Ngày 05/10/2022, Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành Quyết định số 264/QĐ-VKSTC, kèm theo Quy định về lập, quản lý, sử dụng hồ sơ kiểm sát việc giải quyết các vụ việc dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động. Quy định này thay thế toàn bộ nội dung về hồ sơ kiểm sát tại Hướng dẫn số 27/HD-VKSTC-V5 năm 2014 và phần liên quan trong Hướng dẫn số 28/HD-VKSTC năm 2018.

Một trong những điểm quan trọng của Quy định là việc hệ thống hóa các loại hồ sơ kiểm sát tương ứng với từng giai đoạn tố tụng. Việc nắm rõ quy định này giúp luật sư có thể chủ động hơn trong việc chuẩn bị tài liệu, đánh giá vai trò của Viện kiểm sát và dự đoán các bước nghiệp vụ trong quá trình xét xử.

Hồ sơ kiểm sát trong giai đoạn sơ thẩm

Tại giai đoạn sơ thẩm, Viện kiểm sát lập các loại hồ sơ khác nhau tùy theo mức độ tham gia vào vụ việc:

• Hồ sơ vụ việc có tham gia phiên tòa sơ thẩm: áp dụng khi Kiểm sát viên trực tiếp dự phiên tòa và thực hiện quyền phát biểu, kiểm sát xét xử.
• Hồ sơ vụ việc không tham gia phiên tòa sơ thẩm: áp dụng khi Viện kiểm sát không tham dự phiên tòa nhưng thực hiện kiểm sát qua việc nghiên cứu hồ sơ do Tòa án chuyển giao.
• Hồ sơ kiểm sát việc hòa giải tại Tòa án: lập trong các vụ việc có hoạt động hòa giải do Tòa chủ trì trước khi đưa ra xét xử.
• Hồ sơ vụ việc Tòa án trả lại đơn khởi kiện hoặc đơn yêu cầu: ghi nhận hoạt động kiểm sát việc trả lại đơn theo Điều 192 Bộ luật Tố tụng dân sự.
• Hồ sơ vụ việc bị đình chỉ, tạm đình chỉ hoặc tạm ngừng giải quyết: phản ánh việc kiểm sát quá trình ban hành các quyết định tố tụng làm gián đoạn giải quyết vụ án.

Hồ sơ kiểm sát trong giai đoạn phúc thẩm

Gồm hai loại chính:

• Hồ sơ vụ việc phúc thẩm do kháng cáo, kháng nghị đúng hạn: áp dụng khi kháng cáo hoặc kháng nghị hợp lệ và được Tòa án thụ lý.
• Hồ sơ vụ việc phúc thẩm do kháng cáo quá hạn được chấp nhận: lập trong trường hợp Tòa án cho phép kháng cáo quá hạn.

Hồ sơ kiểm sát trong giai đoạn giám đốc thẩm, tái thẩm

Quy định xác lập các loại hồ sơ như sau:

• Hồ sơ vụ việc giám đốc thẩm do Viện kiểm sát phát hiện vi phạm: phản ánh quá trình VKS tự rà soát và phát hiện vi phạm nghiêm trọng của bản án/quyết định.
• Hồ sơ vụ việc giám đốc thẩm theo đơn đề nghị: lập khi có đơn yêu cầu giám đốc thẩm từ đương sự, cơ quan hoặc tổ chức.
• Hồ sơ vụ việc tái thẩm: áp dụng trong trường hợp phát hiện tình tiết mới theo Điều 352 Bộ luật Tố tụng dân sự.

Các loại hồ sơ khác theo tình huống đặc biệt

Ngoài các loại hồ sơ kể trên, Quy định cũng hướng dẫn lập hồ sơ trong các trường hợp:

• Hồ sơ vụ việc có bản án, quyết định bị sửa, hủy sau phúc thẩm, giám đốc thẩm, tái thẩm hoặc theo kháng nghị của VKS.
• Hồ sơ vụ việc có sự tham gia tố tụng khác của Viện kiểm sát mà chưa được liệt kê cụ thể: được áp dụng linh hoạt theo yêu cầu thực tế và pháp luật.

Nguyên tắc lập và lưu trữ hồ sơ

Mỗi vụ việc được lập một bộ hồ sơ riêng, thể hiện đầy đủ tiến trình kiểm sát ở từng cấp, từng giai đoạn. Tài liệu trong hồ sơ bao gồm:

• Văn bản tố tụng, bản án, quyết định của Tòa án;
• Các văn bản trao đổi giữa VKS và Tòa;
• Báo cáo, phiếu đề xuất, kết luận kiểm sát nội bộ;
• Tài liệu bổ sung từ đương sự hoặc cơ quan có liên quan (nếu có).

Theo Quyết định số 264/QĐ-VKSTC, hồ sơ kiểm sát được lưu tại đơn vị trực tiếp lập và được bàn giao về kho lưu trữ theo thời hạn quy định của ngành Kiểm sát nhân dân.