Quyết định số 06/2015/QĐ-UBND ngày 05/02/2015 Về Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống giao ban trực tuyến tỉnh Bình Định

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG GIAO BAN TRỰC TUYẾN TỈNH BÌNH ĐỊNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản Quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27 tháng 3 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt chương trình ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011- 2015;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống giao ban trực tuyến tỉnh Bình Định.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG GIAO BAN TRỰC TUYẾN TỈNH BÌNH ĐỊNH
 (Kèm theo Quyết định số 06/2015/QĐ-UBND ngày 05 tháng 02 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống giao ban trực tuyến tỉnh Bình Định (sau đây gọi tắt là Hệ thống GBTT).

2. Quy chế này áp dụng cho tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống GBTT.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Giao ban trực tuyến: Tổ chức các cuộc họp, hội nghị sử dụng hệ thống thiết bị gồm phần cứng và phần mềm để truyền tải những hình ảnh và âm thanh trực tiếp giữa hai hoặc nhiều địa điểm từ xa kết nối qua đường truyền mạng.

2. Hệ thống Giao ban trực tuyến: Gồm các thiết bị điều khiển trung tâm được lắp đặt tại Trung tâm Hạ tầng thông tin do Sở Thông tin và Truyền thông quản lý kết nối đến các điểm cầu đặt tại Văn phòng UBND tỉnh, các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh, thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng của cơ quan Đảng và Nhà nước.

3. Thiết bị điều khiển trung tâm: Là thiết bị để kết nối, điều khiển các điểm cầu thực hiện các cuộc họp trực tuyến theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền.

4. Điểm cầu tại Văn phòng UBND tỉnh, các huyện, thị xã, thành phố: là nơi lắp đặt các thiết bị giao ban trực tuyến để kết nối với thiết bị điều khiển trung tâm và các điểm cầu của các đơn vị khác, được lắp đặt tại trụ sở của các đơn vị.

Điều 3. Mục đích sử dụng Hệ thống GBTT

Hệ thống GBTT tỉnh Bình Định được sử dụng để tổ chức các cuộc họp trực tuyến giữa UBND tỉnh với các cơ quan Trung ương; giữa UBND tỉnh với UBND các huyện, thị xã, thành phố; giữa các sở, ban, ngành với các đơn vị liên quan trong và ngoài tỉnh. Hệ thống GBTT góp phần đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành trong hoạt động các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Chương II

VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG GIAO BAN TRỰC TUYẾN

Điều 4. Các yêu cầu cơ bản của phòng họp giao ban trực tuyến

Phòng họp giao ban trực tuyến được ưu tiên tổ chức các cuộc họp trực tuyến và đảm bảo các yêu cầu cơ bản đối với chức năng, tính năng kỹ thuật của Hệ thống giao ban điện tử đa phương tiện tại Công văn số 3386/BTTTT-ƯDCNTT ngày 23/10/2009 của Bộ Thông tin và Truyền thông, cụ thể:

1. Phòng họp trực tuyến phải đảm bảo phục vụ với chất lượng âm thanh, hình ảnh, ánh sáng trung thực, tự nhiên; đồng thời, cần tăng cường đèn điện tại các vị trí có ánh sáng yếu, đặc biệt tại phía bàn chủ tọa.

2. Màn hình, camera phải được lắp đặt ở vị trí thích hợp; sử dụng phông, rèm trong phòng phù hợp để tránh hiện tượng camera bị ngược sáng.

3. Phòng họp tại các điểm cầu tham gia họp trực tuyến phải thống nhất kích cỡ hình ảnh, màu nền, màu chữ của phông nền.

Điều 5. Nguyên tắc sử dụng Hệ thống

1. Không sử dụng, di chuyển và cài đặt các thiết bị của Hệ thống GBTT để phục vụ công việc không thuộc chức năng của Hệ thống hoặc sử dụng Hệ thống không đúng với mục đích được quy định Quy chế này.

2. Đảm bảo các điều kiện an toàn cho Hệ thống, không để các vật dễ cháy, nổ gần các thiết bị của Hệ thống; đảm bảo nhiệt độ, nguồn điện ổn định cho Hệ thống khi đang sử dụng; bật, tắt Hệ thống đúng quy trình.

3. Đảm bảo an toàn thông tin cho Hệ thống, giữ bí mật tài khoản truy cập vào Hệ thống. Mọi thông tin được tiếp nhận và cung cấp trên Hệ thống phải đảm bảo nguyên tắc bảo mật, an ninh thông tin và đúng quy định của pháp luật.

