Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/03/2009 Về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành (Tình trạng hiệu lực không xác định)

BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
-------

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------

Số: 139/VTLTNN-TTTH
V/v Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng

Hà Nội, ngày 4 tháng 3 năm 2009

Kính gửi:

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Văn phòng Trung ương Đảng;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Toà án nhân dân tối cao;
- Kiểm toán nhà nước;
- Cơ quan trung ương của các đoàn thể;
- Các Tập đoàn kinh tế nhà nước và Tổng công ty 91.

Văn thư cơ quan

a) Đối với văn bản giấy:

-  Tiếp nhận văn bản đến;

- Phân loại sơ bộ (loại bóc bì: là loại gửi cho cơ quan và loại không bóc bì: là loại trên bì có ghi dấu chỉ mức độ mật hoặc gửi đích danh cho cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan);

- Bóc bì văn bản đến (đối với loại được bóc bì);

- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến;

- Đăng ký văn bản đến trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục:1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục 1);

- Scan văn bản đến và đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục 1);

- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức).

Văn bản đến bằng giấy sau khi scan được văn thư cơ quan giữ lại. Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản đến qua mạng, văn thư cơ quan chuyển văn bản giấy cho CBCCVC chuyên môn được giao chủ trì giải quyết. Loại văn bản phải scan được thực hiện theo quy định của từng cơ quan.

b) Đối với văn bản điện tử gửi đến qua mạng:

- Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản;

- Đăng ký văn bản đến trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục:1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục 1);

- Đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục 1);

- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức).

Lãnh đạo văn phòng/lãnh đạo cơ quan, tổ chức

Căn cứ quy định của từng cơ quan, tổ chức; người cho ý kiến phân phối văn bản đến có thể là chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính đối với cơ quan không có văn phòng), có thể là người đứng đầu cơ quan, tổ chức (hoặc cấp phó của người đứng đầu được ủy quyền trong trường hợp người đứng đầu đi vắng).

Trường hợp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến phân phối:

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan, tổ chức và nội dung, mức độ quan trọng của văn bản đến, chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến đề xuất trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục 1) và  chuyển cho:

- Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (để báo cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo đối với văn bản có nội dung quan trọng);

- Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện);  

- Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện).

Trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối:

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị; lĩnh vực công tác phân công do cấp phó phụ trách, người đứng đầu cho ý kiến phân phối (hoặc chỉ đạo) trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục 1) và  chuyển cho:

- Cấp phó để chỉ đạo giải quyết (thuộc lĩnh vực phụ trách);

- Chánh văn phòng/Trưởng phòng hành chính (để theo dõi);

- Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện);  

- Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện).

Trường hợp cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối:

Trường hợp cấp phó được người đứng đầu cơ quan, tổ chức uỷ quyền cho ý kiến phân phối thì cấp phó thực hiện các công việc như người đứng đầu cơ quan, tổ chức và báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Lãnh đạo đơn vị

Đơn vị được hiểu là: vụ, ban, phòng...trong một cơ quan, tổ chức.

Trưởng đơn vị:

Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan và trình độ, năng lực của cán bộ trong đơn vị, trưởng đơn vị cho ý kiến chỉ đạo trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN ( Mục 12 - Phụ lục 1) và chuyển cho:

- Người đứng đầu cơ quan và cấp phó của người đứng đầu cơ quan phụ trách lĩnh vực có liên quan (để báo cáo);

- Chánh văn phòng/trưởng phòng hành chính (để theo dõi);

- Phó trưởng đơn vị để tổ chức thực hiện (nếu cần);

- CBCCVC chuyên môn trong đơn vị (chủ trì giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao phối hợp giải quyết);

- Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết (nếu cần);

- Văn thư cơ quan (để chuyển văn bản giấy cho CBCCVC chủ trì giải quyết).

Phó trưởng đơn vị:

Trường hợp phó trưởng đơn vị được trưởng đơn vị giao tổ chức thực hiện thì phó trưởng đơn vị thực hiện các công việc như trưởng đơn vị và báo cáo trưởng đơn vị.

CBCCVC chuyên môn

CBCCVC chủ trì giải quyết:

- Nhận văn bản giấy do văn thư cơ quan chuyển đến;

- Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị, xác định và nhập thông tin “Mã hồ sơ”  trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 8 - Phụ lục 1);

- Nghiên cứu nội dung văn bản đến để thực hiện. Trường hợp văn bản đến yêu cầu phải phúc đáp thì soạn văn bản trả lời (xem phân hệ quản lý văn bản đi);

- Tập hợp văn bản liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết thành hồ sơ (hồ sơ ở dạng giấy và hồ sơ ở dạng dữ liệu điện tử);

- Đối với văn bản đến không cần lập hồ sơ thì không phải xác định “Mã hồ sơ”.

