Quyết định số 82/2000/QĐ-BNN-VP ngày 08/08/2000 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Về tiếp nhận và xử lý thông tin, văn bản đến; soạn thảo văn bản, góp ý kiến, thẩm tra, thẩm định, trình ký, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Văn bản hết hiệu lực)

QUYẾT ĐỊNH

V/V BAN HÀNH QUI ĐỊNH TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN, VĂN BẢN ĐẾN; SOẠN THẢO VĂN BẢN, GÓP Ý KIẾN, THẨM TRA, THẨM ĐỊNH, TRÌNH KÝ, PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Căn cứ Nghị định số 73/CP ngày 1/11/1995 của Chính phủ qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản qui phạm pháp luật ngày 23/11/1996 và Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Qui định về việc tiếp nhận và xử lý thông tin, văn bản đến; soạn thảo văn bản, góp ý kiến, thẩm tra, thẩm định, trình ký, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký. Quyết định này thay thế Quyết định 552/NN-VP/QĐ ngày 7/5/1996 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUI ĐỊNH

VỀ VIỆC TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN, VĂN BẢN ĐẾN; SOẠN THẢO VĂN BẢN, GÓP Ý KIẾN, THẨM TRA, THẨM ĐỊNH, TRÌNH KÝ, PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
(Ban hành theo Quyết định số 82 /2000/QĐ-BNN-VP ngày 8/8/2000 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)

Chương 1:

NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng và phạm vi điều chỉnh

1. Quy định về trách nhiệm tiếp nhận và xử lý thông tin, văn bản đến; soạn thảo văn bản, góp ý kiến, thẩm tra, thẩm định, trình ký, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản của Bộ.

2. Quy định này được áp dụng đối với các Vụ, Cục, Ban, Văn phòng, Thanh tra Bộ (sau đây gọi tắt là đơn vị ) trong khối cơ quan Bộ.

Điều 2. Trong Quy định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Văn bản đến là công văn, tài liệu, thư do đơn vị nhận được.

2. Văn bản đi là công văn, tài liệu, thư do đơn vị gửi đi.

3. Thông tin là những tin tức được chuyển bằng điện thoại, truyền miệng, fax, telex, E-mail, mạng máy tính, thư, công văn, tài liệu.

4- Thẩm tra văn bản là điều tra, xem xét lại những nội dung của dự án, dự thảo văn bản đặt ra có đúng, có chính xác, có căn cứ lý luận và thực tiễn hay không.

5- Thẩm định văn bản là hoạt động nghiên cứu, xem xét, đánh giá về nội dung và hình thức của dự án, dự thảo văn bản nhằm bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống nhất, đồng bộ của dự thảo và tính khả thi của văn bản.

Điều 3. Trách nhiệm của đơn vị.

Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý thông tin, văn bản và quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị; nghiên cứu, tham gia ý kiến, thẩm tra nội dung văn bản soạn thảo có liên quan đến lĩnh vực phụ trách, bảo đảm đúng thời gian và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về những nội dung nêu trên.

Chương 2:

TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN, VĂN BẢN ĐẾN

Điều 4. Tiếp nhận thông tin, văn bản đến.

1. Tất cả các loại văn bản đến đều phải làm thủ tục tiếp nhận tại Văn thư (thuộc Phòng Hành chính của Văn phòng Bộ).

2. Phòng Hành chính sẽ trả lại nơi gửi các văn bản không đúng thể thức văn bản, thủ tục hành chính, nhàu nát, khó đọc.

3. Văn thư không bóc những bì thư thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật và những bì thư có ghi “chỉ người có tên mới được bóc”, văn bản gửi Ban cán sự Đảng, đơn thư khiếu tố, thư riêng (có tên của người gửi, người nhận).

4. Đối với văn bản gửi trực tiếp cho các đơn vị, Văn thư đơn vị làm thủ tục tiếp nhận theo qui định của Chính phủ và của Bộ. Những văn bản gửi cho các đơn vị nhưng gửi qua Văn phòng Bộ, thì Phòng Hành chính Văn phòng Bộ vào sổ theo dõi riêng và chuyển trực tiếp đến các đơn vị .