4. Các cơ quan, đơn vị liên quan đến việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống GBTT có trách nhiệm xây dựng nội quy sử dụng và khai thác Hệ thống; quy chế quản lý, sử dụng Hệ thống GBTT tại cơ quan, đơn vị mình nhằm bảo đảm an toàn an ninh thông tin.

5. Các cơ quan, đơn vị liên quan đến việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống GBTT phải thực hiện kiểm tra các thiết bị của Hệ thống GBTT định kỳ, đánh giá tình trạng sử dụng, kiểm định về mặt an toàn thông tin, đảm bảo phù hợp với các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật theo quy định.

Điều 6. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp giao ban trực tuyến

1. Điểm cầu tại Văn phòng UBND tỉnh là điểm cầu trung tâm thực hiện các cuộc họp giao ban trực tuyến do UBND tỉnh tổ chức gồm: Họp trực tuyến với các cơ quan Trung ương; Họp trực tuyến do lãnh đạo UBND tỉnh chủ trì với UBND các huyện, thị xã, thành phố của tỉnh và các cuộc họp trực tuyến giữa các sở, ban, ngành với các bộ, ngành Trung ương.

2. Điểm cầu tại Sở Thông tin và Truyền thông là điểm cầu trung tâm thực hiện các cuộc họp giao ban trực tuyến giữa các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh tổ chức, chủ trì với UBND các huyện, thị xã, thành phố.

3. Đơn vị chủ trì cuộc họp giao ban trực tuyến phải thông báo bằng văn bản cho đơn vị quản lý điểm cầu trung tâm (Văn phòng UBND tỉnh hoặc Sở Thông tin và Truyền thông), Viễn thông Bình Định và các đơn vị liên quan ít nhất 02 ngày trước khi tiến hành cuộc họp để chuẩn bị điều kiện kỹ thuật đảm bảo phục vụ cuộc họp.

4. Trước khi diễn ra cuộc họp, cán bộ phụ trách kỹ thuật tại các điểm cầu của các huyện, thị xã, thành phố phải phối hợp với cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu trung tâm để thực hiện công tác chuẩn bị được quy định tại Điều 7 trước 01 buổi khi cuộc họp diễn ra.

5. Đối với các cuộc họp đột xuất, khẩn cấp thực hiện trên Hệ thống GBTT thì đơn vị chủ trì cuộc họp phải liên hệ trực tiếp với đơn vị phụ trách điểm cầu trung tâm trước 02 giờ khi tiến hành cuộc họp để thực hiện công tác chuẩn bị.

Điều 7. Công tác chuẩn bị và điều khiển Hệ thống GBTT

1. Đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp trên Hệ thống GBTT: Có trách nhiệm chuẩn bị nội dung, tài liệu, phông nền đặt trong phòng họp; phát hành giấy mời đến các cơ quan, đơn vị tham gia cuộc họp trực tuyến.

2. Văn phòng UBND tỉnh

a. Đối với cuộc họp trực tuyến do UBND tỉnh chủ trì họp với UBND các huyện, thị xã, thành phố: Có trách nhiệm phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông để chuẩn bị đảm bảo các điều kiện kỹ thuật trước cuộc họp diễn ra; thiết lập các thông số kỹ thuật trên Hệ thống; phối hợp kiểm tra đảm bảo thông suốt kết nối với các điểm cầu tại các huyện, thị xã, thành phố .

b. Đối với cuộc họp trực tuyến do các cơ quan Trung ương tổ chức họp với UBND tỉnh hoặc với các sở, ban, ngành của tỉnh: Có trách nhiệm chuẩn bị trang thiết bị hạ tầng kỹ thuật, phối hợp với các đơn vị liên quan đảm bảo đường truyền thông suốt, thiết lập các thông số kỹ thuật trên Hệ thống, kết nối với điểm cầu ở Trung ương và các điểm cầu liên quan.

3. Sở Thông tin và Truyền thông:

a. Đối với cuộc họp trực tuyến do UBND tỉnh chủ trì: Có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh chuẩn bị, đảm bảo các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp; thiết lập các thông số kỹ thuật trên Hệ thống; phối hợp, kiểm tra, đảm bảo kết nối thông suốt giữa điểm cầu tại Văn phòng UBND tỉnh với các điểm cầu tại các huyện, thị xã, thành phố.

b. Đối với cuộc họp trực tuyến do các sở, ban, ngành chủ trì: Có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan, đơn vị để chuẩn bị phòng họp trực tuyến, kiểm tra kỹ thuật tại các điểm cầu cần kết nối, đảm bảo tính sẵn sàng của Hệ thống.

c. Phối hợp, liên hệ Công ty Điện lực Bình Định để đảm bảo nguồn điện phục vụ cho cuộc họp trực tuyến; chuẩn bị phương án dự phòng để đối phó với những tình huống đột xuất.