CBCCVC phối hợp giải quyết:

Nghiên cứu nội dung văn bản đến để phối hợp giải quyết và gửi ý kiến cho:

- Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo);

- CBCCVC chủ trì.

CBCCVC chuyên môn

- Dự thảo văn bản.

- Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp,  tiếp thu và hoàn thiện dự thảo;

- Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem xét;

- Chỉnh sửa dự thảo văn bản;

- In và trình lãnh đạo đơn vị;

- Chuyển văn bản giấy cho văn thư cơ quan;

- Đăng ký văn bản đi trong  PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI (Mục: 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 - Phụ lục 2), chuyển văn thư cơ quan.

Lãnh đạo đơn vị

Trưởng đơn vị:

- Kiểm tra nội dung văn bản;

- Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho:

+ Phó trưởng đơn vị (trường hợp uỷ quyền cho phó trưởng đơn vị chỉ đạo giải quyết);

+ CBCCVC chuyên môn soạn thảo văn bản.

- Chuyển pháp chế cơ quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo CBCCVC chuyên môn chỉnh sửa dự thảo;

- Ký tắt về nội dung.

Phó trưởng đơn vị:

Trường hợp phó trưởng đơn vị được trưởng đơn vị giao chỉ đạo giải quyết thì phó trưởng đơn vị thực hiện các công việc như trưởng đơn vị và chuyển văn bản cho trưởng đơn vị để báo cáo.

Pháp chế cơ quan

Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của văn bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo văn phòng.

Lãnh đạo văn phòng

Chánh văn phòng (hoặc văn thư cơ quan được uỷ quyền) kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi  trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo cơ quan.

Lãnh đạo cơ quan

Trường hợp cấp phó của người đứng đầu được giao phụ trách lĩnh vực chỉ đạo giải quyết:

- Kiểm tra văn bản (cả nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày);

- Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại cho trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo bổ sung, sửa đổi;

- Trường hợp chấp thuận thì cho ý kiến đồng ý và  chuyển cho:

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức (để báo cáo);

+ Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết (để biết và chỉ đạo CBCCVC chuyên môn);

+ Chánh văn phòng (để biết).

- Ký ban hành.

Việc ký văn bản có thể thực hiện bằng chữ ký điện tử (nếu đã đăng ký chữ ký số và được cấp chứng thực chữ ký số theo quy định của Luật giao dịch điện tử).

Trường hợp người đứng đầu cơ quan chỉ đạo giải quyết:

Người đứng đầu cũng thực hiện các công việc tương tự như công việc mà cấp phó của mình thực hiện nêu trên.

Văn thư cơ quan

- Nhận văn bản giấy từ CBCCVC chuyên môn đã có chữ ký tắt về nội dung của trưởng đơn vị;

- Chuyển cho pháp chế cơ quan và lãnh đạo văn phòng để ký tắt về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật;

- Trình lãnh đạo cơ quan để ký ban hành;

- Đăng ký văn bản đi và làm thủ tục phát hành bao gồm các công việc:

+ Đóng dấu văn bản (dấu cơ quan, dấu khẩn, mật và các dấu khác);

+ Đăng ký văn bản đi trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI (Mục: 1, 2 - Phụ lục 2);

+ Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi;

+ Lưu văn bản đi.

Văn bản giấy gửi đi, văn thư cơ quan lưu lại 02 bản: 01 bản lập thành tập lưu văn bản đi và 01 bản chuyển cho CBCCVC chuyên môn chủ trì giải quyết để lập hồ sơ công việc. Văn bản đi lưu tại tập lưu văn bản đi phải là bản gốc, có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Nơi nhận:
- Như trên;
- Bộ Nội vụ (b/c);
- Lãnh đạo Cục (03);
- Các đơn vị thuộc Cục;
- Website VTLT;
- Lưu: VT, TTTH (03).

CỤC TRƯỞNG




Vũ Thị Minh Hương

Số đến

Ngày đến

Tác giả

Số và ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu

nội dung

Đơn vị/người nhận

Ký nhận

Ghi chú

Số đến

Ngày đến

Tác giả

Số và ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Độ mật

Đơn vị/người nhận

Ký nhận

Ghi chú

Số và ký hiệu văn bản

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Nơi nhận

Ký nhận

Số lượng bản

Ghi chú

Thời gian chỉ đạo hoặc xử lý

Chức vụ, họ tên người chỉ đạo/ xử lý

Nội dung trao đổi/ ý kiến xử lý

Số đến

Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản

Đơn vị/ người nhận

Thời hạn giải quyết

Tình trạng giải quyết

Số, ký hiệu văn bản trả lời

Ghi chú

STT

Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và trích yếu nội dung

Đơn vị/ người nhận

Ghi chú

STT

Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng, tác giả văn bản và trích yếu nội dung văn bản

Tờ số

Ghi chú

STT

Tiêu đề hồ sơ

Thời hạn bảo quản

Thời gian bắt đầu-kết thúc

Số lượng tờ

Đơn vị/ người lập

Ghi chú