5. Các loại văn bản còn lại, Văn thư vào sổ, vào máy tính ( số hiệu, cơ quan phát hành, trích yếu nội dung ) để quản lý, theo dõi quá trình xử lý và trình Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Bộ trong ngày. Riêng những đơn, thư khiếu tố phải giữ lại bì thư, để giúp cho việc tra cứu khi cần thiết.

6. Đối với điện mật, Văn thư phải chuyển ngay tới Chánh văn phòng Bộ để trình lãnh đạo Bộ hoặc chuyển cho đơn vị liên quan xử lý. Sau khi xử lý xong, chuyển lại Văn thư để trả lại Cơ yếu Trung ương theo quy định.

7. Khi tiếp nhận các văn bản hoả tốc, các thông tin khác như: điện thoại, truyền miệng, Fax, telex, e-mail, người nhận phải báo cáo ngay với Chánh Văn phòng Bộ hoặc người có trách nhiệm để xử lý kịp thời.

Điều 5. Xử lý văn bản đến.

1. Hàng ngày, Chánh Văn phòng Bộ ghi ý kiến xử lý vào “Phiếu chuyển công văn”; Văn thư vào sổ theo dõi và chuyển văn bản đến các địa chỉ theo ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng và Lãnh đạo Bộ.

2. Các văn bản sau khi có ý kiến xử lý của lãnh đạo Bộ, Phòng Tổng hợp trả lại Văn thư và có trách nhiệm theo dõi quá trình xử lý.

3. Khi tiếp nhận văn bản do các nơi khác gửi đến, thủ trưởng đơn vị tiếp nhận có trách nhiệm:

a. Xem xét, giải quyết đúng yêu cầu về nội dung, về thời gian và thẩm quyền qui định.

b. Những văn bản không thuộc thẩm quyền của đơn vị thì trả lại Văn phòng Bộ hoặc đơn vị chuyển đến.

Điều 6. Kiểm tra việc thực hiện xử lý văn bản của các đơn vị.

1. Trưởng phòng Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện ý kiến chỉ đạo xử lý các văn bản, hàng ngày báo cáo tiến độ thực hiện với Chánh Văn phòng Bộ.

2. Pháp chế Bộ có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc chuẩn bị các văn bản quy phạm pháp luật; các văn bản lấy ý kiến thành viên Chính phủ và hàng ngày báo cáo tiến độ thực hiện với Lãnh đạo Bộ phụ trách khối, Lãnh đạo Bộ được giao thường trực và Chánh Văn phòng Bộ

Điều 7. Báo cáo, xin ý kiến xử lý văn bản đến.

Đối với những văn bản cần báo cáo hoặc xin ý kiến lãnh đạo Bộ, các đơn vị chỉ trình một bản lên đồng chí lãnh đạo Bộ phụ trách khối. Nếu vấn đề cần xin ý kiến gấp mà đồng chí lãnh đạo Bộ phụ trách khối đi vắng, thì Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm trình Lãnh đạo Bộ trực cơ quan xử lý. Những vấn đề có liên quan đến nhiều đơn vị, phải được lấy ý kiến của các đơn vị có liên quan trước khi trình lãnh đạo Bộ.

 Chương 3:

SOẠN THẢO, LẤY Ý KIẾN, THẨM TRA, THẨM ĐỊNH VÀ TRÌNH KÝ VĂN BẢN 

Điều 8. Soạn thảo, lấy ý kiến, thẩm tra, thẩm định văn bản.

1- Đối với những văn bản mà nội dung chỉ liên quan đến một đơn vị:

Thủ trưởng đơn vị giao nhiệm vụ cụ thể cho một công chức hoặc một nhóm công chức (trong đó có một người chịu trách nhiệm chính) soạn thảo văn bản theo đúng kế hoạch, nội dung và thời gian . Những văn bản có liên quan đến chủ trương, chính sách, kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, những chương trình dự án quan trọng thì nội dung văn bản phải được thảo luận và thông qua tập thể lãnh đạo đơn vị, trước khi trình Lãnh đạo Bộ.

