ người có tên trên bì mới được bóc". Trường hợp này, Văn thư Bộ chỉ ghi số văn bản và ký hiệu đề ngoài bì, sau đó chuyển cả bì đến Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Bộ hoặc đúng tên người nhận. Người nhận các loại công văn này tuỳ tính chất, mức độ quan trọng mà có thể chuyển lại Văn thư Bộ để đăng ký công văn đến hoặc lưu tại Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ, Văn phòng Ban Cán sự và chịu trách nhiệm về việc này.

c) Bì thư riêng của cá nhân.

4. Tất cả các văn bản gửi đến Bộ, đều phải thực hiện đăng ký nhập dữ liệu bằng máy tính theo chương trình quản lý văn bản của cơ quan Bộ.

Điều 2. Việc chuyển văn bản đến địa chỉ để giải quyết được thực hiện như sau:

1. Các văn bản "Hoả tốc", "Thượng khẩn", "Khẩn" phải chuyển ngay sau khi đăng ký văn bản đến, đúng thời gian và địa chỉ ghi trên văn bản.

2. Các văn bản hoả tốc có hẹn giờ gửi đến Bộ ngoài giờ hành chính, nhân viên thường trực ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay Lãnh đạo Văn phòng biết để có ý kiến xử lý chuyển đến địa chỉ của người có trách nhiệm. Các loại văn bản khác, nhân viên thường trực có trách nhiệm tiếp nhận các bì công văn, tài liệu và cất vào tủ có khoá để bàn giao cho Văn thư Bộ vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo.

3. Khi có điện mật gửi đến, Văn thư Bộ chuyển cho các đồng chí có trách nhiệm nhận điện mật vào sổ theo dõi riêng và chuyển ngay cho Lãnh đạo Bộ. Sau khi có ý kiến của Lãnh đạo Bộ ghi chuyển cho đơn vị xử lý, điện mật được chuyển cho đơn vị đó. Khi xử lý xong, các đơn vị phải chuyển trả lại Văn phòng Bộ để làm thủ tục trả lại cho Cơ yếu theo chế độ bảo mật.

4. Các văn bản gửi đến sau khi đã hoàn tất thủ tục đăng ký văn bản, Phòng Hành chính trình Lãnh đạo Văn phòng xử lý:

a) Chánh Văn phòng ký vào phiếu xử lý văn bản và trình Lãnh đạo Bộ xin ý kiến giải quyết trong thời hạn không quá một ngày kể từ khi văn bản được đăng ký tại Văn thư Bộ đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộ. Trường hợp văn bản gửi đến vào cuối buổi chiều thì phải trình vào sáng hôm sau;

b) Sau khi Lãnh đạo Bộ có ý kiến giải quyết, Văn phòng Bộ chuyển ngay các văn bản này đến các đơn vị, cá nhân được giao xử lý và sao gửi các đơn vị phối hợp (nếu có);

c) Đối với những vấn đề nghiệp vụ thông thường do các Tổng công ty, doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị và các Sở Công nghiệp có văn bản trình đề nghị giải quyết hoặc những văn bản thông thường gửi đến Bộ thuộc chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, Chánh Văn phòng ký chuyển ngay các văn bản đến các đơn vị đó để giải quyết;

d) Văn phòng Bộ tổ chức bộ phận đăng ký theo dõi các văn bản gửi đến Bộ và ý kiến giải quyết của Lãnh đạo Bộ đối với các văn bản, đồng thời đôn đốc các đơn vị thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ và việc giải quyết văn bản của các đơn vị đã được Bộ trưởng uỷ quyền ký thừa lệnh.

5. Đối với các văn bản do Văn phòng Bộ chuyển đến các đơn vị, chuyên viên được giao kiêm nhiệm văn thư của các đơn vị (sau đây gọi là Văn thư đơn vị) phải ký nhận vào sổ giao nhận của Văn phòng Bộ.

Văn thư đơn vị có trách nhiệm thống kê văn bản đến, phân loại thông tin, theo dõi, giúp Thủ trưởng đơn vị chuyển văn bản tới các cán bộ, công chức để nghiên cứu, đồng thời, tổng hợp các kết quả xử lý của văn bản: đã giải quyết, đang giải quyết, hoặc còn có ý kiến khác. Hàng tuần, các đơn vị gửi Văn phòng Bộ báo cáo tổng hợp tình hình giải quyết văn bản của đơn vị mình trước 14 giờ chiều ngày thứ sáu. Văn phòng Bộ sử dụng chương trình quản lý văn bản của cơ quan Bộ để trợ giúp thực hiện công việc này.

