Quyết định số 61/2009/QĐ-UBND ngày 17/08/2009 Về Quy định công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Dương (Văn bản hết hiệu lực)

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 61/2009/QĐ-UBND	Thủ Dầu Một, ngày 17 tháng 8 năm 2009

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Ủy ban thường vụ Quốc hội;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

Căn cứ Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 441/TTr-SNV ngày 20 tháng 7 năm 2009,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Dương.

Điều 2. Quyết định này thay thế Quyết định số 64/2002/QĐ-UB ngày 20 tháng 5 năm 2002 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy định về công tác lưu trữ của tỉnh Bình Dương.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các sở, ban ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký./.

 

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Hoàng Sơn

 

QUY ĐỊNH

CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH DƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 61/2009/QĐ-UBND ngày 17 tháng 8 năm 2009 của Uy ban nhân dân tỉnh Bình Dương)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định cụ thể về tài liệu lưu trữ và công tác quản lý, thu thập, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Dương.

Điều 2. Tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị về kinh tế, chính trị, an ninh - quốc phòng, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, xã hội và khoa học kỹ thuật được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân tiêu biểu trên địa bàn tỉnh qua các thời kỳ, để phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và các hoạt động thực tiễn khác.

Tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy hoặc ghi trên các chất liệu khác như: phim, ảnh, băng hình, đĩa từ, băng ghi âm, băng ghi hình hoặc các vật mang tin khác. Trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Điều 3. Xác định phông tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ địa phương là di sản của dân tộc, thuộc một phần phông lưu trữ quốc gia. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, mua bán, trao đổi, tiêu hủy trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng vào mục đích trái pháp luật.

Điều 4. Trách nhiệm của cơ quan quản lý chuyên môn

Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ huyện, thị xã và Lưu trữ xã, phường, thị trấn, có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp thực hiện các chế độ, quy định quản lý nhà nước tập trung thống nhất đối với công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ và phân bổ biên chế lưu trữ, đảm bảo cán bộ làm công tác lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức, ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.

Điều 5. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức khác

Thủ trưởng các sở, ban ngành, doanh nghiệp nhà nước, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và xã, phường, thị trấn trong phạm vi quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Kinh phí đầu tư cho hoạt động lưu trữ

1. Nguồn kinh phí đầu tư bao gồm:

a) Ngân sách nhà nước;

b) Các khoản thu từ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

c) Tài trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bảo đảm kinh phí cho các công việc sau:

a) Xây dựng và cải tạo kho lưu trữ tài liệu;

b) Trang bị các thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;

c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu;

d) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ;

đ) Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

e) Công bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;

g) Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ;

h) Sưu tầm, thu thập tài liệu quý, hiếm;

i) Những công việc khác theo quy định của pháp luật.

Chương II

THU THẬP, BẢO QUẢN, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 7. Thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành Lưu trữ hiện hành có trách nhiệm:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu ngay từ đầu năm.

2. Phối hợp với các đơn vị, phòng, ban và cá nhân trong cơ quan, tổ chức xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập.

3. Hướng dẫn đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức và cá nhân lập mục lục hồ sơ, tài liệu để giao nộp. Việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành phải lập biên bản giao nhận đúng quy định của nhà nước.

4. Chuẩn bị kho và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu.

5. Tổ chức tiếp nhận tài liệu.

Điều 8. Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử

1. Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thị xã và xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ theo dõi, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu được quy định tại khoản 2 Điều 9 Quy định này đối với các cơ quan, tổ chức.

2. Các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ tỉnh, huyện, thị xã phải thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu của cơ quan, tổ chức trước khi giao nộp.

3. Nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã phê duyệt, theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

4. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử:

a) Lập kế hoạch thu thập tài liệu;

b) Phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập;

c) Hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp;

d) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu. Phương tiện vận chuyển bên giao thực hiện đảm bảo an toàn tuyệt đối trong thời gian vận chuyển.

đ) Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.

Biên bản giao nhận tài liệu lưu trữ được lập thành 03 bản, lưu trữ của cơ quan, tổ chức, lưu trữ lịch sử và cơ quan cấp trên quản lý lưu trữ giữ mỗi bên 01 bản.

Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo biên bản, lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.

Điều 9. Thành phần tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử

1. Trung tâm Lưu trữ tỉnh hướng dẫn thành phần tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ tỉnh. Lưu trữ huyện, thị xã hướng dẫn thành phần tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ huyện, thị xã trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.