2- Đối với những văn bản mà nội dung có liên quan tới nhiều đơn vị:

a- Thủ trưởng đơn vị được Lãnh đạo Bộ giao chủ trì chuẩn bị dự án, dự thảo, phải chịu trách nhiệm tổ chức soạn thảo văn bản; lấy ý kiến tham gia góp ý và thẩm tra của các đơn vị có liên quan; tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh văn bản.

b- Thủ trưởng các đơn vị có liên quan phải trực tiếp nghiên cứu và có trách nhiệm tham gia góp ý kiến, thẩm tra nội dung theo yêu cầu của đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản. Quá thời hạn qui định mà đơn vị có liên quan không có văn bản tham gia ý kiến và thẩm tra nội dung thì Thủ trưởng đơn vị chịu hoàn toàn trách nhiệm trước lãnh đạo Bộ về phần nội dung do mình phụ trách.

c- Trong trường hợp được mời dự họp tham gia ý kiến, thẩm tra nội dung dự án, dự thảo văn bản với đơn vị chủ trì soạn thảo, Lãnh đạo đơn vị hoặc chuyên viên được phân công dự họp phải nghiên cứu kỹ những nội dung có liên quan, ý kiến phát biểu trong cuộc họp là ý kiến thay mặt đơn vị.

d- Đối với những văn bản có nội dung liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau và trong trường hợp cần thiết, Lãnh đạo Bộ sẽ quyết định thành lập Hội đồng thẩm định, thẩm tra các dự án, dự thảo văn bản theo quy định của pháp luật.

3- Đối với các văn bản qui phạm pháp luật và văn bản lấy ý kiến thành viên Chính phủ:

Các văn bản thuộc nhóm này, ngoài việc tiến hành soạn thảo, lấy ý kiến, thẩm tra theo các quy định trên, Pháp chế Bộ chịu trách nhiệm thẩm định về thể thức và nội dung quy phạm pháp luật trước khi trình lãnh đạo Bộ ký theo quy định của Luật ban hành văn bản qui phạm pháp luật, Nghị định của Chính phủ và Thông tư số 10/1998/TT-BNN ngày 4/11/1998 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Đối với các văn bản giải trình trước Quốc hội.

Khi Quốc hội có yêu cầu, Phòng Tổng hợp (Văn phòng Bộ ) có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo Văn phòng Bộ để phân công các đơn vị có liên quan chuẩn bị nội dung trả lời; đồng thời, đôn đốc các đơn vị thực hiện và tổng hợp ý kiến, hoàn chỉnh văn bản trình lãnh đạo Bộ.

5- Thời hạn lấy ý kiến và thẩm tra:

Thời hạn đơn vị phải trả lại văn bản được ghi rõ trong công văn yêu cầu tham gia ý kiến hoặc thẩm tra nội dung. Riêng đối với văn bản có yêu cầu gấp, thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm trả lời theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ.

Đối với văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng ban hành, thời hạn trả lời không quá 04 ngày. Đối với văn bản của Chính phủ, các Bộ, ngành, thời hạn trả lời không quá 05 ngày.

Đối với các dự án đầu tư và xây dựng cơ bản, thời hạn thẩm tra, thẩm định không quá 60 ngày (dự án nhóm A), không quá 30 ngày (dự án nhóm B), không quá 20 ngày (dự án nhóm C ) kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Thời hạn thẩm tra, thẩm định kết quả đấu thầu không quá 10 ngày (đối với gói thầu qui mô nhỏ), không quá 20 ngày (đối với gói thầu khác) kể từ ngày nhận đủ hồ sơ trình duyệt kết quả đấu thầu.

Điều 9. Trình ký văn bản.

