Quyết định số 16/2021/QĐ-UBND ngày 12/07/2021 Về Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Tiền Giang

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm 2020;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 8 năm 2021 và thay thế Quyết định số 11/2014/QĐ-UBND ngày 26 tháng 04 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang ban hành Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng và cung cấp thông tin, dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các sở: Tư pháp, Tài nguyên và Môi trường, Xây dựng, Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành, thị; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; Hội Công chứng viên tỉnh; các Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 16/2021/QĐ-UBND ngày 12 tháng 7 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.

Những nội dung không quy định trong Quy chế này thì áp dụng theo các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Đối tượng áp dụng

a) Các sở, ngành tỉnh có liên quan;

b) Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện); Phòng Tư pháp; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã);

c) Các tổ chức hành nghề công chứng và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (sau đây gọi là Cơ sở dữ liệu) là hệ thống các thông tin, dữ liệu về hợp đồng, giao dịch đã được các tổ chức và cá nhân có thẩm quyền cập nhật, khai thác, quản lý và sử dụng thông qua Hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ công chứng, chứng thực bao gồm: thông tin về nguồn gốc tài sản; thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực; thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và các thông tin khác có liên quan.

2. Thông tin ngăn chặn là thông tin bằng văn bản của tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp luật để áp dụng các biện pháp kê biên tài sản, tạm ngừng chuyển dịch quyền tài sản, thay đổi hiện trạng đối với tài sản của tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin bằng văn bản do tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp luật để hủy bỏ văn bản ngăn chặn của chính tổ chức, cá nhân đó hoặc của tổ chức, cá nhân có thẩm quyền khác trong trường hợp pháp luật có quy định.

4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là những thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực mà các tổ chức hành nghề công chứng, các cơ quan có thẩm quyền chứng thực cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

5. Tài khoản là những thông số nhất định mà người có liên quan đến việc quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu được cấp để truy cập vào hệ thống Cơ sở dữ liệu.

6. Người quản trị là người quản lý máy chủ Cơ sở dữ liệu hoặc công chức Sở Tư pháp được phân quyền quản lý theo quy định.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu

1. Tất cả các thông tin về hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài sản được đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu đã được công chứng, chứng thực; các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phải được cập nhật đầy đủ, kịp thời và chính xác vào Cơ sở dữ liệu.

2. Việc cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao dịch phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Cơ sở dữ liệu, là căn cứ chứng minh cho việc cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

3. Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân được tiếp cận, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu phù hợp với quy định của pháp luật. Cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản trong Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm quản lý, sử dụng đúng mục đích, bảo mật tài khoản được cấp.

4. Thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu phải sử dụng bảng mã Unicode và tiếng Việt có dấu, các chương trình kiểm tra và diệt vi rút phải là chương trình có bản quyền và phải được cài đặt trực tiếp trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu.

5. Cơ sở dữ liệu phải được đầu tư, nâng cấp, đảm bảo an toàn thông tin mạng, các tiện ích khi sử dụng và kết nối với phần mềm khác khi có yêu cầu.

6. Việc sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu không loại trừ trách nhiệm theo quy định của pháp luật của công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực và tổ chức, cá nhân yêu cầu công chứng, chứng thực.

Điều 4. Những hành vi không được thực hiện

1. Không cập nhật thông tin hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, không đầy đủ, không chính xác vào Cơ sở dữ liệu theo quy định tại Quy chế này.

2. Cung cấp tài khoản truy cập cho cá nhân, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản; truy cập vào Cơ sở dữ liệu bằng tài khoản của người khác hoặc để cho người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu để thực hiện các công việc không được giao.

3. Tiết lộ hoặc sử dụng trái pháp luật các thông tin về tổ chức, cá nhân, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.

4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu trái quy định, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hay thông tin có trong Cơ sở dữ liệu.

5. Những hành vi vi phạm khác theo quy định của pháp luật.

Chương II

QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG THÔNG TIN TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

Điều 5. Việc cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu

1. Các Tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực theo khoản 1, Điều 3 của Quy chế này tại cơ quan, tổ chức mình vào Cơ sở dữ liệu ngay sau khi hợp đồng, giao dịch được công chứng viên chứng nhận, người có thẩm quyền chứng thực ký tên, đóng dấu.

2. Nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch phải cập nhật của Cơ sở dữ liệu gồm có:

a) Thông tin về nhân thân: họ và tên, năm sinh hoặc ngày, tháng, năm sinh, Giấy tờ tùy thân (Chứng minh nhân dân/căn cước công dân, hộ chiếu, chứng minh sĩ quan…) nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch;

b) Thông tin về tổ chức: tên gọi tổ chức, địa chỉ hoạt động, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập, thông tin người đại diện (họ và tên, năm sinh hoặc ngày, tháng, năm sinh, giấy tờ tùy thân, chức vụ);

c) Thông tin về tài sản là bất động sản gồm quyền sử dụng đất; quyền sở hữu nhà ở/công trình xây dựng; quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất: địa chỉ tài sản, số thửa đất, số tờ bản đồ, diện tích, mục đích sử dụng của thửa đất, giấy chứng nhận (số phát hành, số vào sổ cấp Giấy chứng nhận, ngày cấp và cơ quan cấp); thông tin ngày tháng năm cập nhật thay đổi chủ sử dụng trên giấy chứng nhận (nếu có).

d) Thông tin về tài sản là động sản có đăng ký và tài sản khác: giấy đăng ký quyền sở hữu tài sản, số đăng ký tài sản (biển số), số giấy chứng nhận, mã số tài sản, ngày tháng năm cấp, cơ quan cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có);

đ) Thông tin về hợp đồng giao dịch cần phải nhập: Tên loại hợp đồng, giao dịch, số công chứng hoặc chứng thực, ngày công chứng hoặc chứng thực. Đối với tài sản là bất động sản thì ghi thông tin là giao dịch toàn bộ hay một phần;

e) Các thông tin khác có liên quan.

3. Các trường thông tin có gắn dấu sao (*) trong Cơ sở dữ liệu là yêu cầu bắt buộc cập nhật. Việc cập nhật thông tin của các loại tài sản được thực hiện theo tài liệu hướng dẫn sử dụng được đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.

4. Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp thời, không chính xác dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và các cá nhân có liên quan phải chịu trách theo quy định của pháp luật.

5. Mọi sự thay đổi nội dung thông tin trong hợp đồng, giao dịch cũng phải được cung cấp, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu ngay sau khi có sự thay đổi.

6. Thông tin về hợp đồng, giao dịch cập nhật vào Cơ sở dữ liệu là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ.

Điều 6. Việc thay đổi, sửa chữa, xóa các thông tin của Cơ sở dữ liệu

1. Việc thay đổi, sửa chữa các thông tin của Cơ sở dữ liệu đã cập nhật chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong quá trình nhập thông tin.

2. Việc xóa các thông tin của Cơ sở dữ liệu đã được cập nhật chỉ thực hiện đối với các trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu công chứng, chứng thực.

3. Các tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải thực hiện cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin trong Cơ sở dữ liệu kịp thời.

Điều 7. Trách nhiệm tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu

1. Khi thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất hoặc tài sản là động sản có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải có trách nhiệm trực tiếp tra cứu trên Cơ sở dữ liệu để kiểm tra về thông tin, tình trạng của tài sản.

2. Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực hiện trực tiếp trên Cơ sở dữ liệu.

3. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu là một nguồn thông tin để công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch kiểm tra thông tin về tài sản, đương sự trong hợp đồng, giao dịch trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể:

a) Trường hợp tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì không thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn;

b) Trường hợp thông tin về tài sản, chủ sở hữu tài sản, người tham gia hợp đồng, giao dịch không phù hợp thì các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thực hiện chứng thực có trách nhiệm xác minh, làm rõ. Nếu có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì chủ động phối hợp với cơ quan có thẩm quyền để xử lý vụ, việc theo đúng quy định pháp luật và báo cáo kịp thời về Sở Tư pháp.

Điều 8. Khai thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu

1. Các Tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan có thẩm quyền chứng thực được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực.

2. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.

3. Cơ quan nhà nước có liên quan được khai thác, sử dụng thông tin trên dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật khi được sự đồng ý của Sở Tư pháp.

Chương III

VIỆC TIẾP NHẬN, CẬP NHẬT VÀ CHỈNH SỬA THÔNG TIN NGĂN CHẶN, THÔNG TIN GIẢI TỎA NGĂN CHẶN

Điều 9. Tiếp nhận thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn

1. Sở Tư pháp tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu, bao gồm:

a) Thông tin về việc áp dụng, thay đổi, hủy bỏ biện pháp khẩn cấp tạm thời, biện pháp cưỡng chế liên quan đến tài sản bị hạn chế hoặc cấm dịch chuyển quyền về tài sản do Tòa án nhân dân có thẩm quyền cung cấp;

b) Thông tin ngăn chặn giao dịch đối với các trường hợp giả mạo người, giả mạo giấy tờ, lừa đảo chiếm đoạt tài sản và các vụ việc ngăn chặn khác do cơ quan Công an có thẩm quyền cung cấp;

c) Thông tin về việc áp dụng biện pháp tạm dừng, chấm dứt việc tạm dừng đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng tài sản; kê biên, giải tỏa kê biên tài sản thi hành án do cơ quan Thi hành án dân sự có thẩm quyền cung cấp;

d) Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn do tổ chức, cá nhân có thẩm quyền khác cung cấp theo quy định của pháp luật.