2. Ngoài những tài liệu theo hướng dẫn trên, còn phải nộp các loại tài liệu lưu trữ như sau:

- Tài liệu khoa học kỹ thuật: dự án, đồ án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu khoa học, phát minh sáng chế, các luận án tốt nghiệp;

- Tài liệu âm bản, dương bản, Micro fim, các bộ phim, băng ghi âm, băng ghi hình, khuôn đúc đĩa, các bức ảnh;

- Tài liệu chuyên môn: sổ sách thống kê, biểu mẫu có số liệu, hồ sơ nhân sự;

- Tài liệu bản thảo, bản nháp của tác phẩm văn học nghệ thuật;

- Tài liệu nhật ký, hồi ký, tranh vẽ hoặc in;

- Tài liệu viết tay để tuyên truyền cổ động kêu gọi;

- Tài liệu sách, báo và các loại tài liệu khác có giá trị lịch sử;

- Tài liệu là bút tích có ý nghĩa văn hóa lịch sử của tập thể, gia đình, dòng họ, cá nhân điển hình, tiêu biểu có giá trị đặc biệt quý, hiếm;

- Tài liệu nộp vào lưu trữ phải là bản chính hoặc bản sao hợp pháp;

Các loại tài liệu trên hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân qua các thời kỳ lịch sử.

Điều 10. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

1. Cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên đang công tác được giữ hồ sơ, tài liệu về những vụ việc đã giải quyết xong trong thời hạn là 01 (một) năm, kể từ ngày hồ sơ, tài liệu đó kết thúc. Sau 01 năm phải nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức (lưu trữ hiện hành).

2. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Lưu trữ cơ quan, tổ chức được bảo quản hồ sơ, tài liệu phục vụ khai thác, sử dụng trong thời hạn là 05 (năm) năm. Sau 05 năm, lưu trữ cơ quan nộp hồ sơ, tài liệu đó vào lưu trữ tỉnh, huyện, thị xã (lưu trữ lịch sử). Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu thuộc các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh. Lưu trữ huyện, thị xã tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc huyện, thị xã quản lý theo quy định pháp luật hiện hành.

Trường hợp cơ quan, tổ chức cần thiết muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn giao nộp vào lưu trữ lịch sử thì phải có báo cáo thuyết minh cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân và lưu trữ lịch sử cùng cấp, nếu được sự đồng ý phải quy định thời gian cụ thể nhưng không được giữ lại quá 02 năm. Đối với lưu trữ cơ quan, tổ chức, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quy định thời gian cụ thể nhưng không quá 01 (một) năm.

3. Cán bộ nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác thì bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu do mình quản lý cho lưu trữ cơ quan, tổ chức. Đối với hồ sơ, tài liệu giải quyết công việc chưa xong thì bàn giao cho người thay thế hoặc Thủ trưởng trực tiếp. Việc bàn giao phải lập Biên bản bàn giao, đồng thời có cán bộ của lưu trữ cơ quan, tổ chức tham gia và kèm theo danh mục tài liệu bàn giao.

Điều 11. Quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức khác

Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Kho lưu trữ huyện, thị xã thì được quản lý tại lưu trữ cơ quan, tổ chức theo quy định của Quy định này và các văn bản pháp luật có liên quan.

Điều 12. Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp chia, tách, sáp nhập, tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu

1. Việc quản lý hồ sơ, tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính cấp tỉnh, huyện, xã và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước được thực hiện theo Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ.

2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức chỉ đạo thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ theo đúng quy định hiện hành.

3. Lưu trữ hiện hành có trách nhiệm tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan, tổ chức chỉnh lý, thống kê, sắp xếp tài liệu, lập thủ tục giao nộp vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.

4. Trường hợp các cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập chuyển đổi hình thức sở hữu nhưng hồ sơ, tài liệu về các vụ việc giải quyết chưa xong thì được chuyển sang cơ quan, tổ chức mới để tiếp tục giải quyết, phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan, tổ chức và thống kê đầy đủ danh mục tài liệu, lập biên bản giao nhận với cán bộ lưu trữ cơ quan, tổ chức để theo dõi thu thập. Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ có trách nhiệm tham mưu cho cấp có thẩm quyền chỉ đạo thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức này giao nộp vào lưu trữ lịch sử đúng theo quy định hiện hành.

5. Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thị xã tổ chức xây dựng kế hoạch để thu thập tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu tài liệu và cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu.

Điều 13. Chỉnh lý tài liệu

1. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức chỉnh lý phân loại khoa học tài liệu để khai thác, sử dụng và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

2. Việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu thực hiện theo Điều 10 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năn 2004 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

3. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

Điều 14. Xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị

1. Việc xác định giá trị tài liệu đưa vào bảo quản hoặc loại ra những tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị để tiêu hủy do Hội đồng xác định giá trị tài liệu tỉnh, huyện, thị xã thực hiện đúng theo Điều 11, 12 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ.

2. Cơ quan, tổ chức có tài liệu xin tiêu hủy phải thống kê danh mục tài liệu xin tiêu hủy hoặc danh mục hồ sơ, nếu là danh mục hồ sơ thì trong danh mục hồ sơ kèm theo danh mục tài liệu.

3. Việc tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Điều 15. Thống kê lưu trữ

Thống kê lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ, công chức, viên chức trong ngành lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê lưu trữ được tính từ 00 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12 hàng năm.

- Cấp tỉnh: Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội - Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, các sở, ban ngành trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh báo cáo thống kê lưu trữ về Sở Nội vụ trước ngày 15 tháng 01 năm sau theo quy định tại Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ.

