Ngày 05/10/2022, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành Quyết định số 264/QĐ-VKSTC ban hành kèm theo Quy định về lập, quản lý, sử dụng hồ sơ kiểm sát việc giải quyết các vụ việc dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động.

Trước khi ban hành Quyết định số 264/QĐ-VKSTC, việc lập hồ sơ kiểm sát được hướng dẫn tại Hướng dẫn số 27/HD-VKSTC-V5 ngày 22/5/2014 và Hướng dẫn số 28/HD-VKSTC ngày 19/10/2018. Tuy nhiên, cả hai văn bản này không có quy định nào đề cập đến hồ sơ kiểm sát bản điện tử.

Đây là văn bản lần đầu tiên quy định cụ thể về hình thức lập và sử dụng hồ sơ kiểm sát bản điện tử, bên cạnh hồ sơ bản giấy truyền thống.

Hồ sơ kiểm sát bản điện tử được quy định tại Điều 5

Theo Điều 5 của Quy định ban hành kèm theo Quyết định số 264/QĐ-VKSTC, hồ sơ kiểm sát có thể được lập dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử. Trong đó, hồ sơ kiểm sát bản điện tử được hiểu là hồ sơ được lập trên cơ sở số hóa tài liệu giấy, tài liệu ảnh, âm thanh từ hồ sơ vụ việc dân sự của Tòa án hoặc từ hồ sơ kiểm sát bản giấy.

Việc lập hồ sơ bản điện tử được thực hiện khi có điều kiện phù hợp và được ưu tiên sử dụng nếu trong cùng một vụ việc có cả hồ sơ bản giấy và bản điện tử.

Trình tự, nội dung lập hồ sơ điện tử tuân thủ quy định chung

Việc lập hồ sơ điện tử được thực hiện theo đúng trình tự, thành phần tài liệu và nguyên tắc lập hồ sơ kiểm sát như đối với bản giấy. Trong quá trình quản lý và sử dụng hồ sơ điện tử, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm tuân thủ các quy định tại Quyết định, đồng thời thực hiện theo hướng dẫn của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

Quyết định số 264/QĐ-VKSTC có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05/10/2022.