4. UBND các huyện, thị xã, thành phố:

a. Có trách nhiệm chuẩn bị, đảm bảo các điều kiện cho phòng họp trực tuyến tại điểm cầu của địa phương: tiếp nhận nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp từ đơn vị chủ trì, mẫu phông nền trong phòng họp.

b. Phối hợp với điểm cầu trung tâm tại Sở Thông tin và Truyền thông tiến hành kiểm tra toàn bộ kỹ thuật của Hệ thống, kết nối với các thiết bị điều khiển trung tâm, đảm bảo Hệ thống được kết nối và hoạt động thông suốt trong thời gian diễn ra cuộc họp.

5. Cán bộ phụ trách kỹ thuật của Hệ thống:

a. Tại điểm cầu trung tâm:

- Cán bộ phụ trách kỹ thuật phải đảm bảo túc trực xử lý kỹ thuật trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp giao ban trực tuyến.

- Chủ động điều chỉnh khung hình hiển thị, âm thanh tại các điểm cầu cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp.

- Phối hợp với các điểm cầu để kịp thời xử lý các sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn tại cuộc họp.

b. Tại điểm cầu các huyện, thị xã, thành phố:

- Cán bộ phụ trách kỹ thuật tại các điểm cầu có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ thiết bị Hệ thống GBTT của đơn vị; thường xuyên túc trực để đảm bảo vận hành các thiết bị phục vụ cuộc họp.

- Đảm bảo nguồn điện, kiểm tra đường truyền kết nối, điều chỉnh hình ảnh, âm thanh cho phù hợp; đặc biệt, không tự ý điều chỉnh các thông số cấu hình hệ thống khi đang diễn ra cuộc họp trực tuyến.

- Khi có sự cố về kỹ thuật, cán bộ phụ trách kỹ thuật phải báo ngay cho điểm cầu trung tâm biết để xử lý, đồng thời phối hợp với cán bộ kỹ thuật của Viễn thông Bình Định tại điểm cầu để khắc phục sự cố kịp thời.

Chương III

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỆ THỐNG GIAO BAN TRỰC TUYẾN

Điều 8. Trách nhiệm chung

1. Các thiết bị của Hệ thống GBTT tỉnh Bình Định là tài sản của Nhà nước. Các cơ quan, đơn vị, địa phương được trang bị Hệ thống GBTT có trách nhiệm quản lý, vận hành, sử dụng thiết bị đảm bảo đúng mục đích; không tự ý di chuyển hoặc thay đổi vị trí các thiết bị khi chưa có sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

2. Khi có sự cố xảy ra đối với đường truyền số liệu chuyên dùng phục vụ cho hoạt động của Hệ thống GBTT; các cơ quan, đơn vị phải khẩn trương phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Viễn thông Bình Định để khắc phục kịp thời, đảm bảo thông suốt cho đường truyền.

Điều 9. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Là đơn vị đầu mối thực hiện việc quản lý, vận hành toàn bộ Hệ thống GBTT; hướng dẫn việc quản lý, vận hành Hệ thống và hỗ trợ kỹ thuật cho các cán bộ ở các điểm cầu; đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện quản lý và sử dụng Hệ thống GBTT đảm bảo đạt hiệu quả .

2. Phối hợp chặt chẽ với các sở, ban, ngành tổ chức các cuộc họp trực tuyến do các sở, ban, ngành chủ trì; đảm bảo cho cuộc họp diễn ra an toàn, hiệu quả.

3. Tổ chức đào tạo bồi dưỡng kiến thức về công nghệ thông tin cho cán bộ kỹ thuật trong việc quản lý, sử dụng và vận hành Hệ thống GBTT; bồi dưỡng, tập huấn về kỹ năng ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước cho cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh.

4. Định kỳ hàng năm, thực hiện việc kiểm tra, rà soát, đánh giá lại hiệu suất hoạt động của Hệ thống GBTT tại các cơ quan, đơn vị; đề xuất UBND tỉnh về các giải pháp nâng cấp, mở rộng Hệ thống GBTT trên địa bàn tỉnh.

5. Phối hợp với các Sở Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư và các đơn vị liên quan tham mưu, đề xuất UBND tỉnh về kinh phí thực hiện việc duy trì hoạt động, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp Hệ thống GBTT đảm bảo phù hợp với điều kiện và tình hình thực tế của mỗi cơ quan, đơn vị.