Văn bản chuyển đến nếu nhầm địa chỉ xử lý, Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển trả lại ngay Văn phòng Bộ để xử lý tiếp, không chuyển trực tiếp cho đơn vị khác.

6. Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đã chuyển đến các đơn vị, giúp Lãnh đạo Bộ đôn đốc các đơn vị xử lý văn bản và giải quyết công việc theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ. Hàng tuần, Văn phòng Bộ có báo cáo Lãnh đạo Bộ và thông báo tình hình thực hiện công tác của Cơ quan Bộ tại hội nghị giao ban đầu tuần của Lãnh đạo Bộ. 

Chương 2:

XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN VÀ TRÌNH KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN  

Điều 3. Vụ trưởng, Cục trưởng, Chánh Thanh tra Bộ, Chánh Văn phòng Bộ giải quyết công việc theo quy định về phạm vi và mối quan hệ giải quyết công việc trong Quy chế làm việc của Bộ Công nghiệp.

1. Thời hạn xử lý văn bản:

Ngoài những quy định về thời hạn giải quyết văn bản của Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ quy định đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, thời hạn giải quyết văn bản của cơ quan Bộ như sau:

a) Đối với những vấn đề cấp bách phải xử lý ngay.

b) Đối với những vấn đề thông thường thuộc phạm vi chức năng của các đơn vị, trong thời hạn chậm nhất là năm ngày làm việc phải soạn thảo xong văn bản, kèm theo hồ sơ trình để báo cáo Lãnh đạo Bộ giải quyết.

c) Trường hợp nội dung văn bản liên quan đến các đơn vị khác, đơn vị chủ trì soạn thảo phải tổ chức lấy ý kiến tham gia của các đơn vị đó. Trong thời hạn bảy ngày làm việc, đơn vị chủ trì soạn thảo phải hoàn chỉnh văn bản dự thảo, kèm theo hồ sơ có các ý kiến tham gia để trình Lãnh đạo Bộ.

d) Đối với những vấn đề trình có nội dung quan trọng đòi hỏi nhiều thời gian xử lý, Lãnh đạo Bộ cần tham khảo ý kiến các chuyên gia hoặc yêu cầu các đơn vị làm rõ trước khi quyết định, thời hạn cuối cùng để giải quyết là mười ngày làm việc. Đối với những vấn đề cần thảo luận tập thể Lãnh đạo Bộ trước khi quyết định, thời hạn cuối cùng giải quyết là mười lăm ngày làm việc.

đ) Đối với những văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị đã được Lãnh đạo Bộ uỷ quyền ký thừa lệnh theo Quy chế làm việc của Bộ, thông thường sau ba ngày làm việc phải có văn bản giải quyết.

e) Đối với các dự án, đề án, chương trình, các đơn vị thực hiện theo thời hạn quy định cụ thể được Lãnh đạo Bộ giao.

2. Văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Quy chế xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật trong ngành Công nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 28/1998/QĐ-BCN ngày 27 tháng 4 năm 1998 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp.

Điều 4. Hồ sơ trình ký văn bản (không thuộc loại văn bản quy phạm pháp luật) để trình Lãnh đạo Bộ gồm:

1. Phiếu trình do Lãnh đạo đơn vị soạn thảo văn bản ký trình.

2. Bản dự thảo của văn bản (nhân hai bản, trong đó một bản đã có chữ ký tắt Lãnh đạo của đơn vị soạn thảo ở sau chữ cuối cùng của phần nội dung) để trình Lãnh đạo Bộ duyệt, và các tài liệu khác có liên quan đến vấn đề trình đã được kê trong phiếu trình giải quyết công việc.

Bản dự thảo và phụ lục kèm theo phải có chữ ký tắt của Lãnh đạo đơn vị soạn thảo sau chữ cuối cùng của phần nội dung. Văn bản dự thảo phải theo đúng quy định về hình thức, thể thức do Bộ đã quy định.

3. ý kiến bằng văn bản của Lãnh đạo các đơn vị có liên quan (nếu có).

Điều 5. Trình Lãnh đạo Bộ ký được thực hiện theo quy trình như sau:

1. Hồ sơ trình ký gửi về Phòng Tổng hợp Văn phòng Bộ để kiểm tra về nội dung, thủ tục và thể thức của văn bản. Văn phòng Bộ trình Lãnh đạo Bộ ký trong thời gian không quá một ngày.