Văn bản trình ký phải trình bày rõ ràng, sạch đẹp, đúng thể thức và trình tự, thủ tục soạn thảo theo qui định của pháp luật. Cụ thể :

1- Đơn vị chủ trì soạn thảo, sau khi tiếp thu ý kiến tham gia (nếu có) của các đơn vị vào bản dự thảo, có trách nhiệm hoàn chỉnh văn bản và chuyển cho chuyên viên Phòng Tổng hợp theo dõi lĩnh vực chuyên môn để báo cáo Lãnh đạo Văn phòng trình ký và ban hành. Các đơn vị không được trình thẳng lên Lãnh đạo Bộ ký khi chưa qua xem xét của chuyên viên Phòng Tổng hợp theo dõi lĩnh vực chuyên môn và Chánh Văn phòng Bộ.

2- Khi Lãnh đạo Bộ phụ trách khối đi công tác vắng không trực tiếp ký duyệt được nội dung thì:

a- Chờ Lãnh đạo Bộ phụ trách khối về xử lý đối với những vấn đề không cần ký ban hành gấp.

b- Trường hợp văn bản cần ký ban hành gấp, thì chuyên viên Phòng Tổng hợp theo dõi lĩnh vực chuyên môn chịu trách nhiệm liên hệ xin ý kiến lãnh đạo Bộ phụ trách khối bằng văn bản về nội dung dự thảo, nếu được đồng ý thì báo cáo lãnh đạo Văn phòng để trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành và có trách nhiệm báo cáo lại toàn bộ việc xử lý với lãnh đạo Bộ phụ trách khối. Lãnh đạo Bộ phụ trách khối chịu trách nhiệm chính trước Bộ trưởng và trước pháp luật về văn bản đó.

3- Trường hợp Lãnh đạo Bộ phụ trách khối đi công tác nước ngoài, nếu việc cần giải quyết gấp, thì chuyên viên Phòng Tổng hợp theo dõi lĩnh vực chuyên môn báo cáo Chánh Văn phòng Bộ để xin ý kiến Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định. Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm cá nhân trước Bộ trưởng và trước pháp luật về nội dung văn bản trình ký.

Điều 10. Hồ sơ trình ký.

Hồ sơ trình ký bao gồm:

1- Dự thảo văn bản mới nhất đã hoàn chỉnh ; ý kiến đề nghị hoặc tờ trình của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo, Thủ trưởng các đơn vị có liên quan và họ, tên người được phân công soạn thảo chính.

2- Các văn bản góp ý, ý kiến thẩm tra, thẩm định và các văn bản pháp lý làm cơ sở cho việc soạn thảo và trình ký văn bản.

3- Những văn bản trình Bộ trưởng ký, ngoài những yêu cầu nêu trên phải có ý kiến của Thứ trưởng phụ trách khối.

Điều 11. Thẩm quyền ký các văn bản của Thủ trưởng các đơn vị.

1- Thủ trưởng các đơn vị được ký các văn bản theo đúng thẩm quyền được ghi trong Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, của Bộ trưởng khi thành lập đơn vị.

2- Các văn bản ký thừa lệnh Bộ trưởng, phải được Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng phụ trách khối phê duyệt trực tiếp về nội dung.

3- Các văn bản ký thừa uỷ quyền, Thủ trưởng đơn vị ký theo nội dung đã được uỷ quyền và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, trước pháp luật về nội dung, tính pháp lý của văn bản.

4- Chỉ được dùng bút mực màu thẫm (xanh, đen) ký các văn bản ban hành chính thức.

Điều 12. Trách nhiệm của các bên liên quan.

Việc soạn thảo văn bản phải do một Lãnh đạo và một công chức của đơn vị chịu trách nhiệm chính về nội dung và thể thức. Trách nhiệm cụ thể như sau:

1- Trách nhiệm của người soạn thảo: Người được phân công soạn thảo chính phải lập chương trình, đề cương, soạn thảo và chịu trách nhiệm cá nhân trước thủ trưởng đơn vị về nội dung chuyên môn và thể thức văn bản, kỹ thuật soạn thảo, ngôn ngữ pháp lý và chính tả của văn bản.

2- Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo: Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo phải chỉ đạo cụ thể, tạo điều kiện để hoàn thành dự án, dự thảo và chịu trách nhiệm cá nhân trước Lãnh đạo Bộ, trước pháp luật về nội dung chuyên môn; tổ chức lấy ý kiến đơn vị liên quan, bảo đảm đúng trình tự, thủ tục trình ký theo quy định.

3- Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị tham gia soạn thảo: Thủ trưởng các đơn vị được tham gia soạn thảo có trách nhiệm cử người tham gia và chịu trách nhiệm cá nhân trước Lãnh đạo Bộ, trước pháp luật về phần nội dung chuyên môn thuộc lĩnh vực đơn vị phụ trách.

4- Trách nhiệm của Pháp chế Bộ: Các văn bản quy phạm pháp luật, Pháp chế Bộ chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện, hoặc trực tiếp tham gia soạn thảo với các đơn vị; tổ chức thẩm định và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Bộ, trước pháp luật về thể thức, nội dung quy phạm pháp luật, về ngôn ngữ pháp lý, lỗi chính tả của văn bản trước khi Chánh Văn phòng Bộ xem xét, trình Lãnh đạo Bộ.

5- Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng Bộ: Lãnh đạo Văn phòng chịu trách nhiệm xem xét lần cuối cùng về thể thức và nội dung văn bản (có trái với Nghị quyết của Ban cán sự, Nghị quyết của tập thể Lãnh đạo Bộ, chủ trương, chính sách của Nhà nước ) , về văn phạm và chính tả trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký. Nếu thấy nội dung có điểm nào chưa phù hợp, Lãnh đạo Văn phòng làm việc lại với đơn vị soạn thảo để sửa đổi, bổ sung; trường hợp không thống nhất được với đơn vị soạn thảo văn bản, Chánh Văn phòng báo cáo Lãnh đạo Bộ để xem xét, quyết định.

Các chuyên viên Phòng Tổng hợp theo dõi từng lĩnh vực chuyên môn, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng và lãnh đạo Bộ phụ trách khối về tất cả các văn bản trình ký.

6- Trách nhiệm của Lãnh đạo Bộ ký: Lãnh đạo Bộ chịu trách nhiệm cá nhân trước Bộ trưởng, Thủ tướng Chính phủ và trước pháp luật về nội dung và thể thức văn bản do mình ký.

7- Lãnh đạo các đơn vị được Lãnh đạo Bộ giao soạn thảo, yêu cầu tham gia góp ý kiến, thẩm tra nếu để văn bản có sai sót về nội dung và thể thức thì phải chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ, trước pháp luật và bị xử lý theo quy định tại Điều 19 Quy định này hoặc xử lý theo quy định của pháp luật.

Chương 4:

PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC VĂN BẢN

Điều 13. Phát hành văn bản.

Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm về việc phát hành các văn bản của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; là người phát ngôn, cung cấp văn bản, tài liệu, thông tin cho các cơ quan và báo chí trong nước.

Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế là người phát ngôn, cung cấp văn bản, tài liệu, thông tin cho các cơ quan và báo chí ngoài nước.

Các Cục quản lý Nhà nước chuyên ngành có nhu cầu cung cấp văn bản, tài liệu chuyên ngành cho các cơ quan trong nước và ngoài nước phải được sự đồng ý của Chánh văn phòng Bộ.

Những văn bản đã được Lãnh đạo Bộ ký hoặc uỷ quyền cho Thủ trưởng đơn vị ký, Phòng Tổng hợp (Văn phòng Bộ) chịu trách nhiệm chuyển lại cho đơn vị soạn thảo ( Cục, Vụ ) để phối hợp với Phòng Hành chính (Văn phòng Bộ ) làm thủ tục phát hành theo quy định của pháp luật.

Điều 14. Quản lý hồ sơ, tài liệu.