Các doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh báo cáo thống kê lưu trữ gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Sở Nội vụ thời hạn cuối cùng vào ngày 15 tháng 01 năm sau.

- Cấp huyện: Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, thị xã; các cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn báo cáo thống kê lưu trữ về Phòng Nội vụ huyện, thị xã trước ngày 15 tháng 01 năm sau; Phòng Nội vụ tổng hợp báo cáo thống kê lưu trữ huyện, thị xã gửi về Sở Nội vụ trước ngày 31 tháng 01 năm theo Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ.

Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo thống kê lưu trữ của tỉnh về Ủy ban nhân dân tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trước ngày 15 tháng 02 năm sau.

Điều 16. Bảo quản tài liệu lưu trữ

Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ:

1. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.

2. Thực hiện các biện pháp phòng chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít, tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.

3. Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; trang bị đầy đủ các thiết bị, máy móc để bảo quản tài liệu lưu trữ.

4. Thống nhất trang bị biểu, mẫu hồ sơ, kệ, giá đựng tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

5. Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu quý, hiếm, tài liệu mật.

6. Trang bị hệ thống phòng chống cháy, nổ và phòng gian bảo mật tại kho lưu trữ.

7. Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng phải đảm bảo đúng các yêu cầu kỹ thuật theo hướng dẫn tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng.

8. Kho lưu trữ phải ban hành nội quy ra, vào và khai thác, sử dụng, phòng gian bảo mật, phòng chống cháy, nổ...

Điều 17. Ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ

Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thị xã có trách nhiệm tham mưu cho Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ ở địa phương, theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Điều 18. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ, trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước và tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

2. Trưởng phòng Nội vụ huyện, thị xã cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Kho Lưu trữ huyện, thị xã, trừ tài liệu quý, hiếm và tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước.

3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã cho phép khai thác, sử dụng, công bố tài liệu quý, hiếm, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân và người nước ngoài trong phạm vi quyền hạn của mình.

Nguyên tắc và trình tự thủ tục được thực hiện theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu bảo quản tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

5. Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm, tài liệu mật tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thị xã do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp phê duyệt.

Điều 19. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đối tượng

a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học;

b) Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức được sử dụng tài liệu lưu trữ để thực hiện nhiệm vụ được giao;

c) Cơ quan, tổ chức, người nước ngoài được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học...

2. Tổ chức sử dụng

a) Tài liệu lưu trữ được sử dụng tại kho lưu trữ, phòng đọc, không mang ra khỏi kho lưu trữ khi chưa được sự đồng ý của cấp hoặc người có thẩm quyền;

b) Đối với tài liệu thuộc danh mục bí mật quốc gia, tài liệu quý, hiếm, tài liệu có giá trị đặc biệt không được công bố rộng rãi;

c) Các đối tượng quy định tại khoản 1 Điều này khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải trả phí khai thác tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

d) Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc xin cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ trực tiếp hoặc gián tiếp vì mục đích công vụ, mục đích cá nhân phải có văn bản yêu cầu; đối với cá nhân phải có đơn xin khai thác sử dụng kèm theo giấy chứng minh nhân dân, nếu là người nước ngoài phải kèm theo hộ chiếu và đơn xin bằng tiếng Việt.

Điều 20. Thẩm quyền sao, chứng thực tài liệu lưu trữ

Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cho phép sao, chứng thực tài liệu lưu trữ.

Việc sao, chứng thực tài liệu lưu trữ phải do cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ thực hiện.

Chương III

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 21. Trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ

1. Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ các huyện, thị xã có trách nhiệm tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã ban hành các văn bản quy phạm pháp luật quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ được quy định tại Điều 23, 24 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ.

2. Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Kho lưu trữ các huyện, thị xã có trách nhiệm hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ trong phạm vị trách nhiệm của mình để thực hiện tốt công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

Điều 22. Khen thưởng, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại tố cáo

1. Khen thưởng

Cơ quan, tổ chức và cá nhân đạt có một trong những thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật:

a) Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ thu thập, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

b) Giao nộp, tặng cho cơ quan lưu trữ những tài liệu có giá trị đặc biệt quý hiếm;

c) Phát hiện và tố giác kịp thời những hành vi làm hư hại, chiếm đoạt hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

2. Xử lý vi phạm

Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định về lưu trữ theo Quy định này và các văn bản pháp luật khác, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định pháp luật hiện hành.

3. Giải quyết khiếu nại, tố cáo

a) Cơ quan, tổ chức và cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ.

b) Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 23. Trách nhiệm thi hành

1. Giám đốc Sở Nội vụ, Trưởng phòng Nội vụ các huyện, thị xã có trách nhiệm tổ chức, theo dõi hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thực hiện Quy định này.

2. Căn cứ Quy định này Giám đốc các sở, ban ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trong tỉnh có trách nhiệm tổ chức thực hiện và xây dựng, ban hành bản quy định công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức./.