2. Các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch khi nhận được thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi tra cứu nhận thấy các thông tin này chưa được cập nhật lên Cơ sở dữ liệu phải chủ động thông báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, cập nhật kịp thời.

3. Khi có các thông tin liên quan đến việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch (giả mạo người, giả mạo giấy tờ để thực hiện giao dịch, lừa đảo tài sản; hủy, chấm dứt, đơn phương chấm dứt ủy quyền liên quan đến tài sản; thiếu người được thừa kế...) các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch cần phối hợp chia sẻ các thông tin đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

Điều 10. Cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn

1. Sau khi tiếp nhận thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, trong thời hạn 01 ngày làm việc, Sở Tư pháp có trách nhiệm cập nhật đầy đủ và chính xác các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thẩm quyền quy định tại Điều 9 của Quy chế này cung cấp vào Cơ sở dữ liệu (trừ những trường hợp bất khả kháng).

2. Đối với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã có trên Cơ sở dữ liệu, Sở Tư pháp phải tiến hành kiểm tra lại thông tin:

a) Đối với thông tin ngăn chặn đã có trên Cơ sở dữ liệu: nếu thông tin đã có phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì không nhập lại dữ liệu; nếu thông tin đã có không phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì phải nhập dữ liệu vào thông tin ngăn chặn.

b) Đối với thông tin giải tỏa ngăn chặn đã có trên Cơ sở dữ liệu: nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có, thì thực hiện việc gỡ bỏ ngăn chặn; nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn không phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có thì chuyển trả lại thông tin giải tỏa ngăn chặn đó cho cơ quan, tổ chức đã cung cấp thông tin và nêu rõ lý do trả lại.

Điều 11. Chỉnh sửa các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập vào Cơ sở dữ liệu

1. Việc sửa các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập vào Cơ sở dữ liệu chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong văn bản (sai sót do ghi chép, đánh máy, in ấn) trong quá trình nhập thông tin.

2. Trường hợp sai sót kỹ thuật được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu nhưng chưa được đăng tải và đồng bộ trên Cơ sở dữ liệu, bộ phận quản trị chủ động sửa chữa cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn.

3. Trường hợp các sai sót về kỹ thuật được phát hiện sau khi thông tin đã được đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu, Sở Tư pháp kiểm tra, sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn.

Điều 12. Đăng tải thông tin, văn bản chỉ đạo, điều hành liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực trên Cơ sở dữ liệu

Sở Tư pháp thường xuyên cập nhật, đăng tải các văn bản pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên Cơ sở dữ liệu để cung cấp thông tin đến các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, tổ chức, cá nhân có liên quan, làm cơ sở để tham khảo, nghiên cứu, thực hiện trong quá trình công chứng, chứng thực.

Chương IV

QUẢN LÝ VẬN HÀNH CƠ SỞ DỮ LIỆU

Điều 13. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản trong Cơ sở dữ liệu

1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu theo phân cấp quản lý:

a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực;

b) Công chức chuyên môn quản lý lĩnh vực bổ trợ tư pháp thuộc Sở Tư pháp;

c) Người quản trị Cơ sở dữ liệu;

d) Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh;

đ) Phòng Tư pháp cấp huyện;

e) Ủy ban nhân dân cấp xã.

2. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công cho nhân viên thuộc tổ chức mình thực hiện việc tra cứu, cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu.

3. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp.

4. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công tác quản lý nhà nước để tổ chức việc cấp tài khoản theo quy định của Quy chế này.

Điều 14. Chi phí liên quan đến khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải trả các chi phí liên quan đến việc khai thác, duy trì và sử dụng Cơ sở dữ liệu với đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu.

2. Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã được miễn chi phí khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.

3. Việc thu, trả chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu được thực hiện trên cơ sở hợp đồng giữa đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu và Hội công chứng viên, các tổ chức hành nghề công chứng theo quy định.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này.

2. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan để sử dụng, khai thác có hiệu quả Cơ sở dữ liệu; triển khai tốt việc lưu trữ dữ liệu theo quy định đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu tính chất công việc và an toàn, an ninh thông tin; thiết lập cơ chế kết nối liên thông Cơ sở dữ liệu với các hệ thống thông tin khác phục vụ cho việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

3. Kiểm tra, hướng dẫn việc cài đặt Cơ sở dữ liệu và các điều kiện vật chất khác đảm bảo việc cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.

4. Tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và các thông tin khác đảm bảo chính xác, kịp thời; cung cấp thông tin trên Cơ sở dữ liệu phục vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.

5. Phối hợp với các sở, ngành chia sẻ, kết nối thông tin công chứng với các ngành, lĩnh vực có liên quan.

6. Phối hợp tổ chức bồi dưỡng, tập huấn việc cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan.

Điều 16. Trách nhiệm của Sở Thông tin và truyền thông

Phối hợp, hỗ trợ trong việc quản lý phục vụ vận hành, kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu trên địa bàn tỉnh theo quy định pháp luật.

Điều 17. Trách nhiệm của các sở, ngành tỉnh có liên quan

Phối hợp với Sở Tư pháp trong việc thực hiện kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng với các cơ sở dữ liệu của ngành, lĩnh vực nhằm kịp thời thông tin về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu và các thông tin khác có liên quan đến tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn… nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhà nước theo quy định pháp luật. Trong thời gian chưa có công cụ chia sẻ thông tin, các sở, ngành cần có giải pháp phối hợp cung cấp thông tin theo yêu cầu của các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan có thẩm quyền chứng thực theo quy định pháp luật.

Điều 18. Trách nhiệm của đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu

1. Thường xuyên nâng cấp hệ thống để đáp ứng yêu cầu quản lý, khai thác Cơ sở dữ liệu.

2. Kịp thời khắc phục các sự cố phát sinh liên quan đến việc sử dụng Cơ sở dữ liệu.

3. Chịu trách nhiệm duy trì và bảo mật thông tin liên quan đến hoạt động của Cơ sở dữ liệu.

4. Thực hiện việc sao lưu, lưu trữ thông tin đầy đủ, kịp thời.

5. Phối hợp với Sở Tư pháp, Hội công chứng viên tỉnh trong việc bồi dưỡng, hướng dẫn quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu và các vấn đề khác khi có phát sinh.

Điều 19. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin

1. Đề nghị các cơ quan Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Công an và Thi hành án dân sự phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời thông báo cho Sở Tư pháp các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với các loại tài sản trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị để cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.

2. Sở Tài nguyên và Môi trường trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình thông báo hoặc chỉ đạo đơn vị trực thuộc kịp thời thông báo cho Sở Tư pháp thông tin về các trường hợp Giấy chứng nhận đã có Quyết định thu hồi, Quyết định hủy Giấy chứng nhận thuộc phạm vi, thẩm quyền giải quyết của đơn vị để cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.

Điều 20. Trách nhiệm, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp huyện, Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã

1. Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm:

Chỉ đạo Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để sử dụng Cơ sở dữ liệu; thực hiện đầy đủ việc tra cứu và cập nhật dữ liệu chứng thực vào Cơ sở dữ liệu.

2. Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm:

a) Phân công công chức phụ trách công tác chứng thực thực hiện việc cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu đảm bảo đúng theo quy định. Đồng thời, cử công chức phụ trách tham gia đầy đủ các lớp bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng về Cơ sở dữ liệu;

b) Chịu trách nhiệm trong quản lý, sử dụng tài khoản; bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi thay đổi công chức phụ trách công tác chứng thực; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

Điều 21. Trách nhiệm của Hội công chứng viên tỉnh

Triển khai kịp thời các quy định của pháp luật về chia sẻ thông tin và nội dung Quy chế này đến các công chứng viên là hội viên của Hội để thực hiện việc công chứng đảm bảo đúng quy định, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh; kiến nghị xử lý đối với các hành vi chia sẻ thông tin không kịp thời, không trung thực hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, chứng thực, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.

Điều 22. Trách nhiệm của Tổ chức hành nghề công chứng

1. Các Tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động phải đăng ký sử dụng hoặc kết nối với Cơ sở dữ liệu và cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu.

2. Trưởng các Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để sử dụng Cơ sở dữ liệu; cài đặt các chương trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu;

b) Phân công công chứng viên hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu, lưu trữ dữ liệu công chứng theo đúng quy định tại Quy chế này và quy định pháp luật khác có liên quan;

c) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của Cơ sở dữ liệu được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình và chịu trách nhiệm đối với việc khai thác, sử dụng do nhân viên của tổ chức mình thực hiện;

d) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu;

đ) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với nhân viên đã từng truy cập Cơ sở dữ liệu; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật;

e) Cử công chứng viên, nhân viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu;

g) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.

Điều 23. Xử lý vi phạm

Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 24. Điều khoản thi hành

Giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Hội công chứng viên tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh để xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.