1- Việc quản lý, giữ gìn hồ sơ, tài liệu không để thất lạc là trách nhiệm của Thủ trưởng và của mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị.

2- Hồ sơ, tài liệu do cơ quan, đơn vị và cá nhân quản lý phải cất giữ cẩn thận. Những hồ sơ, tài liệu mật phải quản lý theo Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước và khi cần sao chụp, cung cấp ra ngoài cơ quan, đơn vị phải có ý kiến bằng văn bản của người có thẩm quyền.

3- Hết năm hoặc chuyển đi nơi khác, cán bộ, công chức phải đem hồ sơ, tài liệu ( kể cả kết quả nghiên cứu khoa học bằng nguồn vốn ngân sách do các đơn vị thực hiện ) nộp lại cho đơn vị. Các đơn vị đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho lập lưu trữ riêng thì thực hiện theo qui định của luật pháp. Các đơn vị còn lại phải thực hiện việc lưu trữ văn bản tại kho Lưu trữ của Văn phòng Bộ theo quy định.

4- Văn phòng Bộ có trách nhiệm phân loại văn bản, lưu trữ tại kho Lưu trữ và lưu trữ trên Máy tính của Bộ.

5- Phòng Máy tính ( Văn phòng Bộ ) có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị để thu thập, tổng hợp và lưu giữ những số liệu cơ bản về diện tích, dân số, kinh tế, xã hội, văn hoá, giáo dục của từng tỉnh, thành trong cả nước; các chương trình, dự án, công trình đầu tư do Bộ quản lý thực hiện trên địa bàn ở mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ và công tác nghiên cứu.

Điều 15. Khai thác hồ sơ, tài liệu.

Việc khai thác hồ sơ, tài liệu tại Phòng lưu trữ phải theo quy định chung về công tác lưu trữ của Nhà nước và quy định riêng của Bộ.

Công chức làm công tác lưu trữ phải có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cá nhân đến khai thác nội dung hồ sơ, tài liệu theo đúng những quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu; không được tự ý cho các đơn vị và cá nhân khai thác nội dung hồ sơ, tài liệu vượt quá nội dung cho phép.

Chương 5:

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 16. Đối với các đơn vị thuộc Bộ.

Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phổ biến cho cán bộ, công chức thuộc đơn vị mình quán triệt và thực hiện đúng nội dung Quy định này. Hàng tháng họp kiểm điểm việc thực hiện, kịp thời phát huy những việc làm tốt, rút kinh nghiệm những việc làm chưa đúng quy định để khắc phục.

Điều 17. Đối với Sở Nông nghiệp và PTNT, Chi cục Kiểm lâm các tỉnh, thành phố

Trên cơ sở qui định này, Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Chi cục trưởng Chi cục Kiểm lâm các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiến hành xây dựng qui định về tiếp nhận, xử lý văn bản nội bộ của Sở, Chi cục; quy trình chuẩn bị văn bản qui phạm pháp luật về lĩnh vực quản lý ngành ở điạ phương thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch Uỷ ban nhân tỉnh và thành phố.

Điều 18. Đối với Văn phòng Bộ.

Chánh văn phòng Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra các đơn vị thực hiện Quy định này; định kỳ báo cáo kết quả thực hiện với Bộ trưởng và Lãnh đạo Bộ.

Điều 19. Khen thưởng và kỷ luật.

Những đơn vị và cá nhân thực hiện tốt Qui định này sẽ được biểu dương và khen thưởng.

Đơn vị, cá nhân vi phạm nhiều lần sẽ bị trừ điểm thi đua khen thưởng cuối năm hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 20. Điều khoản thi hành.

Quy định này thay thế các Quy định ban hành theo Quyết định số 522/ NN-VP/QĐ, ngày 7/5/1996 và văn bản số 3590/ BNN-VP, ngày 18/9/1998 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề gì vướng mắc, các đơn vị cần kịp thời phản ảnh về Văn phòng Bộ để sửa đổi, bổ sung và điều chỉnh cho phù hợp./.