Điều 10. Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh

Chịu trách nhiệm chuẩn bị các điều kiện phục vụ các cuộc họp trực tuyến do UBND tỉnh chủ trì ; phối hợp, cung cấp thông tin về cuộc họp trực tuyến cho Sở Thông tin và Truyền thông và các điểm cầu của các huyện, thị xã, thành phố để đảm bảo công tác chuẩn bị, phục vụ cho cuộc họp trực tuyến đạt kết quả tốt.

Điều 11. Trách nhiệm của UBND các huyện, thị xã, thành phố

1. Chịu trách nhiệm quản lý các trang thiết bị của Hệ thống GBTT tại đơn vị.

2. Bố trí cán bộ kỹ thuật trực tiếp quản lý vận hành các thiết bị của Hệ thống GBTT tại đơn vị; cung cấp thông tin về cán bộ kỹ thuật quản lý của Hệ thống GBTT tại đơn vị cho Sở Thông tin và Truyền thông để đảm bảo công tác phối hợp, vận hành Hệ thống GBTT.

3. Có trách nhiệm đóng góp ý kiến, đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của Hệ thống GBTT; gửi Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định.

Điều 12. Trách nhiệm của các sở, ban, ngành

1. Khi chủ trì tổ chức họp giao ban trực tuyến với các huyện, thị xã, thành phố và các phòng, ban chuyên môn của các huyện, thị xã, thành phố; các sở, ban, ngành phải đăng ký thời gian họp với Sở Thông tin và Truyền thông trước khi phát hành văn bản mời họp (thời gian đăng ký cuộc họp được quy định tại Điều 6 của Quy chế này); đồng thời gửi thông tin về nội dung cuộc họp đến UBND các huyện, thị xã, thành phố để đảm bảo công tác chuẩn bị cho cuộc họp đạt kết quả tốt.

2. Cử và chỉ đạo cán bộ quản trị mạng của đơn vị phối hợp chặt chẽ với cán bộ kỹ thuật của Sở Thông tin và Truyền thông để đảm bảo việc sử dụng, vận hành Hệ thống GBTT trong thời gian diễn ra cuộc họp.

Điều 13. Trách nhiệm của Viễn thông Bình Định

1. Đảm bảo chất lượng đường truyền số liệu chuyên dùng phục vụ cho hoạt động của Hệ thống GBTT.

2. Bố trí cán bộ kỹ thuật thường trực tại các điểm cầu gồm Văn phòng UBND tỉnh, các huyện, thị xã, thành phố trong suốt thời gian trước, trong và sau cuộc họp.

3. Có trách nhiệm bảo mật thông tin các cuộc họp theo quy định hiện hành của pháp luật.

Điều 14. Trách nhiệm của Công ty Điện lực Bình Định

Đảm bảo nguồn điện cho Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh và các điểm cầu của Hệ thống GBTT trong thời gian diễn ra cuộc họp.

Chương IV

NGUỒN KINH PHÍ THỰC HIỆN

Điều 15. Lập dự toán và quyết toán kinh phí

1. Hàng năm, Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh và các đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch và dự trù kinh phí hoạt động quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống GBTT của tỉnh; gửi Sở Tài chính tổng hợp; trình UBND tỉnh xem xét, quyết định.

2. Các đơn vị thuộc UBND huyện, thị xã, thành phố thực hiện hoạt động quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống GBTT cấp huyện: hàng năm, xây dựng kế hoạch và dự toán gửi cơ quan tài chính cùng cấp để tổng hợp, trình UBND các huyện, thị xã, thành phố xem xét, phê duyệt theo quy định hiện hành của Nhà nước.

3. Hàng năm, các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm báo cáo quyết toán tình hình sử dụng kinh phí thực hiện hoạt động quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống GBTT của cơ quan, đơn vị theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 16. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Các cơ quan, đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện quản lý, vận hành và khai thác hiệu quả Hệ thống GBTT của tỉnh sẽ được xét khen thưởng theo quy định hiện hành của Nhà nước.

2. Các cơ quan, đơn vị, cá nhân có hành vi vi phạm các điều khoản của Quy định này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Điều 17. Điều khoản thi hành

1. Định kỳ hàng năm các huyện, thị xã, thành phố báo cáo tình hình hoạt động của Hệ thống GBTT tại đơn vị, gửi Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.

2. Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh và các đơn vị liên quan kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế này tại các đơn vị; báo cáo UBND tỉnh.

3. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

4. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc; các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan có trách nhiệm phản ánh với Sở Thông tin và Truyền thông để trình UBND tỉnh xem xét điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.