2. Thư ký Bộ trưởng và các chuyên viên giúp việc các Thứ trưởng nhận hồ sơ trình có trách nhiệm:

a) Kiểm tra hồ sơ trình theo thủ tục quy định. Nếu thiếu, phải báo cho Lãnh đạo và chuyên viên theo dõi của đơn vị có văn bản trình để bổ sung ngay.

b) Kiểm tra dự thảo văn bản về nội dung, thể thức, hình thức theo mẫu văn bản đã quy định. Khi cần phải sửa nội dung, hình thức văn bản, Văn phòng Bộ trao đổi trực tiếp với cơ quan trình hoàn thiện lại dự thảo văn bản trước khi trình Lãnh đạo Bộ. Đối với những vấn đề cấp bách, Văn phòng Bộ trình ngay Lãnh đạo Bộ để giải quyết.

c) Kiểm tra mức độ “mật”, “khẩn” của những văn bản có độ mật, độ khẩn ghi trong ô quy định độ "mật", "khẩn" của phiếu trình.

d) Các chuyên viên Phòng Tổng hợp phải lập hồ sơ theo dõi riêng các hồ sơ đã trình Lãnh đạo Bộ.

3. Ký văn bản.

a) Lãnh đạo Bộ giải quyết văn bản theo phân công trong Lãnh đạo Bộ và phạm vi giải quyết công việc quy định trong Quy chế làm việc của Bộ Công nghiệp.

b) Nếu Bộ trưởng, Thứ trưởng ghi ý kiến vào phiếu trình đồng ý ký văn bản thì đồng thời ký vào hai bản dự thảo trình (một bản chính có chữ ký tắt của lãnh đạo đơn vị soạn thảo để lưu Văn thư Bộ, một bản để nhân sao ban hành theo số lượng gửi)

c) Chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Bộ chuyển ngay văn bản đã được ký và bản chính của phiếu trình đến Văn thư Bộ để thực hiện thủ tục ban hành và chuyển văn bản đến địa chỉ nhận; sau đó gửi lại đơn vị soạn thảo một bản chính đã đóng dấu, một bản chụp của phiếu trình và các tài liệu của hồ sơ trình.

d) Bản lưu tại Văn thư Bộ là bản chính có chữ ký tắt của Lãnh đạo đơn vị soạn thảo và bản chính phiếu trình.

đ) Chuyên viên Phòng Tổng hợp chuyển lại đơn vị soạn thảo toàn bộ hồ sơ trình ký trong những trường hợp sau:

- Lãnh đạo Bộ ghi ý kiến đồng ý và uỷ quyền cho Lãnh đạo cấp Vụ ký ban hành;

- Lãnh đạo Bộ ghi ý kiến chỉ đạo vào phiếu trình để tiếp tục hoàn thiện lại về nội dung, yêu cầu lấy thêm ý kiến của các cơ quan liên quan, hoặc xin thêm ý kiến của Bộ trưởng, Thứ trưởng khác;

- Lãnh đạo Bộ sửa bản dự thảo.

Điều 6. Đối với những văn bản do Lãnh đạo các Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ ký ban hành để giải quyết những loại công việc theo chức năng và đã được Lãnh đạo Bộ uỷ quyền thì chuyển đến Văn thư Bộ để thực hiện thủ tục ban hành. Văn phòng Bộ gửi lại một bản để lưu tại đơn vị soạn thảo. 

CHƯƠNG 3:

BAN HÀNH VĂN BẢN, LẬP HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN  

Điều 7. Văn phòng Bộ có trách nhiệm kiểm tra thể thức và thực hiện thủ tục ban hành văn bản, chuyển văn bản đến địa chỉ nhận.

1. Phòng Hành chính kiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức của văn bản, ghi số, điền ngày tháng, nhân sao theo quy định và đóng dấu vào văn bản. Đóng các dấu chỉ độ "mật", độ "khẩn" do người ký văn bản yêu cầu ghi trong phiếu trình giải quyết công việc.

2. Phòng Hành chính chịu trách nhiệm phát hành các văn bản của Bộ đến địa chỉ nhận. Trường hợp văn bản có đóng dấu chỉ mức độ “khẩn” hoặc theo yêu cầu gấp của người ký, phải thực hiện ngay. Các văn bản có đóng dấu chỉ mức độ “mật” phải gửi theo chế độ bảo mật. Trường hợp đặc biệt, nếu nơi được nhận cần nhận trực tiếp, phải có giấy giới thiệu và đề nghị của cơ quan đó hoặc được Lãnh đạo Văn phòng đồng ý và phải ký nhận vào sổ giao công văn của Phòng Hành chính.

Điều 8. Các cán bộ, công chức có trách nhiệm quản lý, bảo quản tài liệu, hồ sơ. Hết giờ làm việc những hồ sơ, tài liệu cần giữ bí mật phải để trong tủ hồ sơ có khoá chắc chắn.

Điều 9. Việc quản lý, sử dụng các hồ sơ, tài liệu mật được thực hiện theo Quyết định số 165/1998/QĐ-TTg ngày 07 tháng 9 năm 1998 của Thủ tướng Chính phủ về danh mục bí mật Nhà nước trong ngành Công nghiệp và Quyết định số 80/1998/QĐ-BCN ngày 19 tháng 12 năm 1998 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp về việc ban hành Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước trong ngành Công nghiệp.

Không được cung cấp cho những tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin về hồ sơ, văn bản, tài liệu đã và đang xử lý của cơ quan Bộ, các bút tích ý kiến giải quyết của Lãnh đạo Bộ.

Điều 10. Lập hồ sơ công việc.

1. Hồ sơ công việc là toàn bộ những văn bản, tài liệu phản ánh quá trình giải quyết một công việc bao gồm các văn bản tài liệu gửi đến Bộ, các văn bản do Bộ ban hành để giải quyết và văn bản cuối cùng giải quyết xong công việc đó.

2. Mỗi bộ hồ sơ công việc gồm có:

a) Tờ bìa hồ sơ, trong có ghi tiêu đề hồ sơ,

b) Danh mục văn bản có trong hồ sơ,

c) Các văn bản, tài liệu được hệ thống theo thứ tự thời gian và mối liên hệ giữa các văn bản phản ánh rõ sự việc trong hồ sơ,

d) Tờ kết thúc hồ sơ.

3. Khi công việc kết thúc, hồ sơ được lưu giữ tại đơn vị soạn thảo trong thời gian một năm, sau đó phải nộp vào Lưu trữ Bộ.

4. Tất cả cán bộ, công chức các đơn vị thuộc Cơ quan Bộ làm công tác có liên quan đến văn bản đều phải lập hồ sơ công việc. Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức, đôn đốc cán bộ, công chức trong đơn vị lập hồ sơ công việc và nộp vào Lưu trữ Bộ những hồ sơ công việc đã kết thúc đúng thời hạn quy định. Hàng năm, Thủ trưởng đơn vị phải chỉ đạo lập danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu trữ và hồ sơ tài liệu đã kết thúc cần giữ lại để nghiên cứu giải quyết tiếp.

Điều 11. Giao nộp hồ sơ.

Hồ sơ, tài liệu của cơ quan Bộ phải nộp lưu trữ theo Quyết định số 1478/QĐ- VP ngày 03 tháng 6 năm 1996 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp về việc ban hành danh mục hồ sơ, tài liệu hàng năm và thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ và danh mục bổ sung theo Quyết định số 24/1998/QĐ-VP ngày 11 tháng 4 năm 1998 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp.

Văn phòng Bộ có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ và đôn đốc các đơn vị thực hiện nộp lưu trữ các hồ sơ, tài liệu theo quy định hiện hành của Nhà nước và của Bộ.

1. Đối với các văn bản, tài liệu lưu tại Văn thư Bộ khi đóng dấu để ban hành, sau ba tháng nộp vào Lưu trữ Bộ.

2. Đối với tài liệu của các đơn vị, hàng năm vào thời gian đầu của mỗi quý, các đơn vị phải nộp Lưu trữ Bộ toàn bộ hồ sơ công việc đã hoàn thành tới hạn phải nộp. Đối với công việc chưa kết thúc, còn phải giải quyết tiếp (hồ sơ công việc chưa kết thúc), phải thường xuyên bổ sung vào hồ sơ các văn bản, tài liệu theo trình tự sắp xếp khoa học, theo thứ tự về thời gian và mối liên quan giữa các văn bản trong hồ sơ.

3. Văn thư các đơn vị mở sổ theo dõi hồ sơ công việc của từng cán bộ, công chức và giúp Thủ trưởng đơn vị đôn đốc nộp lưu trữ các hồ sơ công việc đã hoàn thành theo quy định. Khi có thay đổi về nhân sự phải có biên bản bàn giao và được Thủ trưởng đơn vị xác nhận. 

Chương 4:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH 

Điều 12. Cán bộ, công chức Cơ quan Bộ có trách nhiệm thực hiện các nội dung quy định trong Quy chế này. Đơn vị, cá nhân thực hiện tốt sẽ được khen thưởng. Đơn vị, cá nhân vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, trường hợp gây thiệt hại vật chất phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Điều 13. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổ chức và kiểm tra việc thực hiện Quy chế này tại các đơn vị trong Cơ quan Bộ, hướng dẫn vận dụng tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.

Điều 14. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Chánh Văn phòng Bộ đề xuất trình Bộ trưởng xem xét quyết định./.